Sự thật là ở vị trí leader hay làm quản lý, bạn càng gánh vác nhiều trách nhiệm trên vai hơn, mọi người trong team càng cần đến thời gian của bạn hơn. Bạn phải meeting nhiều hơn, giao tiếp nhiều hơn, đảm đương nhiều quyết định quan trọng hơn, bao quát nhiều thứ hơn trong team… Nhưng quỹ thời gian của bạn không thay đổi. Nếu không quản lý công việc thông minh, thật khó để bạn dẫn dắt một team mà không quá tải, không kiệt sức hay ít áp lực về hiệu suất, và bảo toàn được nguồn lực đi qua thời gian suy thoái.
Muốn trở thành một leader quản lý công việc chuyên nghiệp và hiệu suất, bạn cần bắt tay vào:
- Nắm rõ lý do vì sao bạn và team “làm nhiều nhưng được ít”.
- Cập nhật những xu hướng quản lý công việc không thể bỏ qua.
- Lập một kế hoạch công việc thực tế và đo lường được.
- Thực thi công việc theo phương thức hiệu suất và hiện đại.
“Tại sao tôi làm việc rất chăm chỉ nhưng kết quả công việc không như ý?”
Chăm chỉ không đồng nghĩa với hiệu quả và hiệu suất. Đây chính là câu trả lời. Công việc có đạt hiệu quả hay không còn nằm ở việc bạn lập kế hoạch cho nó như thế nào, thực hiện ra sao và đo lường bằng cách nào để cải tiến. Có thể cách thức bạn thực hiện những điều này đang gặp những vấn đề sau, khiến bạn và team cứ vùi đầu làm mãi nhưng chưa thấy kết quả:
1. Không biết đang làm việc vì điều gì: Giống như một cuộc leo núi, leo mà không biết đâu là đích đến, đâu là hướng cần leo, đâu là cách thức leo hay nhất… thì quả là tai hại. Bạn sẽ cứ miệt mài leo, đến sai điểm thì quay đầu, thực hiện sai tư thế thì thay đổi… không biết đến khi nào mới leo xong. Đó là chưa kể là sẽ có thiệt hại về người, về của. Hãy làm việc và truyền đạt cho team của bạn biết với tinh thần chinh phục một ngọn núi thật rõ ràng và bài bản:
- Mình làm việc này để phục vụ cho mục tiêu gì?
- Mình mong đợi một kết quả công việc ra sao?
- Mình có đang sử dụng cách tối ưu nhất để thực hiện công việc này chưa?
- Mình sẽ làm việc này trong bao lâu là hiệu suất nhất?
Và bạn sẽ nhận được sự thay đổi rõ rệt về kết quả.
2. Quản lý thời gian qua loa: Làm không tốt việc này, thì ngược lại, bạn sẽ trở thành “nô lệ” của thời gian lúc nào không hay. Điển hình như bạn hay có thói quen ước tính khi lập kế hoạch, đến khi thực hiện thì thực tế khác xa tính toán khiến bạn trượt deadline liên tiếp. Hoặc do cách bạn đầu tư năng lượng và sự tập trung cho công việc không đúng khiến bạn dù ngồi làm việc cả ngày vẫn luôn dễ trì hoãn và trở thành người “hứa lèo”.
3. Bị tư duy “Làm cực = Chăm chỉ = Thái độ làm việc đúng đắn” ăn sâu vào suy nghĩ: Tư duy này chỉ đúng một nửa. Mà nếu không hiểu hết phần còn lại thì bạn quản lý công việc sai cách là điều rõ ràng. Bạn cần phải hiểu hết nửa còn lại của “hard” là “smart” – làm việc thông minh. Nửa “smart” này sẽ giúp cho nửa “hard” kia phát huy tối đa sức mạnh: Chăm chỉ đúng việc, đúng phương thức, đúng thời điểm. Nếu không, dù cần cù cách mấy bạn cũng dần kiệt sức vì không nhìn thấy kết quả và mục tiêu phía trước.
4. Không tận dụng triệt để công nghệ: Nguyên nhân này cũng có thể đến từ nhiều lý do, ví dụ như bạn đã quen với việc làm việc theo phương thức truyền thống và chưa có nhu cầu chuyển sang không gian làm việc số, hoặc bạn muốn thay đổi nhưng lại chẳng biết team của mình và bản thân đang có nhu cầu gì để chuyển đổi số, hoặc biết rõ ràng mong muốn là gì rồi nhưng lại không tìm ra công cụ phù hợp… Cuối cùng cứ hết lần này đến lần khác bạn cùng team thử vô số các công cụ, nhẹ thì khiến dữ liệu công việc phân tán, nặng hơn thì nhân viên dần bất mãn vì thấy quá phức tạp để cộng tác.
