Có một nghịch lý khi làm việc nhóm tưởng chừng như không đúng, nhưng thực chất lại là một sự thật phũ phàng đối với những người làm quản lý. Đó là khi 1 nhân viên trong team có tiềm năng và “được việc” hơn những người còn lại, bạn thường giao nhiều việc cho họ hơn những người khác. Nhưng khi càng làm như vậy, họ càng cảm thấy quá tải và bất mãn vì thiếu công bằng thay vì cảm thấy tự hào và phấn khích… Những nhân viên còn lại đôi khi lại ở trong trạng thái không đủ việc để làm, hoặc cảm thấy ít được tin tưởng, chán chường.
Nghịch lý này chứng tỏ giao việc đúng người đã là một thách thức, giao sao cho đồng đều trong team càng khó hơn. Bài viết hôm nay sẽ tiếp sức cho các leader giải quyết thách thức này, ít nhất là trong việc:
- Nhận biết khối lượng công việc hiện tại của mỗi thành viên đang ở mức độ nào.
- Nắm được 2 chỉ số giúp bạn cân bằng khối lượng công việc cho tất cả thành viên trong team.
- Hiểu rõ 4 kiểu cách nhân viên khi làm việc và cách điều chỉnh khối lượng công việc tùy vào thái độ.
Đâu là những “red flag” cho biết khối lượng công việc trong team bạn đang không đồng đều?
Tập trung vào việc đối xử và giao việc sao cho công bằng trong team thường không phải là yếu tố được các leader ưu tiên, so với hàng tá kỹ năng cần ưu tiên khác. Nhưng nếu bỏ qua điều này dẫn đến khối lượng công việc trong team “lệch cán cân”, bạn sẽ nhận lấy những hệ quả không thể coi nhẹ:
- Một số nhân viên có thể phải làm việc ngoài giờ để hoàn thành công việc, dẫn đến tình trạng quá tải, cáu kỉnh và mệt mỏi.
- Những người khác lại thiếu việc làm, đôi khi phải chờ đợi quản lý phân công thêm nhiệm vụ, từ đó cảm thấy không được tận dụng hết khả năng, làm giảm động lực và năng suất làm việc.
- Một số nhân viên nghi ngờ lẫn nhau vì cảm thấy khối lượng công việc không tương đương.
- Chất lượng công việc được giao cho những nhân viên đang đảm nhiệm quá nhiều công việc dần giảm sút.
Đó là chưa kể ở những team chưa xây dựng được văn hóa hỗ trợ trong công việc, đôi khi còn xảy ra conflict căng thẳng giữa nhân viên này với nhân viên khác, hoặc tệ hơn là đội nhóm không giữ được người tài ở lại.
Quan trọng là bạn cần hiểu ra: Bất cứ nhân viên nào đi làm cũng cần có động lực để phát triển trong sự nghiệp và cần được công nhận. Nếu không có cơ hội làm điều này, họ sẽ dần dần nản chí .
Vậy mấu chốt của việc phân chia khối lượng công việc sao cho hợp lý và công bằng ở đây là cần gắn công việc với năng lực và nỗ lực của nhân viên.
Phân chia khối lượng công việc dựa trên năng lực và nỗ lực của từng thành viên
1. Hiểu rõ năng lực nhân viên giúp bạn giao việc đúng
Để giao việc, chắc chắn bạn không thể bỏ qua việc đầu tiên là nắm được nhân viên nào mạnh gì, yếu gì, thích làm gì, điều kiện tốt nhất để họ làm việc tối ưu… Cốt lõi của việc này thực chất là làm sao cho nhân viên nào cũng thấy mình quan trọng trong team vì đảm nhận 1 đầu việc chuyên môn và đặc thù. Họ dần có tâm lý lăn xả hơn, nhận việc xông xáo hơn.
Mẹo hữu ích ở đây là đôi khi chỉ cần quan sát cách team của bạn làm việc và giao tiếp với nhau cũng có thể lưu lại được những điều cực kỳ hữu ích về phong cách làm việc, kỹ năng cộng tác và các điểm mạnh tiềm năng của họ.
