Ở phần trước, chúng ta đã thảo luận về sự khác biệt và mối tương quan giữa ba yếu tố hiệu suất, hiệu quả và năng suất trong công việc. Đồng thời cũng đã trả lời được câu hỏi đâu là yếu tố mà người quản lý cân nhắc ưu tiêu, và các nhiệm vụ giúp người quản lý cân bằng được ba yếu tố này để đưa đội nhóm về đích. Phần 2 của bài viết sẽ tiếp tục giải đáp bài toán hiệu suất cho đối tượng thành viên trong dự án với 5 đề xuất, không những ở mô hình làm việc truyền thống, mà còn trong các mô hình mới và phổ biến hiện nay như hybrid và làm việc từ xa.
5 mẹo giúp từng cá nhân trong đội nhóm tối ưu hiệu suất cùng với hiệu quả, năng suất
Chúng ta đã nắm được chìa khóa của việc tăng hiệu suất nằm ở hệ thống và các quy trình của một đội nhóm, tuy nhiên, không thể phủ nhận các thói quen và tư duy của mỗi cá nhân là 1 phần không thể thiếu trong việc cải thiện hiệu suất tổng thể. Bạn sẽ bất ngờ hơn khi nghiên cứu Habits – A Repeat Performance cho thấy con người dành khoảng 45% thời gian mỗi ngày cho các hành động theo thói quen. Theo dõi các công việc theo thói quen của bản thân hằng ngày giúp chúng ta dễ nắm bắt được năng lượng mỗi người vào thời điểm nào là cao nhất trong ngày, thời gian và cách thức mỗi người tổ chức từng công việc… Nên mấu chốt ở đây chính là cần biến các phương pháp, các kỹ thuật tăng hiệu suất, hiệu quả và năng suất công việc trở thành các thói quen để thực hiện hằng ngày. Làm được điều này, những kỷ luật gắt gao cho công việc không còn là sự ràng buộc cho các cá nhân tại môi trường doanh nghiệp. Các hoạt động giúp cá nhân tối ưu 3 yếu tố trên bao gồm:
1. “Bạn làm gì trong 1 giờ đồng hồ tiếp theo?”
Cũng giống như lập kế hoạch dự án, lập kế hoạch công việc mạch lạc sẽ là kim chỉ nam cho thành viên bám theo xây dựng nhịp độ của ngày làm việc. Việc theo dõi bản thân để ghi lại thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất sẽ giúp sắp xếp hợp lý trình tự các công việc và các khó khăn cần tháo gỡ. Đồng thời, thành viên dự án cũng cần cân nhắc số lượng công việc trong ngày, kết hợp với ma trận Eisenhower để giảm bớt các ưu tiên không cần thiết, dễ dàng đưa ra cam kết đầu ra vào cuối ngày. Từ đó, xử lý ngay các công việc mang tính quan trọng và khẩn cấp, hoặc uỷ quyền và nhờ giúp đỡ đối với những công việc có ít hoặc không quan trọng, khẩn cấp.
Một điểm đáng lưu ý trong quá trình nâng cao hiệu quả, hiệu suất là cá nhân không nên mang tư tưởng ôm việc và “đa nhiệm ảo”. Đương nhiên, một nhân sự có thể theo đuổi nhiều nhiệm vụ trong suốt thời gian làm việc tại dự án hay doanh nghiệp nào đó. Nhưng thực hiện nhiều công việc trong một khoảng thời gian ngắn là vấn đề khác, nó tương đương với việc chuyển sự tập trung nhanh chóng giữa hai hoặc nhiều việc.
Một thí nghiệm có tên Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching cách đây 22 năm của các nhà khoa học đã chứng minh việc phải chuyển từ công việc này sang công việc khác trong một thời gian ngắn làm nhân sự mất đi một khoảng thời gian.
Khoảng thời gian bị mất đó đôi khi được gọi là Switch cost (chi phí chuyển đổi). Các chi phí này có thể rất nhỏ, nhưng cộng dồn lại ở nhiều lần chuyển đổi sẽ là các khoản chi phí lớn. Thành viên dự án nếu còn nhầm lẫn về khái niệm đa nhiệm trên, khả năng chỉ thể hiện hiệu quả và hiệu suất trên bề mặt là rất lớn, và thực tế có thể mất nhiều thời gian hơn và gây ra nhiều lỗi sai hơn.