Trong thời gian bạn loay hoay với những phương thức làm việc truyền thống như vậy, thì đối thủ nhiều lúc đã tận dụng công nghệ và tự động hóa để hoàn thành công việc với hiệu suất X5. Vậy nên việc nắm bắt và áp dụng các công nghệ mới cho công việc không chỉ là 1 lựa chọn, mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết để không bị tụt hậu trên thị trường cạnh tranh như hiện nay.
Bước đầu để làm việc hiệu quả: Nắm bắt xu hướng quản lý công việc hiện đại trong kỷ nguyên số
Quản lý công việc theo phương thức hiện đại đề cao việc áp dụng các phương pháp, công cụ và kỹ thuật công nghệ mới nhất để quản lý công việc một cách hiệu quả. Với cách làm này, bạn tối ưu hóa hiệu suất, tăng cường sự cộng tác nhanh chóng và liên tục, đồng thời cải thiện chất lượng công việc và sự hài lòng của nhân viên hơn so với khi quản lý công việc truyền thống (thường chỉ dựa vào giấy tờ và các hệ thống vận hành riêng lẻ, quản lý theo khuôn khổ, ít có sự thích nghi linh hoạt).
Những yếu tố công nghệ trên luôn có nhiều biến chuyển mới, tạo ra lợi thế phát triển và cạnh tranh cho doanh nghiệp nếu bạn cùng team nắm bắt kịp thời. Những xu hướng công nghệ liên quan trực tiếp đến quản lý công việc mà bạn không thể bỏ qua trong thời gian tới gồm có:
- AI tiếp tục bùng nổ, nhưng sẽ không lấy đi công việc của chúng ta, mà tạo ra công việc nhiều hơn: Đây là xu hướng dễ thấy nhất chỉ trong vòng 1 năm trở lại đây, và sẽ tiếp tục là cơn sốt trong thời gian dài. Quan trọng là bạn cần nhận ra 2 bài học về quản lý công việc ở xu hướng này. Một là nếu bạn hiểu được thế mạnh và hạn chế của AI để tận dụng trong công việc, bạn sẽ làm việc thông minh hơn người khác và có lợi thế hơn trong team. Hai là bạn và team cần có kế hoạch đầu tư nghiêm túc cho AI và nhìn nhận đâu là những đầu việc có thể được cắt giảm hoặc tạo ra do AI để tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Làm việc từ xa sẽ tiếp tục được ưu tiên: Không chỉ vì lý do tiện lợi, dễ tập trung hơn và cân bằng cuộc sống, nhiều doanh nghiệp sẽ tiếp tục tuyển dụng và tổ chức team của họ linh hoạt (có thể là remote hoặc hybrid) còn vì mục đích xây dựng một team toàn cầu, không giới hạn nhân tài. Nếu theo đuổi hình thức này, bất cứ đội nhóm nào cũng cần một không gian chung để trao đổi, giao-nhận việc, theo dõi tiến độ và báo cáo tập trung… Đó chính là lý do những phần mềm quản lý công việc ngày càng thể hiện sự thiết yếu trong việc mang đến bức tranh tổng thể về dòng chảy công việc cho mọi thành viên. Theo ClearCompany, hơn 85% nhà quản lý cho biết những phần mềm quản lý công việc như vậy giúp khả năng hiển thị trực quan và liền mạch của team khi cộng tác được cải thiện rõ rệt.
- Số hóa và dữ liệu hóa công việc lên ngôi: Từ dữ liệu dùng để đánh giá năng suất và hiệu suất làm việc, cho tới thông tin dùng để ra quyết định, hay thông tin tạo nên quy trình quản lý công việc… tất cả sẽ dần dần chuyển từ dạng bảng tính Excel sang các không gian làm việc số hoặc công cụ khác có tính tổng hợp và quản lý dữ liệu hơn. Nếu số hóa dữ liệu đúng cách, bạn và team dễ dàng đồng bộ và chia sẻ thông tin với nhau hơn nhờ khả năng hiển thị trực quan toàn bộ công việc và dữ liệu tại 1 nơi.