Tuy nhiên, bạn cũng cần linh hoạt xem xét và đánh đổi một chút trong giao việc giữa các thành viên, bởi:
- Có thể bạn muốn A làm đầu việc số 1 để nhanh chóng hoàn thành hơn, nhưng nếu giao cho B sẽ phù hợp về định hướng nghề nghiệp và tạo cơ hội phát triển nhiều hơn cho nhân viên này.
- Có thể A làm tốt hơn B, nhưng cần giao cho B hơn vì trong giai đoạn này B không có quá nhiều việc.
Kết hợp những điều này với tham số tính quan trọng và khẩn cấp trong ma trận giao việc, bạn có thể tự tin xác định chính xác khi nào cần giao 1 việc.
Giao việc và uỷ quyền đúng người, đúng việc, đúng phương pháp
2. Hiểu rõ nỗ lực của nhân viên giúp bạn giao việc công bằng
Thông thường chúng ta dùng thời gian để đo lường nỗ lực và công sức của một cá nhân dành cho 1 công việc nhất định. Nhưng sự thật là tất cả các nhân viên không làm việc trong cùng 1 tốc độ nên tham số thời gian chỉ mang tính chất tham khảo và ước chừng dễ dàng: Cùng 1 công việc, A có thể làm trong 1 giờ, nhưng B có thể mất tận 1 buổi. Nói chính xác hơn, đôi khi cả 2 nhân viên cùng vị trí được giao cho 2 công việc có khối lượng ngang bằng nhau, thì thực chất chúng ta vẫn không khẳng định được rằng 2 workload này thực sự đồng đều.
Bí quyết ở đây là hãy cho nhân viên biết rằng bạn không chỉ dùng thời gian để tính toán ra khối lượng công việc của từng người.
Và thông báo cho team biết rằng bạn cũng có đánh giá một số yếu tố khác nữa trong quá trình làm việc để xem xét năng suất công việc, ví dụ như:
- Tài năng.
- Kỹ năng.
- Năng lượng.
Sau đó, hãy đưa ra những lời khen công khai trong team đối với những nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả, dù cho số giờ làm việc của họ là bao nhiêu.
Những lời khen này không chỉ tạo động lực và thúc đẩy tinh thần làm việc của từng thành viên, mà còn khích lệ tinh thần hợp tác và teamwork. Từ đó, giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mỗi người được đánh giá cao dựa trên đóng góp thực sự của họ, chứ không chỉ dựa trên số giờ làm việc.
Trở thành 10% người quản lý thời gian xuất sắc bằng 2 phương pháp sau
Tiếp tục điều chỉnh khối lượng công việc phù hợp với 4 kiểu nhân viên điển hình bằng cách dành thời gian 1:1
Tương tự như bất cứ quá trình cộng tác nào khác, giao việc cũng cần giao tiếp hiệu quả cả 2 chiều để đảm bảo sự phù hợp và tránh việc bất mãn “ngầm” trong team. Hãy coi những buổi 1:1 trực tiếp này là cơ hội để nói chuyện với nhân viên của bạn một cách thoải mái và sâu sắc hơn về:
- Mục tiêu nghề nghiệp của họ.
- Động lực làm việc của họ.
- Cách họ đối mặt với vấn đề.
Một số yếu tố đơn giản như vậy nhưng có thể giúp bạn phân loại rõ ràng 4 kiểu nhân viên khi được giao một khối lượng công việc.
Và dưới đây là cách phản ứng hợp lý đối với từng kiểu cách riêng biệt:
- Với những người luôn sẵn lòng nhận việc và làm việc chăm chỉ – Hãy trân trọng và hỏi ý kiến: Hãy thể hiện sự trân trọng và nhận thức rõ về việc bạn phụ thuộc vào họ như thế nào trong công việc hằng ngày. Đừng mang lại cho nhân viên của bạn cảm giác như bị “lạm dụng” chỉ vì giao việc gì họ cũng miệt mài làm. Trước khi giao thêm 1 công việc quan trọng hoặc khẩn cấp nào đó, bạn cần chậm lại một chút và nhớ rằng họ có thể đang có nhiều áp lực, bằng cách nói: “Vì lý do 1, 2, 3… anh muốn giao việc này cho em, trong thời gian này em có xử lý được không? Nếu có khó khăn gì cần anh giúp thì nhắn anh nhé”. Đồng thời, hãy thảo luận và xem xét điều chỉnh thời hạn sao cho hợp lý hoặc cân nhắc những nguồn lực khác.
