| Phần mềm quản lý kho (WMS) giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu suất vận hành. Hệ thống tự động ghi nhận mọi giao dịch, cung cấp báo cáo chi tiết, cảnh báo tồn kho và dự báo nhu cầu, giúp nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí và tránh thất thoát.
Khi lựa chọn hệ thống quản lý kho, doanh nghiệp cần cân nhắc quy mô, tính năng, khả năng tích hợp các hệ thống hiện có, giao diện dễ dùng và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp để tối ưu quản lý |
Phần mềm quản lý kho là gì?
Theo Gartner, Phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và thực thi thông minh tất cả hoạt động trong kho, trung tâm phân phối hoặc trung tâm thực hiện đơn hàng.
WMS tự động hóa các quy trình nhập – xuất – lưu trữ – kiểm kê – đóng gói – vận chuyển, đồng thời tối ưu phân bổ và lấy hàng, bổ sung tồn kho, quản lý nhân lực, quản lý sân bãi và kết nối với các thiết bị xử lý vật liệu tự động, giúp kiểm soát hàng hóa chính xác và thời gian xử lý.
Hiện nay, WMS là công cụ thiết yếu được nhiều doanh nghiệp áp dụng để số hóa và tối ưu toàn bộ quy trình kho, mang lại hiệu quả vận hành vượt trội so với phương pháp thủ công.
Quản lý kho và 5 phương pháp quản lý kho hàng thông dụng
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho
Việc áp dụng Phần mềm Quản lý Kho (WMS) giúp doanh nghiệp kiểm soát tuyệt đối tồn kho, tối ưu hóa chi phí và tăng tốc độ xử lý đơn hàng. Dưới đây là những lợi ích chiến lược cụ thể mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng phần mềm quản lý sản xuất hiệu quả:
- Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa: Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng, vị trí và tình trạng hàng hóa trong từng khu vực kho. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo khả năng kiểm soát tồn kho minh bạch và hạn chế thất thoát.
- Tối ưu quy trình vận hành: Hệ thống tự động hóa các bước tiếp nhận, sắp xếp, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Nhờ đó, luồng hàng được xử lý liên tục, giảm thời gian chờ và nâng cao năng suất hoạt động của kho.
- Giảm chi phí lưu kho: Phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát mức tồn kho hợp lý, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu. Đồng thời, việc tối ưu không gian lưu trữ và phân bổ nhân sự hợp lý giúp giảm đáng kể chi phí vận hành.
- Tăng độ chính xác và tốc độ xử lý: Việc loại bỏ thao tác thủ công và chuẩn hóa quy trình nhập liệu giúp hạn chế sai sót trong kiểm kê và xuất nhập hàng. Các tác vụ trong kho được thực hiện nhanh chóng, chính xác và dễ truy xuất khi cần.
- Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Hệ thống cung cấp báo cáo và phân tích tồn kho theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dự đoán nhu cầu, lập kế hoạch nhập – xuất hợp lý và điều phối hàng hóa hiệu quả hơn.
Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý kho
Một hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp nắm rõ số lượng hàng hóa mà còn hỗ trợ tự động hóa, phân tích và điều phối hoạt động. Dưới đây là các tính năng cốt lõi mà phần mềm quản lý kho hiện đại cần có.
Quản lý hàng hóa và tồn kho
- Quản lý đa kho, đa địa điểm: Kiểm soát số lượng tồn kho tại nhiều chi nhánh hoặc kho hàng khác nhau trên cùng một nền tảng, hỗ trợ quản lý tập trung và thống nhất dữ liệu.
- Quản lý theo lô, hạn sử dụng: Theo dõi chất lượng, số lượng và hạn dùng của từng lô hàng – đặc biệt quan trọng trong ngành thực phẩm, dược phẩm, tiêu dùng nhanh.
- Quản lý thông tin sản phẩm chi tiết: Lưu trữ toàn bộ thông tin sản phẩm như mã hàng, đơn vị tính, serial/Imei, chủng loại và xuất xứ, hỗ trợ truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chính xác dữ liệu.
Quản lý giao dịch và điều chuyển
- Ghi nhận nhập – xuất kho tự động: Cập nhật tức thì mọi giao dịch nhập hàng, xuất hàng hoặc hoàn trả, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian thao tác.
- Điều chuyển hàng hóa linh hoạt: Gửi yêu cầu, phê duyệt và theo dõi tiến trình điều chuyển giữa các kho, đảm bảo cân bằng tồn kho và hạn chế thiếu hàng cục bộ.
- Lưu trữ lịch sử chi tiết: Toàn bộ dữ liệu nhập – xuất – điều chuyển được lưu lại đầy đủ, hỗ trợ truy vết và kiểm tra nhanh chóng khi cần đối soát.
Kiểm kê và đối soát
- Kiểm kê nhanh chóng: So sánh số lượng thực tế và dữ liệu hệ thống nhanh chóng, giúp phát hiện kịp thời sai lệch.
- Tạo lệnh điều chỉnh: Khi phát hiện chênh lệch, hệ thống cho phép lập phiếu kiểm kê và điều chỉnh tồn kho nhanh chóng, chính xác.
- Tích hợp quét mã vạch/QR code: Hỗ trợ kiểm kê tự động bằng thiết bị quét, giảm thao tác thủ công và tăng tốc độ xử lý.
Báo cáo, cảnh báo và dự báo
- Báo cáo đa dạng: Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết về tồn kho, chuyển kho, kiểm kho, xuất nhập tồn và hàng mua – bán, giúp doanh nghiệp nắm bắt dữ liệu theo thời gian thực.
- Cảnh báo tồn kho tự động: Thiết lập mức tồn tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng. Khi vượt ngưỡng, hệ thống sẽ tự động cảnh báo trực quan và gửi thông báo đến người phụ trách.
- Dự báo nhập hàng: Phân tích dữ liệu lịch sử và xu hướng tiêu thụ để dự đoán nhu cầu trong tương lai, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhập hàng hợp lý.
Tích hợp và công nghệ
- Đồng bộ dữ liệu thời gian thực: Mọi biến động về hàng hóa đều được cập nhật ngay lập tức, đảm bảo tính chính xác và thống nhất giữa các bộ phận.
- Dễ dàng tích hợp: Kết nối liền mạch với các hệ thống khác như POS, ERP, CRM, kế toán… giúp luân chuyển dữ liệu tự động và hạn chế nhập liệu thủ công.
- Hỗ trợ đa nền tảng: Cho phép quản lý kho trên mọi thiết bị: máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… giúp nhân viên thao tác linh hoạt và làm việc từ xa dễ dàng.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp
Nhu cầu và quy mô doanh nghiệp
Trước khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ quy mô và đặc thù hoạt động của mình. Doanh nghiệp nhỏ nên chọn phần mềm dễ sử dụng, chi phí hợp lý và đáp ứng các chức năng cơ bản như nhập – xuất – tồn. Với doanh nghiệp sản xuất hoặc đa kho, hệ thống cần khả năng xử lý quy trình phức tạp, theo dõi theo lô, hạn sử dụng và quản lý vị trí lưu trữ chi tiết.
Tính năng đáp ứng được nhu cầu
- Quản lý nghiệp vụ kho: Phần mềm cần bao phủ đầy đủ các nghiệp vụ chính: nhập – xuất – tồn, kiểm kê, xử lý hàng hư hỏng, quản lý lô, hạn sử dụng, serial và vị trí hàng hóa.
- Báo cáo thông minh: Hệ thống báo cáo tự động, trực quan, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Tự động hóa quy trình: Ưu tiên các tính năng cảnh báo tồn kho, tự động tạo đơn mua khi hàng gần hết hoặc đồng bộ dữ liệu tức thì để giảm thao tác thủ công.
Khả năng tích hợp và tùy biến
- Tích hợp linh hoạt: Phần mềm nên kết nối dễ dàng với ERP, kế toán, bán hàng hoặc hệ thống sản xuất, đảm bảo dữ liệu đồng bộ và tối ưu hóa quy trình vận hành.
- Tùy chỉnh theo nhu cầu: Chọn giải pháp cho phép tùy chỉnh giao diện, quy trình hoặc các trường dữ liệu phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp.
Chi phí đầu tư
Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí cũng như phần mềm quản lý kho mất phí. Với phần mềm miễn phí, doanh nghiệp bạn sẽ bị giới hạn khá nhiều chức năng và khó có thể đáp ứng được nhu cầu thực tế. Nếu triển khai phần mềm phí, bạn cần chọn phần mềm có chi phí phù hợp với thực trạng doanh nghiệp.
Mức chi phí phù hợp là khi phần mềm đáp ứng được nhu cầu vận hành, tối ưu hóa kho và mang lại lợi ích dài hạn. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đầu tư như: Quy mô, khả năng tích hợp, hình thức triển khai, chi phí đào tạo,…
Giao diện trực quan và dễ sử dụng
- Trực quan: Phần mềm nên có bố cục rõ ràng, biểu tượng và màu sắc dễ nhận biết, giúp người dùng nắm bắt nhanh chức năng.
- Dễ sử dụng: Hệ thống thiết kế thân thiện, thao tác đơn giản, giảm thời gian đào tạo và hạn chế sai sót trong vận hành kho.
Hỗ trợ kỹ thuật và bảo mật
- Hỗ trợ chuyên nghiệp: Chọn nhà cung cấp uy tín, có đội ngũ triển khai, hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật hiệu quả.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu: Hệ thống cần phân quyền rõ ràng, sao lưu định kỳ và tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật để bảo vệ thông tin doanh nghiệp.
Các loại phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp sản xuất
Trên thị trường hiện nay, các phần mềm quản lý kho dành cho doanh nghiệp sản xuất được phát triển theo nhiều hướng khác nhau, nhằm đáp ứng mức độ phức tạp và nhu cầu quản lý riêng của từng mô hình.
| Loại phần mềm | Mô tả đặc điểm | Phù hợp với |
| Giải pháp quản lý tổng thể | Giải pháp quản lý tổng thể như ERP, DOP tích hợp quản lý kho sản xuất cùng các phân hệ kế toán, mua hàng, bán hàng và nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Kho được kết nối trực tiếp với kế hoạch sản xuất và dữ liệu tài chính, giúp theo dõi tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm theo thời gian thực. | Phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các đơn vị đang chuyển đổi số, cần giải pháp linh hoạt, tích hợp và dễ mở rộng. |
| Hệ thống WMS (Warehouse Management System) | Phần mềm chuyên sâu về quản lý kho, tập trung vào tối ưu hóa hoạt động nhập – xuất – lưu trữ – kiểm kê. Thường được triển khai tại các kho lớn, nơi cần kiểm soát vị trí, luồng di chuyển và năng suất nhân sự. | Doanh nghiệp có kho phức tạp hoặc mô hình sản xuất đòi hỏi hiệu quả quản lý cao trong vận hành kho. |
| Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp kho | Giải pháp linh hoạt giúp quản lý đồng thời tồn kho và bán hàng. Phù hợp với doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ, vừa kết hợp hoạt động sản xuất – thương mại. | Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần quản lý đơn hàng, tồn kho và doanh thu trên cùng một hệ thống. |
| Phần mềm chuyên dụng | Phần mềm được lập trình hoặc thiết kế riêng theo đặc thù vận hành của doanh nghiệp. Yêu cầu chi phí đầu tư cao, đội ngũ IT giàu kinh nghiệm để xây dựng hệ thống riêng. | Doanh nghiệp chuyên ngành có yêu cầu riêng về quản lý vật tư kỹ thuật hoặc phụ tùng thay thế. |
Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý kho
Chuẩn hóa quy trình kho trước khi đưa vào phần mềm
Trước khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình xuất – nhập – kiểm kê, quy tắc đặt mã hàng, quy tắc định vị kho và cách phân quyền thao tác. Phần mềm không thể tự giải quyết sự lộn xộn nếu dữ liệu và quy trình đầu vào không rõ ràng. Chuẩn hóa trước sẽ giúp phần mềm phát huy tối đa hiệu quả, giảm thời gian đào tạo và hạn chế lỗi vận hành về sau.
Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất gỗ đã chuẩn hóa lại chuẩn hóa mã hàng, quy cách vật tư và đơn vị tính dùng chung cho kho – mua hàng – sản xuất. Nhờ thống nhất từ đầu, khi triển khai phần mềm, dữ liệu nhập lên hệ thống rõ ràng, không trùng lặp, nhân viên thao tác chính xác ngay. Kết quả là việc theo dõi xuất – dùng – tồn vật tư minh bạch hơn, giảm thất thoát và tối ưu định mức cắt gỗ.
Chọn phần mềm phù hợp với mô hình sản xuất
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù khác nhau: có doanh nghiệp chỉ quản lý kho thành phẩm, nhưng doanh nghiệp sản xuất lại cần quản lý xuyên suốt nguyên liệu → bán thành phẩm → thành phẩm và theo dõi định mức tiêu hao. Vì vậy, việc lựa chọn hệ thống quản lý kho hàng cần dựa vào mô hình sản xuất, số lượng kho, tần suất nhập xuất, và mức độ cần liên kết với sản xuất & kế hoạch.
Ví dụ: Xưởng sản xuất nội thất gỗ theo đơn hàng đã được phần mềm hỗ trợ theo dõi tồn theo lô, theo dõi tiêu hao từng công đoạn cắt, dán cạnh, lắp ráp. Nhờ vậy, họ kiểm soát được định mức nguyên liệu sát hơn, giảm thất thoát trong sản xuất.
Đào tạo đồng bộ nhân sự và thống nhất SOP vận hành
Phần mềm chỉ phát huy hiệu quả khi toàn bộ nhân sự thao tác theo cùng một quy trình. Nếu mỗi người nhập liệu một kiểu, dữ liệu sẽ sai lệch và hệ thống mất giá trị. Doanh nghiệp cần thiết lập SOP rõ ràng: nhập kho phải ghi nhận ngay trên hệ thống, xuất kho phải có lệnh được duyệt, kiểm kê phải đối chiếu trực tiếp với số liệu phần mềm, tuyệt đối không duy trì ghi chép ngoài.
Ví dụ: Một công ty sản xuất nội thất trước đây cho phép thủ kho ghi tạm vào sổ rồi cuối ngày mới cập nhật, dẫn đến tồn kho sai lệch và thất thoát không truy vết được. Sau khi thống nhất quy trình nhập – xuất phải được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống tại thời điểm thao tác, thời gian kiểm kê giảm còn một phần ba và số liệu tồn kho khớp gần như tuyệt đối giữa các ca làm.
Triển khai theo từng giai đoạn
Không nên triển khai toàn bộ kho cùng lúc vì dễ gây nghẽn vận hành. Bắt đầu từ 1 kho hoặc 1 nhóm vật tư, đánh giá hiệu quả, điều chỉnh quy trình, rồi mở rộng ra toàn bộ. Cách làm này giảm áp lực lên nhân sự và đảm bảo vận hành không bị gián đoạn.
Ví dụ: Một nhà máy gỗ chia việc triển khai thành 2 giai đoạn: giai đoạn 1 áp dụng phần mềm cho kho nguyên liệu; sau khi quy trình ổn định và nhân viên thuần thục thao tác, doanh nghiệp mới mở rộng sang kho thành phẩm và kho phụ trợ.
Theo dõi kết quả sau triển khai và tối ưu định kỳ
Triển khai phần mềm không phải là kết thúc, mà là bắt đầu một giai đoạn cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số như vòng quay tồn kho, tỷ lệ sai lệch kiểm kê, thời gian xuất hàng và lượng tồn chậm luân chuyển để điều chỉnh kịp thời.
Ví dụ: Sau khi sử dụng hệ thống quản lý kho, một xưởng nội thất phát hiện nhóm phụ kiện bản lề và tay nắm tồn kho lâu hơn so với kế hoạch sử dụng. Doanh nghiệp điều chỉnh lịch mua hàng theo sản lượng thực tế và ưu tiên sử dụng các mã tồn lâu → lượng tồn dư giảm 20%, dòng tiền quay vòng nhanh hơn và không gian kho được giải phóng đáng kể.
Kết
Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng tồn rõ ràng, giảm sai lệch và đảm bảo dòng lưu chuyển hàng hóa luôn thông suốt. Khi dữ liệu kho được cập nhật theo thời gian thực, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh, chính xác và chủ động hơn trong sản xuất, mua hàng và giao hàng.
Việc lựa chọn phần mềm phù hợp cần dựa trên mô hình vận hành, mức độ phức tạp của kho, khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống hiện có. Giải pháp hiệu quả là giải pháp đáp ứng đúng quy trình của doanh nghiệp và có thể phát triển theo nhu cầu tăng trưởng, thay vì gây xáo trộn hoặc buộc doanh nghiệp phải thay đổi toàn bộ cách làm.
Nếu doanh nghiệp hướng đến số hóa toàn diện kho, từ nguyên vật liệu, bán thành phẩm đến thành phẩm và cần tùy chỉnh theo đặc thù sản xuất, hãy liên hệ tới Cleeksy để được tư vấn chi tiết.
| Cleeksy là nền tảng vận hành số tích hợp, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình lõi doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất.
Với công nghệ Low-code/No-code, Cleeksy mang đến giải pháp linh hoạt, chi phí tối ưu và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giúp doanh nghiệp chủ động điều hành – tăng tốc thích ứng – kiểm soát toàn chuỗi vận hành.
|
