Tài nguyên trong dự án luôn được cho là khía cạnh quan trọng, đòi hỏi quá trình quản lý kỹ lưỡng. Nhận thức về mức độ thiết yếu này đã được đẩy lên cao hơn bao giờ hết khi số liệu nghiên cứu của CBP – Center for Business Practices chỉ ra rằng những thách thức về quản lý tài nguyên là những vấn đề hàng đầu mà người quản lý dự án phải đối mặt ngày nay. Trong bảng xếp hạng 10 thách thức quản lý tài nguyên tại cùng nghiên cứu, lập kế hoạch tài nguyên được cho là thách thức số một. Bài viết hôm nay sẽ cùng bạn tìm hiểu:
- 4 bước chi tiết lập kế hoạch tài nguyên dự án.
- Tối ưu kế hoạch tài nguyên với 5 kỹ thuật hiệu quả.
Lập kế hoạch tài nguyên, khâu chuẩn bị “nhiên liệu” cho dự án
Tài nguyên trong dự án bao gồm các công cụ, nguyên vật liệu, cơ sở vật chất, và vốn nhân lực được sử dụng để hoàn thành dự án đó. Như vậy, lập kế hoạch tài nguyên là quá trình ước tính, dự báo và chỉ định các loại tài nguyên trên cho dự án vào đúng thời điểm và chi phí.
Theo số liệu từ PMI, 23% các tổ chức được khảo sát cho rằng việc thực hiện quá trình này không đầy đủ hoặc không thỏa đáng trong giai đoạn lập kế hoạch dự án là một trong số các nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án.
Phó giáo sư Ammar Aamer với hơn 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án cũng nhấn mạnh rằng: “Kế hoạch quản lý tài nguyên là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào. Một dự án thành công có nghĩa là dự án ấy hoàn thành công việc trong phạm vi, ngân sách và lịch trình. Với tư cách là một người quản lý dự án, để hoàn thành công việc, chúng ta cần xác định rõ ràng mình cần những tài nguyên nào, làm cách nào để có được chúng và quan trọng hơn là cách quản lý chúng. Không có một kế hoạch quản lý tài nguyên rõ ràng sẽ làm các hoạt động lãng phí và việc không tạo ra giá trị gia tăng thêm nghiêm trọng, dẫn đến tình trạng vượt quá ngân sách và hoàn thành dự án chậm trễ.”
Không những vậy, giống như nhiên liệu của một động cơ, một kế hoạch tài nguyên còn là công cụ giúp thành viên trong dự án được củng cố sự tự tin với khối lượng công việc khi được trang bị các công cụ, thiết bị mà họ cần. Điều này tránh việc phân quyền sở hữu bị chồng chéo, gây các tình trạng tắc nghẽn khi có nhu cầu. Ngoài ra, việc lập kế hoạch tài nguyên khi được thực hiện đúng cách cũng hỗ trợ người quản lý dự án có cái nhìn tổng quan, quá trình phát hiện và kiểm soát các thay đổi khi thực thi công việc từ đó dễ dàng hơn.
Làm thế nào để lập kế hoạch tài nguyên?
Lập kế hoạch tài nguyên có thể được thực hiện sau khi người quản lý đã xác định các thành tố đầu tiên trong bản kế hoạch dự án bao gồm mục tiêu, phạm vi dự án, timeline dự án. Đi theo trình tự này giúp người quản lý nắm rõ được thời hạn dự án, số lượng công việc đã được phân tách từ mục tiêu, thời hạn cho các cột mốc, các công việc này trên lịch trình, từ đó dễ dàng hình dung về các ràng buộc để ước tính phân bổ tài nguyên. Bạn có thể bắt đầu hình dung các thành phần trong kế hoạch tài nguyên bằng cách trả lời các câu hỏi:
- Những tài nguyên nào cần thiết để hoàn thành công việc của dự án?
- Mỗi tài nguyên đó cần số lượng bao nhiêu là đủ?
- Tài nguyên nào có sẵn, tài nguyên nào cần thu mua?
- Thời điểm nào cần sử dụng tài nguyên?
- Ai là người sở hữu từng tài nguyên?
- Chi phí liên quan đến các tài nguyên là bao nhiêu?
- Nếu đó là tài nguyên nhân lực, có cần chương trình đào tạo nào không?
