Ngay từ khi bắt đầu một công việc tại dự án, cách mà các thành viên được đào tạo, làm quen và hội nhập với môi trường mới đã phụ thuộc vào các tài liệu được soạn thảo sẵn mà họ có quyền truy cập. Tài liệu và văn hóa giao tiếp dễ dàng được nhận ra là yếu tố thúc đẩy tính hiệu quả của quá trình thực thi trong dự án. Tuy nhiên, việc quản lý, cập nhật, và chia sẻ tài liệu giữa các đội nhóm vẫn gặp thách thức, chiếm đến 10% nguyên nhân gây ra sự kém hiệu quả trong quá trình cộng tác. Bài viết hôm nay sẽ giúp đội nhóm:
- Nắm được các loại tài liệu thường có mặt trong dự án.
- Thiết lập các tiêu chuẩn cho tài liệu dự án.
- Xây dựng tài liệu cân bằng giữa tính bền vững và kịp thời cho giai đoạn thực thi.
Tầm quan trọng của quản lý tài liệu trong dự án
Tài liệu dự án là các loại tài liệu bằng văn bản, mô tả chi tiết các công việc được thực hiện trong suốt vòng đời của dự án. Ở từng giai đoạn, người quản lý sẽ tiến hành xây dựng các loại tài liệu phổ biến liên quan đến phạm vi dự án, kế hoạch, phương án phát triển, quy trình kiểm soát thay đổi, các đánh giá và báo cáo đảm bảo chất lượng… Đây là phương tiện giúp tập hợp và chia sẻ thông tin, đảm bảo mọi người đều có bối cảnh phù hợp để tham khảo, giao tiếp và hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả.
Tác giả Michael G. Petko tại PMI ví von tầm quan trọng của việc phát triển và quản lý tài liệu đối với một dự án thành công giống như tầm quan trọng của yếu tố vị trí, phong thủy khi lựa chọn nơi ở, bởi nó cung cấp thông tin chi tiết cho tất cả các bên liên quan để đưa quyết định sáng suốt.
Thật vậy, khi thực hiện tốt việc xây dựng, quản lý tài liệu dự án, đội nhóm sẽ nhận được những lợi thế lâu dài và rõ ràng, như:
- Tối ưu hóa hiệu quả quy trình, giảm lỗi khi thực thi: Tài liệu được thiết lập sẵn cung cấp một nguồn thông tin tham khảo chính xác và nhất quán, giúp các thành viên sử dụng và đồng bộ với các cấp, các đội nhóm khác. Ngoài ra, tài liệu dự án còn là nơi để so sánh đối chiếu về tiến độ công việc đã hoàn thành và các công việc tồn đọng, hỗ trợ việc đặt ra các cam kết, yêu cầu công việc sao cho minh bạch.
- Tăng tính trách nhiệm giải trình của các thành viên: Tài liệu giúp lưu trữ, phân tách công việc và nêu rõ quyền hạn, trách nhiệm của thành viên tại công việc. Điều này giúp ngăn chặn các nhầm lẫn về phạm vi công việc và tăng tính chịu trách nhiệm cho những thành viên được trao quyền.
- Thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức: Thông qua tài liệu, các thành viên trong đội nhóm có thể chia sẻ kiến thức chuyên môn của họ với nhau, và truyền đạt kiến thức của họ cho các nhân sự mới. Các thông tin có ý nghĩa, kỹ năng và chuyên môn quan trọng nhờ được lưu trữ tập trung mà không bị thất lạc hoặc phân tán theo thời gian.
- Cải thiện phương thức cộng tác và giao tiếp: Khi thông tin được tổ chức tập trung, các bên liên quan của dự án có thể truy cập vào một thông tin đã thống nhất từ trước, giao tiếp để tìm được tiếng nói và hiểu biết chung. Từ đó, cuộc trò chuyện giữa các thành viên trong đội nhóm trở nên chất lượng và chính xác hơn bởi sở hữu nhiều thông tin hơn.