8 thành phần quan trọng của bản kế hoạch dự án và cách tối ưu quỹ thời gian lập kế hoạch
2. Khai thác tối đa nhịp độ làm việc
Con người chúng ta vốn dĩ luôn hoạt động có nhịp điệu, có sự thay đổi nhịp nhàng và rõ rệt giữa việc sử dụng năng lượng và tái tạo năng lượng. Đây là lí do có nhiều nguyên tắc quản lý thời gian điển hình như Pomodoro được phát minh. Thành viên dự án áp dụng các nguyên tắc tương tự để thực hiện làm việc với cường độ cao trong một khoảng thời gian nhất định như 25 phút sau đó giải lao 5 phút, hoặc trong 90 phút sau đó nghỉ ngơi 15 phút. Với cách tiếp cận này, bạn có thể thấy việc hoàn thành công việc như thực hiện một chuỗi các cuộc thi chạy nước rút, thay vì là một cuộc chạy bền trong cả ngày mà không có khoảng nghỉ.
3. Kiểm soát tần suất sử dụng các công cụ giao tiếp
Email và các công cụ giao tiếp cho phép các cá nhân ở những địa điểm khác nhau nhận được phản hồi, giải quyết vấn đề và cộng tác trong thời gian thực. Tuy nhiên, trong thời đại luôn phát triển của chúng ta, các công cụ truyền thông đã phát triển từ mặt hữu ích thành một số trở ngại. Có thể nói, một trong các nguyên nhân chính gây nên sự xao nhãng trong quá trình làm việc đến từ các công cụ giao tiếp trong đội nhóm này. Trung bình cứ sau 6 phút, nhân viên tri thức lại kiểm tra các công cụ liên lạc như email 1 lần. Như vậy, thành viên dự án cần thay đổi thời điểm và cách thức kiểm tra các công cụ này trong quá trình làm việc. Có thể điều này sẽ khiến bạn không trả lời kịp thời các thông tin đối với các đối phương đang giao tiếp. Nhưng tựu chung, bạn có thể cân nhắc áp dụng một số gợi ý để tự tạo ra ranh giới cho bản thân đối với các yếu tố công nghệ xung quanh như là:
- Sắp xếp cố định một vài thời điểm trong ngày kiểm tra email và tin nhắn công việc.
- Thay đổi trạng thái hiển thị trên các công cụ trò chuyện sang “không làm phiền” hoặc tắt âm báo tin nhắn tới.
- Thiết lập các phản hồi tự động phù hợp.
- Sử dụng các trang web chặn trình duyệt gây lãng phí thời gian.
Trở thành 10% người quản lý thời gian xuất sắc bằng 2 phương pháp sau
4. Tạo không gian làm việc tối ưu nhất cho bản thân
Mỗi cá nhân sẽ có một không gian làm việc tối ưu mà ở đó họ có thể phát huy tối đa hiệu quả và hiệu suất, dù cho công việc cá nhân đó đang phụ trách có liên quan đến yếu tố sáng tạo hay không.
Nếu không tối ưu không gian làm việc, thành viên dự án khó có thể đảm bảo được cảm hứng và sự tập trung kéo dài, và phải mất đến 23 phút để “tái tập trung” nếu quá trình làm việc bị gián đoạn.
Để thiết kế không gian tránh bị phiền nhiễu, bạn có thể áp dụng một số quy tắc hữu ích như:
- Thoả thuận và đưa ra các nhắc nhở đối với các thành viên khác như khi đeo tai nghe là lúc không muốn bị làm phiền.
- Thay đổi và thiết lập các khu vực yên tĩnh, riêng tư hơn trong văn phòng.
- Cân nhắc yêu cầu được làm việc tại nhà ở một số thời gian cố định và phù hợp.
Không gian làm việc còn là không gian số trên các nền tảng hoặc công cụ làm việc mà đội nhóm của bạn đã thiết lập. Rất nhiều thời gian bị lãng phí nếu bạn phải tìm kiếm những món đồ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến công việc bị thất lạc. Để tối ưu, bạn có thể hệ thống hoá và sắp xếp tất cả ở những nền tảng tập trung như trên một phần mềm quản lý công việc…
5. Đảm bảo trạng thái làm việc tốt nhất
Yếu tố cuối cùng không thể thiếu trong việc tối ưu hiệu suất công việc của cá nhân là sức khoẻ. Có tới 90% tổng số người quản lý đội nhóm đã thừa nhận mối tương quan giữa việc nâng cao sức khỏe và hiệu suất của các thành viên dự án theo Tổ chức nghiên cứu nâng cao sức khỏe phi lợi nhuận (HERO) chỉ ra. Sức khỏe ảnh hưởng đến năng suất, hiệu suất và hiệu quả của công việc bất kỳ cá nhân nào bởi đau ốm hoặc thiếu ngủ làm gián đoạn công việc và khả năng sáng tạo…
Đảm bảo trạng thái sức khỏe bản thân tốt nhất cần chú ý vào đầy đủ 4 khía cạnh bao gồm thể chất thể dục, giấc ngủ để tái tạo năng lượng, dinh dưỡng chia đều trong các bữa ăn hàng ngày và thời gian nghỉ ngơi. Làm tốt được đầy đủ các khía cạnh này, thành viên dự án đã chăm sóc bản thân ở 2 cấp độ, một là cấp độ tinh thần khi nuôi dưỡng những cảm xúc tích cực, hai là cấp độ thể chất để kiểm soát lý trí và khả năng tập trung vào một việc tại một thời điểm. Đồng thời đó là cách thức tập cho bộ não ưu tiên bán cầu bên phải để thực hiện nhiều công việc sáng tạo hơn, và ưu tiên thời gian tập trung cho những công việc được xác định là mục tiêu. Các đóng góp nhỏ này sẽ trở thành các thay đổi lớn nếu được thực hiện kiên trì, tham gia vào quá trình tối ưu hiệu suất và năng suất. Năng suất và hiệu suất ngược lại cũng thúc đẩy sức khoẻ và tinh thần của cá nhân.
