MRP: Quy trình 6 bước lập hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu 

Nhiều nhà máy sản xuất đang phải đối mặt với bài toán khó: thiếu hoặc dư thừa nguyên vật liệu, dẫn đến gián đoạn dây chuyền, lãng phí chi phí và giảm hiệu quả vận hành. Để khắc phục vấn đề này, MRP (Material Requirements Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) được sử dụng như một hệ thống tiên tiến giúp xác định chính xác loại vật tư, số lượng cần thiết và thời điểm phải có, từ đó tối ưu tồn kho và nâng cao hiệu suất sản xuất. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn hiểu rõ MRP là gì, vai trò và quy trình triển khai hiệu quả trong thực tế.

MRP là gì?

MRP (Material Requirements Planning) là hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong sản xuất, giúp doanh nghiệp xác định chính xác loại vật tư, số lượng và thời điểm cần mua hoặc sản xuất để đáp ứng kế hoạch sản xuất.

Nói ngắn gọn, MRP trả lời 3 câu hỏi cốt lõi của nhà máy:

• Cần nguyên vật liệu gì?
• Cần bao nhiêu?
• Cần vào lúc nào để không làm gián đoạn sản xuất?

Để trả lời được ba câu hỏi này, MRP sử dụng các dữ liệu đầu vào như kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu (BOM) và tồn kho hiện có để tự động tính toán nhu cầu vật tư cho từng lệnh sản xuất, qua đó tránh thiếu nguyên liệu gây dừng chuyền và hạn chế tồn kho dư thừa không cần thiết.

Ví dụ thực tế:
Một nhà máy sản xuất linh kiện nhựa có kế hoạch sản xuất 50.000 sản phẩm trong tháng tới. MRP sẽ tính ra:

• Cần bao nhiêu kg hạt nhựa

• Cần đặt mua trước bao nhiêu ngày

• Phần nào có thể dùng từ tồn kho hiện có

Nhờ đó, bộ phận mua hàng dựa trên các số liệu thực tế mà không cần đoán hay mua theo kinh nghiệm. 

Vai trò của MRP trong sản xuất

Trong nhà máy, MRP đóng vai trò là hệ thống chuyển hóa kế hoạch sản xuất thành các quyết định cụ thể về vật tư, mua hàng và lịch sản xuất, giúp toàn bộ chuỗi vận hành chạy đồng bộ.

• Hoạch định và tính toán nhu cầu nguyên vật liệu chính xác: MRP dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu (BOM) để xác định chính xác cần loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu và thời điểm nào cần cho từng lệnh sản xuất. Theo các nghiên cứu ngành, doanh nghiệp áp dụng MRP cải thiện độ chính xác kế hoạch nguyên vật liệu khoảng 30%, giảm đáng kể sai lệch giữa kế hoạch và thực tế.
• Tối ưu tồn kho và dòng vốn vận hành: MRP giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý bằng cách xác định chính xác thời điểm và số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Nhờ kiểm soát tồn kho dựa trên kế hoạch và dữ liệu thực tế, doanh nghiệp giảm tồn kho dư thừa, hạn chế vốn bị chôn và giảm lãng phí nguyên vật liệu.
• Lập lịch mua hàng và sản xuất theo lead time thực tế: MRP xây dựng lịch mua hàng và sản xuất dựa trên thời gian cung ứng của từng loại vật tư. Các bộ phận mua hàng và sản xuất làm việc theo cùng một kế hoạch, tránh chồng chéo và lệch tiến độ.
• Tăng hiệu quả vận hành và năng suất nhà máy: MRP tự động hóa việc tính toán nhu cầu nguyên vật liệu và lập kế hoạch cung ứng dựa trên dữ liệu sản xuất. Nhờ đó, bộ phận kế hoạch, mua hàng và kho phối hợp hiệu quả hơn, giảm sai sót trong tính toán và nâng cao năng suất vận hành tổng thể.
• Nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng và giao hàng: MRP đảm bảo nguyên vật liệu sẵn sàng đúng thời điểm cho từng lệnh sản xuất, giảm gián đoạn trong quá trình vận hành. Thực tế triển khai cho thấy doanh nghiệp áp dụng MRP có thể tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn từ 15 – 25%, đồng thời giảm tình trạng trễ đơn và giao thiếu trong môi trường sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng.
• Tăng tính linh hoạt khi kế hoạch thay đổi: MRP cho phép cập nhật nhu cầu nguyên vật liệu ngay khi sản lượng, đơn hàng hoặc lịch sản xuất thay đổi. Việc điều chỉnh kế hoạch mua hàng và sản xuất được thực hiện dựa trên dữ liệu kế hoạch và tồn kho hiện có, giúp hạn chế rủi ro thiếu hoặc dư nguyên vật liệu.