Nuôi dưỡng văn hóa chia sẻ kiến thức trong đội nhóm với 3 yếu tố nền tảng
Các loại tài liệu dự án thường gặp qua các giai đoạn dự án
Ở bất kỳ giai đoạn nào trong vòng đời gồm 5 giai đoạn đi từ bắt đầu đến kết thúc dự án, tài liệu cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi thủ tục và quy trình được ghi chép và lưu trữ, phục vụ cho việc đạt mục tiêu. Nhưng chung quy lại, người quản lý và đội nhóm sẽ bắt gặp các loại tài liệu sau trong 3 giai đoạn then chốt, gồm giai đoạn bắt đầu và lập kế hoạch dự án, giai đoạn thực thi dự án và giai đoạn kết thúc:
1. Giai đoạn bắt đầu và lập kế hoạch dự án
Đa số các dự án được phát triển xung quanh phạm vi, ngân sách và timeline được thiết lập ban đầu. Tùy thuộc vào các biến số như quy mô dự án, đặc thù mối quan hệ với khách hàng ra sao và các điều khoản, thị trường lúc này như thế nào… mức độ “tài liệu hóa” các tham số ban đầu này có thể thay đổi từ đơn giản đến phức tạp. Tuy nhiên, dù cho mức độ đơn giản của dự án như thế nào đi nữa, việc xây dựng và truyền đạt các bản tài liệu trên để tạo ra sản phẩm được giao theo kế hoạch và đưa dự án về đích là điều bắt buộc.
Các tài liệu được xây dựng ra trong giai đoạn này đề cập đến thời gian bàn giao sản phẩm, ngân sách thực hiện sản phẩm, cần những tài nguyên nào, đi qua những giai đoạn nào… Nó bao gồm văn bản đề xuất dự án, điều lệ dự án, bản mô tả phạm vi dự án, kế hoạch dự án, tài liệu mô tả quy trình cho công việc hoặc phòng ban… Đây là các tài liệu để thống nhất tất cả các thỏa thuận, kế hoạch với các bên liên quan trước khi bước vào giai đoạn thực thi. Việc ghi chép cẩn thận các loại tài liệu này sẽ giúp dự án tránh được các phiền toái sau này nếu các tranh chấp và kiện tụng phát sinh.
2. Giai đoạn thực thi dự án
Đây là giai đoạn quan trọng nhất đối với sự thành công của một dự án. Đội nhóm cùng người quản lý phối hợp để ghi chú lại cho các bên liên quan một cách kịp thời về mọi thay đổi về các chi tiết đã được thiết lập ban đầu, như phạm vi, ngân sách, tiến độ hoặc yêu cầu chất lượng.
Một tài liệu phổ biến và điển hình của giai đoạn thực thi dự án là bản báo cáo tiến độ dự án. Quá trình ghi chép các tài liệu giai đoạn này thường trong thời điểm căng thẳng và gấp rút của dự án, đôi khi bị trì hoãn hoặc lãng quên do áp lực về lịch trình phải tiếp tục hoặc trì hoãn các xử lý xác nhận thay đổi. Tuy nhiên, nếu đảm bảo được sự liên kết và cập nhật với các bên liên quan, đặc biệt là khách hàng thông qua tài liệu, không quá khó để nắm giữ “đường cơ sở của dự án”. Việc kết hợp với công nghệ để thực thi và cộng tác tại một không gian như nền tảng quản lý dự án sẽ giúp các tài liệu, hoặc dữ liệu nghiệp vụ phát sinh được đồng bộ và lưu trữ tập trung.
Khắc phục khoảng cách giữa thực thi và kế hoạch của dự án
3. Giai đoạn kết thúc
Giai đoạn đánh giá và kết thúc dự án dành cho việc hoàn thành các “thủ tục” cần thiết để kết thúc các công việc của dự án và xác định các vấn đề tồn đọng có thể trì hoãn giai đoạn kết thúc. Giai đoạn kết thúc dự án thường khiến nhiều nhà quản lý bỏ qua vì tên gọi đơn giản, nhưng đôi khi đây là bước khó khăn để thực hiện hiệu quả. Lưu ý ở đây là, nếu không được giải quyết một cách có tổ chức, việc hoàn thành dự án có thể vừa tốn kém, và vừa tốn thời gian vì kéo dài các khoản thanh toán và thời hạn.