Cập nhật những xu hướng công việc dẫn đầu này phần nào giúp bạn từng bước tìm tới những cách thức quản lý công việc vừa hiệu suất, lại vừa tiết kiệm chi phí.
Tiếp theo: Hãy lập một kế hoạch công việc “dùng được”
Một kế hoạch công việc “dùng được” là một kế hoạch thực tế, đo lường được, thực hiện được và giúp bạn rõ ràng hơn về ngày/tuần làm việc sắp tới. Để đạt được điều này, bạn cần tập trung vào 3 bước chính trong giai đoạn lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch công việc tuần khớp với thực tế: Chuyện lập kế hoạch hằng tuần trong team rất suôn sẻ nhưng cứ đến cuối tuần nhìn lại thì không xong bao nhiêu đầu việc… xảy ra rất phổ biến ở các team. 3 nguyên nhân nghiêm trọng nhất khiến team bạn liên tục phải “vùi mặt trả task” vào cuối tuần như vậy có thể đến từ việc: ước tính thiếu tính thực tế, hoặc nhồi nhẹt quá nhiều đầu việc vào kế hoạch, hoặc là kế hoạch của bạn đưa ra quá nhiều lựa chọn cho nhân viên. Nếu bạn và team chỉ đang lập một kế hoạch mang tính “đối phó” và hình thức, tham khảo ngay 3 nguyên tắc lập kế hoạch trong ngày Thứ Sáu giúp kế hoạch của bạn linh hoạt và hợp lý hơn!
- Ưu tiên công việc giữa một “núi” việc quan trọng trong kế hoạch: Bản kế hoạch công việc sẽ đưa ra rất nhiều đầu việc cho bạn. Muốn tạo ra kết quả tốt, bạn phải có kỹ năng ưu tiên công việc tốt. Nhưng phải ưu tiên như thế nào khi có quá nhiều việc quan trọng? Đáp án ở đây chính là hãy tìm ra một công việc unitask để đơn nhiệm bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower và ma trận Tác động – Năng lượng. Các bước thực hành trong bài sẽ hướng dẫn bạn tìm ra 1 công việc cần ưu tiên duy nhất từ 1 danh sách 20-25 công việc trong tuần làm việc.
- Phân chia khối lượng công việc trong team đồng đều giúp thúc đẩy sự đóng góp: Rất khó để duy trì một workload của tất cả các thành viên đồng đều với nhau. Vì tùy vào năng lực, tùy vào thời điểm và tình trạng dự án mà người làm quản lý có các kiểu cách phân chia công việc khác nhau: có thể là giao cho nhân viên “được việc” nhiều task hơn, giao cho nhân viên giỏi những đầu việc quan trọng hơn, giao cho nhân viên làm việc hiệu suất kém với ít đầu việc hơn… Về lâu về dài, những tình trạng mất công bằng như vậy sẽ khiến team bị ảnh hưởng về tinh thần và hiệu suất. Muốn cải thiện, hãy thực hành phân chia khối lượng công việc theo năng lực và nỗ lực của nhân viên trong team, kết hợp với việc điều chỉnh workload bằng các buổi 1:1 trực tiếp.
Cuối cùng: Sử dụng thời gian thật hiệu quả để tạo ra kết quả cho quá trình quản lý công việc
Thực hiện công việc chắc chắn là giai đoạn dài nhất khi bạn quản lý công việc, có thể chiếm đến 80% tổng thời gian. Khi kế hoạch công việc đã được lập hiệu quả và kỹ lưỡng, việc thực hiện “vô guồng” và có định hướng hơn. Nhưng muốn biến kế hoạch thành hiện thực, bạn cần phải điêu luyện hơn trong các kỹ năng dưới đây:
- Quản lý thời gian làm việc bằng cách chú ý hơn vào năng lượng và sự tập trung: Quản lý thời gian là một bài toán cũ, bởi đã có rất nhiều lời giải cho nó, từ cách khai thác hiệu suất với Pomodoro, thuyết Bốn lò lửa, hay dùng ma trận Eisenhower… Nhưng “ảo tưởng” về sự bận rộn và việc mất tập trung vào vô vàn các phiền nhiễu ngày nay vẫn cho thấy chúng ta quản lý thời gian không tốt. Muốn hiệu quả, bạn phải hiểu cốt lõi của quản lý thời gian chính là quản lý năng lượng và sự tập trung của bản thân. Làm tốt điều này, bạn sẽ tiến gần hơn đến top 10% những người quản lý thời gian xuất sắc.