Các thành phần cốt lõi của MRP

MRP vận hành dựa trên ba nhóm dữ liệu đầu vào cốt lõi gồm kế hoạch sản xuất (MPS), định mức nguyên vật liệu (BOM) và dữ liệu tồn kho (Inventory records). Ba thành phần này phối hợp với nhau để xác định cần nguyên vật liệu gì, bao nhiêu và vào thời điểm nào nhằm đáp ứng kế hoạch sản xuất.

Kế hoạch sản xuất chính (Master production schedule – MPS)

Kế hoạch sản xuất chính xác định rõ doanh nghiệp cần sản xuất sản phẩm nào, với sản lượng bao nhiêu và hoàn thành vào thời điểm nào trong từng giai đoạn kế hoạch. Dữ liệu này phản ánh nhu cầu đầu ra của nhà máy và là điểm khởi đầu để MRP tính toán toàn bộ nhu cầu nguyên vật liệu phía sau.

Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials – BOM)

Định mức nguyên vật liệu mô tả cấu trúc chi tiết của một sản phẩm, bao gồm tất cả nguyên vật liệu, linh kiện và bán thành phẩm cần thiết để tạo ra một đơn vị thành phẩm. Dựa trên BOM, MRP xác định nhu cầu nguyên vật liệu tương ứng với từng sản phẩm và từng lệnh sản xuất, từ đó tính toán chính xác số lượng vật tư cần chuẩn bị cho kế hoạch sản xuất.

Dữ liệu tồn kho (Inventory Records)

Dữ liệu tồn kho phản ánh số lượng vật tư đang có trong kho, vật tư đã được phân bổ cho các lệnh sản xuất khác và vật tư đang chờ nhập. Thông tin này giúp MRP xác định phần nhu cầu thực tế còn thiếu, tránh đặt mua hoặc sản xuất dư thừa so với khả năng cung ứng hiện có.

Quy trình 6 bước thiết lập hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Quy trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP là chuỗi các bước giúp doanh nghiệp xác định cần mua hoặc sản xuất nguyên vật liệu gì, bao nhiêu và vào thời điểm nào để đáp ứng đúng kế hoạch sản xuất, đồng thời hạn chế thiếu hụt hoặc dư thừa vật tư. Quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Thu thập dữ liệu thông tin

MRP bắt đầu từ việc tổng hợp dữ liệu cốt lõi của nhà máy gồm kế hoạch sản xuất, danh mục nguyên vật liệu, tồn kho hiện tại và thời gian cung ứng,… Đây là nền tảng để toàn bộ quá trình hoạch định hoạt động chính xác. Dữ liệu càng sát thực tế sản xuất thì kết quả MRP càng đáng tin cậy.

Bước 2: Xác định nhu cầu nguyên vật liệu

Dựa trên kế hoạch sản xuất và cấu trúc sản phẩm, MRP xác định loại vật tư cần dùng, số lượng cho từng sản phẩm và từng lệnh sản xuất. Mục tiêu của bước này là làm rõ nhà máy thực sự cần bao nhiêu nguyên vật liệu để đáp ứng đúng sản lượng đã lên kế hoạch.

Bước 3: Đối chiếu với tồn kho hiện có

Sau khi có nhu cầu vật tư, MRP so sánh với tồn kho hiện tại để xác định phần đã có và phần còn thiếu.  Tồn kho sử dụng cho MRP phải là tồn kho thực tế có thể dùng cho sản xuất, không bao gồm vật tư lỗi, chờ kiểm tra hoặc đã dành cho lệnh khác. Dữ liệu tồn kho không chính xác là nguyên nhân phổ biến khiến MRP “chạy đúng nhưng kết quả sai”.

Bước 4: Lập kế hoạch mua hàng và cung ứng

Khi xác định lượng vật tư cần bổ sung, MRP tính toán thời điểm đặt hàng hoặc sản xuất bổ sung sao cho vật tư về đúng lúc sản xuất cần. Thời gian cung ứng của từng loại vật tư cần được tính sát thực tế, nếu đánh giá thấp lead time sẽ gây thiếu vật tư, còn đặt hàng sớm quá mức sẽ làm tăng tồn kho và chi phí lưu trữ.

Bước 5: Xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết

Dựa trên tình trạng vật tư và khả năng cung ứng, nhà máy lập kế hoạch sản xuất chi tiết cho từng công đoạn. Kế hoạch này phải đồng bộ giữa sản xuất và nguyên vật liệu, tránh tình trạng có kế hoạch sản xuất nhưng vật tư chưa sẵn sàng hoặc có vật tư nhưng không có lệnh sản xuất phù hợp. Việc lập kế hoạch rõ ràng theo từng công đoạn giúp nhà máy kiểm soát tiến độ tốt hơn và giảm phát sinh chi phí do điều chỉnh kế hoạch đột xuất.