Trong giai đoạn này, văn bản kết thúc dự án hoặc văn bản tổng kết dự án là tài liệu cần được ghi chép. Người quản lý và thành viên đội nhóm dựa vào đây để thực hiện tự đánh giá và nhìn nhận những gì đã hoàn thành và đạt hiệu quả, và những hoạt động nào cần được rút kinh nghiệm, so sánh và đối chiếu ở các dự án khác.
Tài liệu trong dự án cần đáp ứng các tiêu chuẩn nào?
Mỗi tài liệu sẽ tuân theo một mẫu chuẩn riêng, nhưng dù ở các giai đoạn nào của dự án và có đặc thù khác biệt ra sao, các văn bản trên cũng cần đáp ứng các tiêu chí dưới đây để đảm bảo tính hữu ích:
- Có mức độ chi tiết phù hợp: Rất dễ thấy việc lập tài liệu ở các dự án được thực hiện không đủ chi tiết, không đủ số lượng, hoặc ít đảm bảo tính hữu ích cho các thành viên cần truy cập. Theo PMI, đây được cho là một yếu điểm chung của nhiều dự án, dẫn đến việc truy cập thông tin chi tiết để triển khai công việc cho các bên liên quan không chính xác và đầy đủ.
Để cụ thể hoá thông tin cần được truyền đạt trong tài liệu, người lập tài liệu có thể sử dụng số liệu, hình ảnh, hay ví dụ minh họa để tăng tính rõ ràng, thực tế, thay vì chỉ mô tả cách hoàn thành công việc một cách khái quát, dễ gây ra các hiểu nhầm cho thành viên… Một cách khác, để đánh giá tính chi tiết và dễ hiểu của tài liệu hoặc quy trình, bạn có thể xem xét mức độ hiểu biết của các thành viên không chuyên về lĩnh vực đó. Vì người lập tài liệu thường có kiến thức chuyên sâu và cho rằng tài liệu đã đảm bảo tính dễ hiểu cho tất cả các thành viên. - Có thể dễ dàng truy cập được: Có đến 63% thành viên dự án dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm đúng người hoặc đúng nguồn tài liệu hỗ trợ công việc của họ. Đây là nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu trong dự án dù được xây dựng chi tiết và bổ ích, nhưng không phát huy tối đa tác dụng, khi nó được lưu trữ ở những tệp, không gian không ai có thể nhìn thấy và truy cập vào. Thực tế này đặt ra yêu cầu về tính truy cập, bảo mật và hạ tầng tốt để đảm bảo rằng các thành viên có thể tìm thấy tài liệu khi cần.
- Có thể đóng góp và chia sẻ: Người quản lý hoặc thành viên lập tài liệu không phải lúc nào cũng đảm bảo tài liệu được soạn thảo chính xác và đầy đủ nhất. Các thành viên là chuyên gia ở mảng việc mà họ chịu trách nhiệm có thể tham gia vào quá trình xây dựng tài liệu để đóng góp kiến thức. Đây được cho là cách làm hữu ích để hoàn thiện tài liệu nhanh hơn, đẩy mạnh việc cộng tác và chia sẻ trong văn hoá đội nhóm.
- Có tính cập nhật: Hiếm có tài liệu nào được hoàn thiện ở một phiên bản đầu tiên mà không có sửa đổi và cập nhật, bởi dự án luôn triển với nhiều thay đổi nhanh chóng về ngân sách, phạm vi, dòng thời gian… Quá trình cập nhật này là một thách thức đối với người quản lý nếu như dự án không sử dụng phương thức lưu trữ như lưu trữ đám mây, hoặc sử dụng cơ sở hạ tầng kho lưu trữ tài liệu không đáp ứng được các cập nhật. Vì vậy, ngoài các nguyên tắc tổ chức tài liệu thông thường, tài liệu cần được áp dụng công nghệ, hỗ trợ linh hoạt trong việc vừa lưu trữ các phiên bản cũ, vừa chỉnh sửa các phiên bản mới tại một nơi, đảm bảo tính tập trung. Đây không phải là một yêu cầu khó khăn trong thời đại số hiện tại.