Hiệu quả, hiệu suất, năng suất, bạn chọn yếu tố nào để gia tăng thành công dự án? (Phần 1)
Trong kỷ nguyên hybrid, hiệu suất, hiệu quả và năng suất có thực sự được đảm bảo?
Bối cảnh được đặt ra lúc này là, hình thức làm việc hybrid và làm việc từ xa đã và đang trở nên phổ biến, đặc biệt sau đại dịch toàn cầu bùng phát hồi đầu năm 2020. Liệu các hình thức này vẫn giúp dự án đảm bảo tính hiệu suất, hiệu quả và năng suất không? Câu trả lời từ phía các thành viên đội nhóm là có.
83% trong số 9.326 nhân viên cho rằng họ thích mô hình hybrid, một trong những lý do chính là tính linh hoạt của việc kết hợp làm việc tại văn phòng và tại nhà. – Accenture.
Cá nhân có thể làm việc trong môi trường ưa thích của họ tại một số thời điểm đã xác định trước. Ngoài ra, nó còn cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, sử dụng thời gian hiệu quả hơn khi tránh xa một số các phiền nhiễu của văn phòng, giảm thiểu tình trạng kiệt sức và hiệu suất cao hơn.
Nhưng không phải là không tồn tại các khó khăn và thách thức khi quản lý đội nhóm từ xa đối với người quản lý. Vì việc tìm ra một công cụ hay nền tảng để cộng tác với đội nhóm là không dễ, cùng với đó là vấn đề ít kết nối với văn hóa của tổ chức, giảm thiểu sự phối hợp và các mối quan hệ, quy trình làm việc bị gián đoạn…
Điều nhà quản lý cần làm trong bối cảnh này là tối đa hóa hiệu suất công việc hybrid bằng cách xác định những gì thành viên có thể làm việc hiệu quả nhất tại nhà và những gì cần tập trung khi họ đến văn phòng. Để triển khai, bên cạnh việc chú trọng vào khâu lập kế hoạch, trao quyền hiệu quả, hay phát triển chuyên môn cho đội nhóm… người quản lý cần chú ý xây dựng chính sách làm việc khi thành viên không có mặt ở văn phòng với các bước tiêu biểu như:
- Đặt ra chỉ số đo lường kết quả công việc: Thiết lập các chỉ số và tiêu chí để đo lường tiến độ, năng suất và hiệu suất công việc.
- Triển khai các quy tắc sử dụng công cụ giao tiếp: Gồm các nguyên tắc liên quan đến cách thức và thời điểm giao tiếp với các thành viên khác trong đội nhóm khi làm việc từ xa.
- Theo dõi mức độ tương tác và hiệu suất của thành viên: Dựa trên các chỉ số và bộ quy tắc có sẵn, người quản lý chú ý theo dõi tiến độ để đưa ra các phản hồi kịp thời về những gì thành viên thể hiện bản thân, hoặc tương tác với người quản lý và giao tiếp với các đồng nghiệp. Nếu phát hiện thiếu sót và sai lệch, cần kịp thời đưa ra lời khuyên và tinh chỉnh cần thiết.
3 yếu tố không thể bỏ qua để cộng tác với team làm việc từ xa hiệu suất hơn
Kết
Thông qua việc tập trung vào xây dựng những thói quen tích cực để quản lý thời gian thông minh, tạo ra môi trường làm việc có động lực và tính kỷ luật cao, từng cá nhân có thể nhận thấy rõ sự thay đổi tích cực trong hiệu suất công việc hằng ngày. Bằng cách này, mỗi thành viên trong dự án đã lắp một mảnh ghép nhỏ vào bức tranh tổng thể về hiệu suất, năng suất và hiệu quả, nếu như các quy tắc và quy trình trong tổ chức đã hoàn chỉnh. Nhìn rộng hơn một chút trong bức tranh này, đảm bảo các yếu tố trên không chỉ là sự phát triển ngắn hạn gói gọn trong một công việc hay một dự án, mà đó còn là câu chuyện về thái độ làm việc trong sự nghiệp dài hạn và thái độ nghiêm túc của thành viên dự án đối với chính bản thân mỗi người.