- Làm việc tập trung và thăng hoa với trạng thái dòng chảy (flow state): Đối với quan niệm của nhiều người, tập trung là thói quen làm việc chứ không phải một kỹ năng có thể học được. Nhưng đây là hiểu biết sai lầm. Bởi để đạt được trạng thái tập trung và thăng hoa trong công việc, có một trạng thái có thể rèn luyện được theo thời gian, khi bạn cân bằng được giữa kỹ năng làm việc và mức độ thách thức của công việc và tìm được vùng Goldilock của bản thân. Hãy tìm hiểu xem hiện tại bạn đang làm việc ở trong vùng trạng thái nào, và bạn đã từng thăng hoa trong “flow” chưa?
- Cộng tác khi làm việc từ xa hiệu suất hơn: Những thách thức về quản lý công việc sẽ còn nhân đôi độ khó khi team bạn làm việc từ xa (remote/hibrid). Nhân viên có thể thích thú với remote work, nhưng leader nghe đến hình thức này phần lớn lại áp lực. Bởi không những team thiếu gắn kết trực tiếp, mà tất cả còn ít có sự đồng bộ về mục tiêu, quy trình, tiến độ công việc… giữa các bên, dần dà đánh mất sự tin tưởng. Tham khảo và áp dụng ngay mô hình 3 trụ cột quan trọng khi cộng tác và quản lý team làm việc từ xa, bao gồm: Tư duy, Năng lực, Công cụ và quy trình hỗ trợ, để thiết lập 1 remote team tối ưu ngay từ đầu và làm việc ăn ý với nhau.
- Tổ chức kênh chat nội bộ giúp giao việc chuyên nghiệp: Nhắc đến các ứng dụng chat khi làm việc thì có vô vàn cái tên, từ Zalo hay Messenger đến Skype, MS Teams… Đôi khi đội nhóm chỉ mong muốn có 1 không gian tập trung đủ các thành viên trong team lại để nắm bắt thông tin công việc, mà không chú trọng vào việc thiết lập các kênh này sao cho hiệu quả. Cứ mỗi việc là mỗi group chat, cứ có task là giao việc phân tán khắp các group, chẳng có quy tắc giao tiếp nào trong team. Kết quả là dữ liệu rải rác khắp nơi, nhân viên thì “bội thực” thông báo còn bạn thì chẳng biết đâu là nơi giao việc hợp lý. 6 mẹo tổ chức kênh chat nội bộ trong bài viết sẽ giúp bạn quản lý công việc và thông tin chuyên nghiệp hơn.
- Tổ chức meeting chất lượng bằng cách cắt giảm thời gian cho các buổi họp vô ích: Hội họp không hiệu quả là một cách tiêu tốn chi phí và nguồn lực của doanh nghiệp. Không hiệu quả ở đây có thể bắt nguồn từ những lý do như họp dài, họp lan man không trọng tâm, họp xong chẳng chốt được gì lại phải tiếp tục tổ chức họp tiếp, hay là mời sai người tham gia cuộc họp, vào meeting mà không có đóng góp gì… Vấn đề nan giải này nay đã có lời giải tối ưu, chính là công thức 5 nguyên tắc tổ chức meeting – B-L-I-S-S. Áp dụng ngay 5 nguyên tắc này việc tổ chức “họp” không còn “hành” và ám ảnh đối với rất nhiều nhân viên trong team!
Kết
Trở thành một leader hiệu quả không chỉ đòi hỏi khả năng làm việc chăm chỉ mà còn cần sự thông minh trong quản lý công việc. Bằng cách nắm bắt xu hướng, lập kế hoạch công việc cụ thể, và tận dụng công nghệ, bạn có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình và đội nhóm. Tuy nhiên, không thể bỏ qua một khâu quan trọng nữa trong quản lý công việc có hiệu quả, đó chính là việc đo lường và đánh giá. Sự thành công của quá trình quản lý không chỉ đến từ việc thực hiện mà còn từ việc liên tục đánh giá, phản hồi và điều chỉnh để đảm bảo mục tiêu được hoàn thành một cách tối ưu nhất. Quản lý công việc hiệu quả, do đó, trở thành một hành trình không ngừng nâng cao và phát triển kỹ năng, với sự hỗ trợ không thể thiếu từ công nghệ và phương pháp đo lường chính xác.