Bước 6: Theo dõi và cải tiến kế hoạch

Trong quá trình sản xuất, MRP cần được theo dõi liên tục để so sánh giữa kế hoạch và thực tế sử dụng nguyên vật liệu. Khi sản lượng, đơn hàng hoặc tiến độ thay đổi, nhu cầu vật tư phải được cập nhật kịp thời để tránh phát sinh thiếu hoặc dư tồn kho. Việc theo dõi thường xuyên giúp nhà máy dần cải thiện độ chính xác của kế hoạch, nâng cao khả năng kiểm soát nguyên vật liệu và tối ưu hiệu quả vận hành theo thời gian.

Thách thức và giải pháp khi triển khai MRP

Khi triển khai MRP, nhà máy thường gặp nhiều thách thức thực tế khiến nguyên vật liệu vẫn dư hoặc thiếu, vì vậy việc nhận diện các vấn đề và áp dụng giải pháp cụ thể là bước quan trọng để MRP phát huy hiệu quả tối đa.

MRP phù hợp với doanh nghiệp nào?

MRP (Material Requirements Planning) phù hợp nhất với các doanh nghiệp sản xuất có đặc điểm sau:

• Sản xuất theo lô hoặc theo đơn hàng: Nhà máy sản xuất nhiều loại sản phẩm, với số lượng lớn hoặc trung bình, cần kiểm soát nguyên vật liệu chi tiết cho từng lệnh sản xuất.
• Danh mục sản phẩm và nguyên vật liệu phức tạp: Sản phẩm có nhiều linh kiện, bán thành phẩm, BOM nhiều cấp, khó quản lý thủ công.
• Chu kỳ sản xuất dài hoặc thời gian cung ứng dài: Khi việc đặt hàng nguyên vật liệu không thể thực hiện ngay, MRP giúp dự báo nhu cầu sớm và lập kế hoạch chính xác.
• Yêu cầu kiểm soát tồn kho chặt chẽ: Doanh nghiệp muốn tối ưu tồn kho, giảm dư thừa, hạn chế thiếu vật tư gây gián đoạn sản xuất.
• Có năng lực số hóa và phối hợp bộ phận: MRP phát huy hiệu quả khi dữ liệu kế hoạch sản xuất, kho, mua hàng và sản xuất được đồng bộ, có phần mềm hỗ trợ quản lý.

Ngược lại, MRP không phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất đơn giản, ít loại sản phẩm, BOM ít cấp hoặc tồn kho ổn định. Nó cũng kém hiệu quả với nhà máy sản xuất theo kiểu “just-in-time” ngắn hạn hoặc doanh nghiệp chưa có khả năng số hóa và phối hợp bộ phận chưa chặt chẽ.

Ứng dụng MRP trong phần mềm quản lý sản xuất Cleeksy

Cleeksy là phần mềm quản lý sản xuất Low-code/No-code giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình từ mua hàng đến thành phẩm. Với chức năng MRP – Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, Cleeksy giúp nhà máy:

• Lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác: Tự động xác định số lượng và thời điểm cần vật tư cho từng lệnh sản xuất dựa trên BOM, kế hoạch sản xuất và tồn kho hiện tại.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, giảm dư thừa, hạn chế thiếu vật tư và tối ưu chi phí lưu kho.
• Theo dõi và điều chỉnh linh hoạt: Cập nhật nhu cầu vật tư khi sản lượng, đơn hàng hoặc tiến độ thay đổi, giảm rủi ro gián đoạn sản xuất.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu: Hỗ trợ nhà quản lý đánh giá năng suất, chi phí và hiệu quả vận hành tổng thể.
  

Nhờ khả năng tích hợp dữ liệu giữa các bộ phận và triển khai nhanh với chi phí hợp lý, Cleeksy giúp doanh nghiệp tăng năng suất, kiểm soát chi phí tốt hơn và nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng.

Phân biệt MRP và ERP

MRP (Material Requirements Planning) và ERP (Enterprise Resource Planning) đều là các hệ thống quản lý quan trọng trong sản xuất, nhưng phạm vi và chức năng khác nhau. MRP tập trung vào hoạch định nguyên vật liệu và lập kế hoạch sản xuất chi tiết, trong khi ERP là hệ thống quản lý toàn diện, tích hợp nhiều module để điều phối toàn bộ hoạt động doanh nghiệp.

Tóm lại:

• MRP là công cụ chuyên sâu về nguyên vật liệu và lập kế hoạch sản xuất.
• ERP là hệ thống quản lý toàn diện, trong đó MRP là một phần giúp doanh nghiệp điều phối vật tư hiệu quả trong bối cảnh vận hành tổng thể.

Kết luận

MRP (Material Requirements Planning) là công cụ không thể thiếu cho các nhà máy muốn kiểm soát nguyên vật liệu và lập kế hoạch sản xuất chính xác. Khi triển khai đúng quy trình, MRP giúp doanh nghiệp giảm thiếu hụt và dư thừa vật tư, tối ưu tồn kho, nâng cao năng suất và khả năng đáp ứng đơn hàng. Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn về hoạch định nguyên vật liệu, hãy liên hệ tới Cleeksy để được giải đáp chi tiết nhất.