Áp dụng phương pháp “tài liệu Agile” để cân bằng yếu tố tốc độ và chất lượng cho quá trình quản lý
Phương thức quản lý tài liệu dự án truyền thống thể hiện các tính chất như tính hệ thống, tính có sẵn của tài liệu, và nguyên tắc bắt buộc tài liệu phải được thống nhất và hoàn thành trước khi được bàn giao triển khai. Nhiều khó khăn nổi lên từ các nguyên tắc này liên quan đến tính cập nhật bởi người quản lý không phải lúc nào cũng có khả năng duy trì tài liệu ở trạng thái mới nhất, và đảm bảo tài liệu chính xác ngay từ giai đoạn đầu tiên.
Thách thức này càng được thể hiện rõ hơn trong lĩnh vực phần mềm. Tạp chí Forbes đã đưa ra một ví dụ thực tế liên quan đến các khó khăn khi lưu trữ các tài liệu quy trình và tài liệu kỹ thuật đào tạo một nhân sự phát triển phần mềm mới. Bởi việc duy trì tính cập nhật cho tài liệu ở đây được cho là một quá trình đầu tư tốn thời gian.
Đây là lúc phương thức quản lý tài liệu dự án Agile trở nên hiệu quả, cân bằng được cả yếu tố chất lượng và tốc độ khi xây dựng và áp dụng tài liệu. Agile hỗ trợ các bên phối hợp chặt chẽ với nhau để chuẩn bị tài liệu cho dự án với tốc độ phù hợp và nhất quán với tốc độ các nhân sự phát triển phần mềm trong mỗi chu kỳ ngắn phân phối từng chức năng sản phẩm. Cách thức xây dựng và quản lý tài liệu này bổ sung các nguyên tắc hữu ích cho đội nhóm mà người quản lý có thể tham khảo như:
- Xây dựng tài liệu vừa đủ tốt: Đảm bảo tài liệu được triển khai ngắn gọn, vừa đủ tính chi tiết và dễ hiểu cho các bên liên quan, tránh các lãng phí thời gian khi đầu tư vào loại tài liệu sẽ được cập nhật trong các đoạn thực thi dự án.
- Tận dụng tính chắc chắn của các tài liệu ổn định: Đội nhóm dựa trên nguyên tắc này để đảm bảo tính chắc chắn cho đến khi thông tin ổn định và được xây dựng thành tài liệu để triển khai cho đội nhóm, tránh xây dựng tài liệu dựa trên các thông tin có tính chất phỏng đoán.
- Thúc đẩy giao tiếp: Mục đích chính của tài liệu là truyền đạt thông tin tới các thành viên có nhu cầu truy cập. Vậy nên, điều quan trọng là cần phân tích xem tài liệu sắp được xây dựng có thực sự cần thiết không, bằng cách trao đổi với các thành viên ở mỗi chu kỳ Agile. Các thông tin, tài liệu không còn hữu ích và không còn tính cập nhật nhờ quá trình giao tiếp này cũng được lược bỏ hợp lý.
- Làm việc chặt chẽ với các bên liên quan: Quá trình này giúp người quản lý nắm rõ nhu cầu của các bên liên quan và cách họ sẽ làm việc với tài liệu mà người quản lý thiết lập, từ đó đảm bảo tính hiệu quả của tài liệu.
Ngoài ra, tính hiệu quả của tài liệu còn được thể hiện bởi các yếu tố trong công thức CRUFT với mô hình Agile, với 4 trên 5 yếu tố phụ thuộc vào đối tượng tiếp nhận tài liệu, như sau:
| