Kiểm kho là gì?
Kiểm kho là quá trình đối chiếu số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho với dữ liệu trên hệ thống hoặc sổ sách. Đây là bước bắt buộc để doanh nghiệp biết chính xác mình đang có gì, số lượng bao nhiêu, nằm ở đâu và tình trạng ra sao.
Mục đích của kiểm kho trong doanh nghiệp:
- Đảm bảo số lượng thực tế khớp với sổ sách.
- Xác định chênh lệch để kịp thời điều chỉnh.
- Nắm được tình hình hàng hóa để lên kế hoạch mua – bán – sản xuất.
- Hạn chế thất thoát, sai lệch và rủi ro tồn kho chết.
Kiểm kho ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, chi phí lưu kho, kế hoạch sản xuất và tiến độ giao hàng. Một dữ liệu kho không chính xác có thể khiến doanh nghiệp đặt hàng dư, thiếu nguyên liệu, hoặc không phát hiện thất thoát kịp thời.
Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến
Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng và giá trị hàng hóa trong kho. Áp dụng đúng phương pháp kiểm kê không chỉ giúp phát hiện nhanh các sai sót, thất thoát mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu quy trình vận hành kho hàng.
Kiểm kê định kỳ (Periodic Inventory)
Kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm kho bằng cách đếm toàn bộ hàng hóa vào một thời điểm cố định như cuối tháng/quý. Doanh nghiệp dùng số liệu này để đối chiếu sổ sách, nắm được tồn kho thực tế theo kỳ và lập kế hoạch mua – sản xuất. Phương pháp phù hợp với kho nhiều mặt hàng nhưng không yêu cầu cập nhật tồn liên tục.
Ưu điểm
- Quy trình kiểm kê đồng bộ, kiểm soát toàn bộ kho trong một lần.
- Dễ triển khai với kho có nhiều nhóm hàng, số lượng lớn.
- Giảm tải áp lực kiểm kê liên tục và rủi ro sai sót nhỏ lẻ trong ngày.
Nhược điểm
- Không có số liệu tồn kho thời gian thực; chênh lệch phát sinh giữa kỳ khó phát hiện ngay.
- Dễ bỏ sót thất thoát nếu sai lệch xảy ra trong quá trình vận hành.
- Mất thời gian và có thể ảnh hưởng hoạt động xuất – nhập khi tiến hành kiểm kê.
Kiểm kê thường xuyên (Perpetual Inventory)
Kiểm kê thường xuyên, hay còn gọi là kiểm kê liên tục là phương pháp cập nhật tồn kho ngay khi phát sinh nhập – xuất – điều chỉnh. Dữ liệu được ghi nhận theo thời gian thực giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho tức thì, giảm sai lệch và đưa ra quyết định sản xuất – mua hàng kịp thời.
Ưu điểm
- Cập nhật tồn kho liên tục, độ chính xác cao.
- Giúp phản ứng nhanh với biến động nguyên vật liệu và nhu cầu sản xuất.
- Hỗ trợ phát hiện sai sót hoặc thất thoát ngay trong ngày.
Nhược điểm
- Yêu cầu phần mềm quản lý sản xuất hoặc hệ thống ERP vận hành ổn định.
- Cần đào tạo nhân sự để nhập liệu đúng và đồng nhất.
- Chi phí đầu tư công nghệ cao hơn so với kiểm kê định kỳ.
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Kiểm kê ngẫu nhiên (Cycle Count/Random Check)
Kiểm kê ngẫu nhiên là phương pháp chọn một nhóm hàng hoặc khu vực kho để kiểm tra đột xuất. Mục tiêu là đánh giá nhanh độ chính xác tồn kho, phát hiện sai lệch và hạn chế gian lận mà không cần dừng toàn bộ hoạt động kho.
Ưu điểm
- Không ảnh hưởng hoạt động vận hành vì chỉ kiểm một phần nhỏ.
- Tăng tính minh bạch nhờ kiểm tra đột xuất, khó can thiệp số liệu.
- Giảm thời gian kiểm kê so với kiểm toàn bộ kho.
Nhược điểm
- Độ chính xác phụ thuộc vào mẫu; không phản ánh toàn bộ kho.
- Cần có kế hoạch chọn mẫu hợp lý để tránh lệch dữ liệu.
- Không thay thế được vai trò của kiểm kê tổng thể.
Quy trình kiểm kho chi tiết
Bước 1 – Lập kế hoạch & chuẩn bị kho
Giai đoạn này nhằm xác định phạm vi kiểm kê, ổn định mặt bằng kho và phân bổ nguồn lực. Chuẩn bị tốt giúp tránh gián đoạn sản xuất và đảm bảo dữ liệu kiểm kho chính xác ngay từ đầu.
- Xác định phạm vi: chọn khu vực, nhóm hàng, thời điểm kiểm kê.
- Sắp xếp kho: dọn lối đi, gom hàng đúng vị trí, phân tách hàng lỗi/hàng chờ xử lý.
- Chuẩn bị mặt sàn: đánh dấu vị trí, biển bảng, pallet, giá kệ rõ ràng.
- Tạm dừng nhập – xuất: khóa giao dịch trong thời gian kiểm kê để tránh chênh lệch.
- Phân công nhân sự: chia tổ kiểm đếm, ghi nhận, giám sát và đối chiếu.
Bước 2 – Tiến hành kiểm kê thực tế
Đây là bước đếm số lượng thật trong kho, ghi nhận đầy đủ thông tin và đảm bảo từng mã hàng được kiểm đúng trạng thái, đúng vị trí.
- Đếm hàng: kiểm theo từng mã, từng vị trí, tránh bỏ sót hoặc đếm trùng.
- Ghi nhận số liệu: dùng phiếu kiểm, máy quét hoặc phần mềm để nhập dữ liệu ngay tại kho.
- Kiểm tình trạng hàng hóa: phân loại hàng tốt, hỏng, tồn lâu, sai quy cách.
- Kiểm tra đúng mã/biến thể: xác minh SKU, lô, hạn dùng, số seri… đúng với sổ kho.
Bước 3 – Tổng hợp và đối chiếu số liệu
Kết quả kiểm kê được tổng hợp để đối chiếu với số liệu hệ thống. Mục tiêu của bước này là đảm bảo dữ liệu tồn kho phản ánh đúng thực tế trước khi lập báo cáo và biên bản kiểm kho.
- Tổng hợp số liệu: gom phiếu kiểm từ các tổ, chuẩn hóa bảng tổng hợp.
- Đối chiếu dữ liệu: so sánh tồn kho thực tế với số liệu trên hệ thống, phát hiện chênh lệch.
- Xác nhận số liệu: thông báo kịp thời cho các bộ phận liên quan trước khi lập báo cáo.
Bước 4 – Hoàn thiện báo cáo & lập biên bản kiểm kho
Giai đoạn này tập trung tổng hợp số liệu cuối cùng, ghi nhận đầy đủ kết quả và xác nhận tính chính xác trước khi lưu hồ sơ.
- Tổng hợp kết quả: gom số liệu từ các tổ kiểm, chuẩn hóa bảng tổng hợp.
- Lập biên bản: ghi rõ thời gian, phạm vi, kết quả kiểm kê và người tham gia.
- Ký xác nhận: tổ trưởng, thủ kho, kế toán và đại diện quản lý cùng ký.
Bước 5 – Rút kinh nghiệm & chuẩn hóa chu kỳ kiểm kho
Sau kiểm kê, doanh nghiệp đánh giá toàn bộ quy trình để tối ưu cho các kỳ tiếp theo. Đây là bước quan trọng để chuẩn hóa vận hành kho.
- Đánh giá chất lượng kiểm kho: xem lại độ chính xác, tốc độ, mức độ phối hợp giữa các tổ kiểm.
- Cải thiện quy trình: điều chỉnh biểu mẫu, phân công nhân sự, quy trình nhập – xuất.
- Quy hoạch chu kỳ kiểm kho định kỳ: thiết lập lịch kiểm kho tháng, quý hoặc năm để duy trì kiểm soát liên tục.
Sai lầm thường gặp khi kiểm kho
Thiếu chuẩn bị không gian và mặt sàn: Kho bừa bộn, lối đi lộn xộn hoặc mặt sàn không đánh dấu rõ ràng khiến nhân viên dễ bỏ sót hoặc đếm nhầm hàng, làm chậm tiến độ kiểm kê và tăng rủi ro sai số.
Cách khắc phục: Dọn dẹp kho, sắp xếp lối đi, pallet và kệ rõ ràng, đánh dấu khu vực lưu trữ để việc đếm hàng nhanh, chính xác và tránh bỏ sót.
Không thống nhất quy trình nhập – xuất: Nếu hàng hóa vẫn được nhập – xuất trong khi kiểm kê, số liệu tồn kho sẽ không khớp với sổ sách, gây chênh lệch, khó đối chiếu và ảnh hưởng lập báo cáo cuối kỳ.
Cách khắc phục: Tạm dừng hoặc kiểm soát chặt chẽ việc nhập – xuất trong thời gian kiểm kê để dữ liệu tồn kho khớp với sổ sách, dễ đối chiếu và lập báo cáo.
Kiểm kê theo mã lớn, bỏ qua biến thể: Đếm chỉ theo mã chính mà không phân loại lô, hạn dùng hay biến thể SKU dẫn đến dữ liệu thiếu chi tiết, dễ bỏ sót hàng lỗi/hết hạn và ảnh hưởng kế hoạch sản xuất – nhập hàng.
Cách khắc phục: Phân loại hàng theo SKU, lô, hạn dùng, biến thể để đảm bảo kiểm kê đầy đủ, tránh bỏ sót hàng lỗi hoặc tồn lâu và hỗ trợ lập kế hoạch nhập – xuất chính xác.
Nhân sự thiếu đào tạo: Nhân viên chưa nắm quy trình kiểm kê chuẩn hoặc chưa biết sử dụng phiếu, máy quét, phần mềm sẽ dễ ghi nhầm số lượng, mã hàng hoặc không phân loại hàng hỏng đúng chuẩn, làm mất thời gian đối chiếu.
Cách khắc phục: Đào tạo nhân viên quy trình kiểm kê, cách sử dụng phiếu, máy quét và phần mềm để ghi số liệu chính xác, phân loại hàng hỏng đúng chuẩn và giảm sai sót.
Không ghi nhận hàng lỗi, hàng hỏng đúng quy cách: Bỏ qua hàng hỏng, hết hạn hoặc lỗi trong lúc kiểm kê dẫn đến tồn kho thực tế không phản ánh chính xác, khó phát hiện thất thoát và ảnh hưởng kế hoạch xử lý phế phẩm hoặc tái nhập.
Cách khắc phục: Tách riêng hàng lỗi, hàng hỏng hoặc hết hạn, cập nhật đầy đủ vào hệ thống để tồn kho phản ánh thực tế, giảm thất thoát và dễ kiểm soát phế phẩm.
Tối ưu quy trình kiểm kho bằng công nghệ
Kiểm kho bằng máy quét mã vạch (Barcode) và QR code
Quét hàng bằng mã vạch/QR code tự động ghi nhận SKU, số lô và hạn dùng, thay thế việc nhập liệu thủ công và giảm sai sót. Giải pháp này giúp rút ngắn thời gian kiểm kê, nâng cao độ chính xác và đồng bộ dữ liệu tồn kho với hệ thống quản lý.
- Kiểm kê nhanh, chính xác so với đếm tay hoặc nhập liệu giấy.
- Dữ liệu đồng bộ real-time với phần mềm quản lý sản xuất.
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực, tăng hiệu quả vận hành kho.
- Hỗ trợ tổng hợp và đối chiếu báo cáo tức thì.
Kiểm kho bằng điện thoại (App Mobile / PDA)
Sử dụng app trên điện thoại hoặc thiết bị PDA giúp nhân viên kiểm kê ngay tại vị trí hàng hóa, đồng bộ dữ liệu tức thì và giảm lỗi nhập liệu giấy. Giải pháp này đặc biệt hữu ích với kho nhiều kệ, lối đi hẹp, giúp quản lý tồn kho chính xác hơn.
- Ghi nhận dữ liệu real-time tại chỗ.
- Định vị vị trí hàng hóa chính xác, tránh nhầm lẫn.
- Tăng tốc độ kiểm kê mà vẫn đảm bảo độ chính xác.
Công nghệ nâng cao cho kho lớn: RFID, Drone, IoT
Kho lớn, nhiều pallet hoặc hàng đặc thù (hóa chất, thực phẩm dễ hỏng) thường khó kiểm soát thủ công. RFID, Drone và IoT giúp giám sát, tự động hóa kiểm kê và theo dõi điều kiện bảo quản.
Các giá trị nổi bật:
- RFID: quét đồng thời nhiều sản phẩm, cập nhật tồn kho tự động.
- Drone: kiểm kê từ trên cao, giám sát pallet và kệ, giảm nhân lực trực tiếp.
- IoT & cảm biến: theo dõi môi trường kho, cảnh báo bất thường kịp thời.
- Tăng độ chính xác, giảm hư hỏng và thất thoát, nâng cao hiệu quả vận hành kho
Kiểm kho bằng phần mềm quản lý kho WMS
WMS quản lý toàn bộ kho, theo dõi tồn kho theo thời gian thực, lập báo cáo tự động và cảnh báo chênh lệch. Đây là giải pháp cần thiết khi kho lớn, nhiều loại hàng, giúp dữ liệu tồn kho minh bạch và hỗ trợ ra quyết định nhập – xuất chính xác.
- Quản lý tồn kho toàn diện, chi tiết từng SKU, vị trí và lô hàng.
- Đồng bộ dữ liệu real-time với các bộ phận khác.
- Tự động lập báo cáo và đối chiếu số liệu, giảm lỗi thủ công.
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh về nhập – xuất – sản xuất.
Công ty sản xuất Sản xuất Gỗ từng quản lý kho bằng Excel và giấy, dẫn tới sai lệch tồn kho và kiểm kê chậm. Sau khi áp dụng phần mềm quản lý sản xuất Cleeksy toàn bộ nhập – xuất – kiểm kê được số hóa, dữ liệu đồng bộ real-time và báo cáo tự động. Kết quả là sai lệch tồn kho giảm đáng kể, thời gian kiểm kê rút ngắn 60% và quản lý kho minh bạch, hỗ trợ ra quyết định nhập – xuất hiệu quả.
Kết
Để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng quy trình chuẩn kết hợp các phương pháp phù hợp. Việc triển khai kiểm kho đúng cách giúp nắm chính xác số lượng hàng hóa, phát hiện sai lệch kịp thời, tối ưu vận hành kho, giảm thất thoát và đảm bảo sản xuất – giao hàng đúng tiến độ.
Nếu doanh nghiệp mong muốn rút ngắn thời gian kiểm kho, đồng bộ dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý, hãy liên hệ Cleeksy để được tư vấn chi tiết nhất.