- Đối với những người không phải việc gì giao cũng thực hiện – Hãy bày tỏ những ảnh hưởng dài hạn của tinh thần làm việc này: Rất nhiều nhân viên làm việc thông minh và hiệu quả nhưng lại làm việc với tâm thế thiếu chủ động và xông xáo, vì khi team cần người giúp thì không thấy xuất hiện và chủ động nhận việc. Hãy bày tỏ rõ ràng về hậu quả của việc thiếu chủ động này sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến những lần giao việc tiếp theo, cơ hội thăng tiến và khả năng tích lũy trong tương lai của nhân viên. Và trao đổi rõ ràng rằng: “Teamwork cần công bằng và san sẻ công việc với nhau. Em hiện tại chưa đạt đến khối lượng công việc team cần. Anh muốn em cần đảm nhận thêm việc 1, 2, 3…”
- Đối với những nhân viên “siêu hiệu suất và siêu hiệu quả” – Hãy giao cho họ cơ hội hỗ trợ công việc người khác: Đây là nhóm những nhân viên thường tự chủ động mày mò tìm kiếm những công việc thử thách hơn và nhiều cơ hội phát triển hơn nữa. Điều không có gì xấu, nhưng đôi khi khiến bạn phải dành thời gian để nghiên cứu, training, giao việc và phải cân đo làm sao để đủ việc cho những nhân viên khác nếu như bạn nhân viên này làm hết. Lúc này, hãy bày tỏ lý do rõ ràng vì sao bạn không để cho họ làm một số đầu việc quan trọng: “Lý do anh không giao việc này cho em là vì hiện tại anh cần nhiều người trong team biết cách làm việc A… hơn”. Sau đó, bạn có thể giao cho việc mentor hoặc training, hỗ trợ những đồng nghiệp khác.
- Đối với những nhân viên hiệu suất kém – Hãy tìm hiểu nguyên nhân và động viên khắc phục: Đây là những nhân viên không quản lý được khối lượng công việc của mình. Hãy trao đổi thẳng thắn, thăm dò, tìm hiểu nguyên nhân và tìm xem có cách nào hỗ trợ họ tăng hiệu suất không bằng cách đặt ra những câu hỏi mở: “Chị nhận thấy hiệu suất của em không giống như các đồng nghiệp khác, thay vì làm 1 báo cáo tình trạng sales trong 1 ngày, em cần đến 3 ngày”. Và tiếp tục đặt các câu hỏi: “Hiện tại em đang gặp vấn đề gì? Em có cần training hay hỗ trợ gì thêm không?”. Trong trường hợp cần thiết, có thể bạn phải đưa ra một số quyết định khó khăn như thay đổi vị trí công việc của họ, hoặc sa thải để đảm bảo khối lượng công việc trong team cân bằng.
7 gợi ý giao tiếp giúp thành viên dự án tìm được tiếng nói chung
Kết
Quản lý và phân chia công việc trong một nhóm là một quá trình đầy thách thức, đòi hỏi sự linh hoạt, hiểu biết sâu sắc về khả năng và nhu cầu của mỗi nhân viên. Điều quan trọng nhất là tạo dựng một môi trường làm việc công bằng, nơi mỗi thành viên đều cảm thấy được trân trọng và có cơ hội phát triển. Bằng cách nhìn nhận và điều chỉnh khối lượng công việc dựa trên năng lực và nỗ lực cá nhân, các nhà quản lý không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể, mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, khuyến khích sự hợp tác và phát triển bền vững.