Tùy thuộc vào các đặc thù của dự án, có thể bạn sẽ có nhiều câu hỏi cần xác định hơn để lập kế hoạch tài nguyên. Về cơ bản, 3 bước chính để tìm kiếm các thành phần trên là:
1. Xác định các yêu cầu về tài nguyên
Bước đầu tiên sẽ là xem xét các biến số liên quan khác sẽ ảnh hưởng đến tài nguyên dự án như thế nào. Các biến số ấy có thể bao gồm các tài liệu, bản kế hoạch khác, như:
- Mục tiêu dự án: Yêu cầu, mục đích của dự án…
- Phạm vi dự án: Số lượng công việc cần hoàn thành (được nêu trong WBS – Work Breakdown Structure), sản phẩm đầu ra, thời hạn cung cấp sản phẩm…
- Lịch trình dự án: Các mốc quan trọng, các công việc phụ thuộc nhau, dòng thời gian dự án…
- Quy trình quản lý rủi ro: Chi tiết các rủi ro có thể phát sinh khi thực hiện dự án và quy trình xử lý.
Nắm được các ràng buộc đối với yếu tố tài nguyên trong dự án, người quản lý hiểu đầy đủ các tài nguyên cần thiết cho dự án và liệt kê chúng chính xác hơn. Đồng thời, hãy hạn chế sự thiếu sót trong danh sách này bằng cách thống nhất với các bên liên quan của dự án và lưu lại các ghi chú liên quan đến các dự án tương tự trước đây.
2. Hiểu các chính sách của dự án liên quan đến tài nguyên
Sau khi hiểu mức độ và số lượng tài nguyên mà dự án yêu cầu, bạn cần tiến tới việc hiểu các chính sách, quy định của dự án đối với từng loại tài nguyên, lần lượt với 4 loại như sau:
- Nhân lực: Đây được cho là tài nguyên quan trọng nhất trong các hạng mục tài nguyên. Người quản lý dự án cần cân nhắc kỹ lưỡng để lập kế hoạch phân bổ với ba yếu tố chính là chuyên môn, kinh nghiệm và thái độ làm việc. Giả sử các bên liên quan của dự án đang yêu cầu một kỹ sư phần mềm với bề dày kinh nghiệm hơn 10 năm. Yêu cầu này có thể cần được tìm hiểu kỹ hơn để cân nhắc thay đổi trong trường hợp cần thiết. Chẳng hạn như việc thay đổi kế hoạch tuyển dụng một kỹ sư ít kinh nghiệm hơn, nhưng có nhiều kiến thức chuyên sâu hơn về ngôn ngữ lập trình mới thì liệu có phù hợp với mục tiêu, chính sách của dự án hay không.
- Nguyên vật liệu: Đây là toàn bộ các thành phần dùng để sản xuất sản phẩm đầu ra. Ví dụ như dự án thi công nhà ở cần sắt thép, cốp pha, xi măng… dự án chatbot thì cần chuẩn bị dữ liệu đầy đủ… Nguyên vật liệu là thành phần cần được tính toán tỉ mỉ, chính xác và phải được cân đo các phần dự trù cho quá trình phát sinh thay đổi trong lúc thực thi dự án.
- Công cụ: Bao gồm các thiết bị, phần mềm và máy móc hỗ trợ góp phần vào quá trình sản xuất sản phẩm.
- Cơ sở vật chất: Được hiểu là địa điểm diễn ra hoạt động của dự án như khu vực văn phòng, kho chứa thiết bị…
3. Thu mua tài nguyên không sẵn có
Tiếp theo, người quản lý dự án cần nắm rõ các tài nguyên nào tại dự án đã có sẵn, tiến hành kiểm tra về chất lượng xem có phục vụ tốt để hoàn thành dự án hay không. Sau đó, lên kế hoạch thu mua những tài nguyên dự án chưa sở hữu. Chỉ có số ít các dự án sở hữu tất cả các tài nguyên mà không cần mua thêm. Vì vậy, việc thu mua tài nguyên là công tác quan trọng, có thể được thực hiện với sự cân nhắc 4 tiêu chí được gợi ý như sau:
- Kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn (đối với loại tài nguyên nhân lực).
- Chi phí cho từng loại tài nguyên so với ngân sách dự án.
- Mức độ quan trọng và ưu tiên của tài nguyên với mục tiêu, lịch trình của dự án.
- Số lượng nguồn cung ứng tài nguyên tại thời điểm cần phân bổ.
Bên cạnh đó, một mẹo để thu mua tài nguyên hiệu quả là tham khảo đúng chuyên gia, ví dụ người quản lý có thể tham khảo bộ phận Nhân sự để tuyển dụng tài nguyên nhân sự, tham khảo phòng tài chính để thu mua công cụ, nguyên vật liệu… Cùng với các tiêu chí và các mẹo trên, sự tính toán tỉ mỉ về số lượng, thời gian sử dụng tài nguyên cũng cần được ưu tiên thực hiện. Bởi nếu hoạt động ước lượng này chưa sát thực tế và còn sai sót, thì trong quá trình thực thi dự án, quy trình thu mua này sẽ được lặp lại cho đến khi nào tài nguyên được mua đầy đủ so với nhu cầu thực tế.
4. Tổng hợp tài nguyên trên một lịch trình
Bây giờ, bạn đã có một danh sách toàn cảnh về tất cả các thông tin liên quan đến tài nguyên. Việc cuối cùng là cần theo dõi lịch trình của dự án, theo sát từng công việc, giai đoạn của dự án và liệt kê tất cả các tài nguyên cần thiết dưới mỗi bước. Tại lịch trình này, tài nguyên cũng cần được phân quyền sở hữu mạch lạc. Một không gian làm việc số, cụ thể là một phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn trực quan hoá toàn bộ lịch trình này để theo dõi, giao tiếp và tiết kiệm thời gian thao tác thủ công. Bằng cách đó, tại mỗi thời điểm cần tài nguyên, thành viên dự án không gặp các vấn đề liên quan đến xung đột và chồng chéo quyền sở hữu.
8 thành phần quan trọng của bản kế hoạch dự án và cách tối ưu quỹ thời gian lập kế hoạch
5 kỹ thuật tối ưu kế hoạch tài nguyên dự án
Có thể việc hiểu rõ lợi ích và cách thức lập kế hoạch tài nguyên của bạn vẫn chưa phát huy tối đa tác dụng vì một số thiếu sót và nhầm lẫn. Chúng tôi gợi ý 5 kỹ thuật nhỏ giúp bạn tối ưu bản kế hoạch tài nguyên như dưới đây:
- Giao tiếp thường xuyên: Các cuộc họp định hướng mục tiêu và cột mốc ngắn hạn ở tần suất vừa phải sẽ là không gian giúp người quản lý dự án thảo luận về vai trò và trách nhiệm liên quan đến lập kế hoạch tài nguyên. Ngoài ra, trong giai đoạn thực thi, việc tập trung chia sẻ các thay đổi về biến số và kế hoạch liên quan dựa trên thực tế giúp đánh giá các ảnh hưởng đến kế hoạch tài nguyên.
- Cân bằng tài nguyên theo lịch trình: Kỹ thuật này khác với nội dung tổng hợp tài nguyên trên một lịch trình mà chúng tôi đã đề cập. Cân bằng tài nguyên theo lịch trình giúp tối ưu hóa phân bổ tài nguyên bằng cách điều chỉnh lịch trình dự án theo từng mốc thời gian, giải quyết xung đột do phân bổ quá mức tài nguyên.
- Đảm bảo sự sẵn có cho việc sử dụng tài nguyên: Ngoài việc kiểm tra chất lượng của các tài nguyên sẵn có, người quản lý dự án còn cần phải giám sát việc sử dụng tài nguyên theo kế hoạch so với thực tế và thực hiện hành động khắc phục nếu có sai lệch để đảm bảo sự sẵn có cho việc sử dụng tài nguyên.
- Đề xuất triển khai quản lý danh mục dự án: PMI nhấn mạnh sự liên kết giữa việc quản lý danh mục dự án (PPM – Project Portfolio Management) đối với quá trình quản lý tài nguyên dự án. Hoạt động thiết lập ưu tiên dự án trong danh mục dự án của một doanh nghiệp hỗ trợ việc chỉ định tài nguyên của doanh nghiệp cho dự án được ưu tiên một cách hiệu quả. Điều này giảm thiểu tối đa việc cạnh tranh tài nguyên giữa các dự án đang được thực hiện, gây nên tình trạng thiếu hụt. Một nghiên cứu của sách Project Portfolio Management: Principles and Best Practices còn chỉ ra, việc triển khai PPM đã giúp cải thiện tới 300% số lượng dự án có thể hoàn thành với cùng tài nguyên.
- Sử dụng các phương pháp ước tính: Ngoài phương pháp tham khảo các đánh giá của chuyên gia để ước tính, bất cứ khía cạnh nào trong dự án bao gồm tài nguyên, cũng có thể áp dụng 5 phương pháp ước tính dưới đây:
| # | Phương pháp | Miêu tả |
| 1 | Top-down estimation Phương pháp ước lượng từ trên xuống |
Cách tiếp cận từ trên xuống bắt đầu với mục tiêu tổng thể của dự án và sau đó chuyển sang các công việc riêng lẻ mà bạn cần hoàn thành để đạt được mục tiêu đó. Như vậy, bạn có thể áp dụng phương pháp này vào việc lập kế hoạch tài nguyên theo các bước:
|
| 2 | Bottom-up estimation Phương pháp ước lượng từ dưới lên |
Phương pháp này được áp dụng phổ biến hơn phương pháp đầu tiên, bắt đầu với danh sách các công việc của bạn, sau đó mới đi vào ước tính tổng thể. Để ước tính tài nguyên, bạn thực hiện:
|
| 3 | Three-point estimation Phương pháp ước lượng ba điểm |
Kỹ thuật này lấy điểm trung bình con số ước tính ở 3 tình huống lạc quan, bi quan và thực tế của dự án. Cụ thể hơn trong việc lập kế hoạch tài nguyên, bạn lần lượt:
|
| 4 | Analogous estimation Phương pháp ước lượng tương tự |
Bạn thực hiện thu thập các số liệu về tài nguyên tương tự tại các dự án trong quá khứ để so sánh và áp dụng trong việc lập kế hoạch tài nguyên cho dự án hiện tại. |
| 5 | Parametric estimation Phương pháp ước lượng tham số |
Phương pháp này cũng sử dụng dữ liệu về tài nguyên được lưu trữ trong quá khứ để tính toán cho dự án hiện tại, nhưng dữ liệu tại dự án hiện tại được điều chỉnh để phản ánh sự khác biệt.
Ví dụ, tại dự án đã được hoàn thành cách đây 1 năm, số lượng nhân sự thực hiện công việc A là 2. Ở dự án hiện tại, thời hạn cho công việc A đã rút ngắn còn một nửa, bạn có thể ước tính rằng, công việc này cần 4 nhân sự để hoàn thành kịp thời hạn. |
7 gợi ý giao tiếp giúp thành viên dự án tìm được tiếng nói chung
Kết
Giống như việc lập kế hoạch cho các khía cạnh khác của dự án, như ngân sách, thời gian… lập kế hoạch tài nguyên cũng cần là sự kết hợp giữa quy trình thủ công, các kỹ thuật đã nêu trên, và công nghệ. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý tìm kiếm và áp dụng những cải cách trong công nghệ về khả năng tự động hóa, ước tính, trực quan kế hoạch và lịch trình để tối ưu hóa quản lý tài nguyên dự án.
Đồng thời, hãy nghĩ nhiều hơn đến các yếu tố về thị trường, xã hội có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tài nguyên dự án. Nếu ở một bối cảnh rộng hơn trong các tập đoàn lớn, các thách thức cạnh tranh tài nguyên trong thế giới 8 tỷ người đang hiện hữu như tăng trưởng dân số, nguồn cung nước dần được thắt chặt, các tài nguyên vàng bạc kẽm gần như không còn có sẵn trong 10 năm tới, hay giá dầu mỏ tăng liên tục… đang làm cho các phương thức sản xuất và phân phối cũ của họ trở nên tốn kém hơn. Thì ở bối cảnh nhỏ mà chúng tôi đang hướng tới, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang đối mặt với thách thức thiếu hụt tài nguyên như thiếu nhân lực đủ kỹ năng và kinh nghiệm, thiếu nguồn cung cấp liên tục các công cụ vật tư do đặc thù dự án… Nhờ việc xác định các yếu tố tác động từ bên ngoài này, cùng với việc vận dụng các phương pháp cần thiết, việc thiết lập kế hoạch tài nguyên sẽ là tiền đề hiệu quả cho các giai đoạn tiếp theo như phân bổ tài nguyên, quản lý tài nguyên, giải phóng tài nguyên.
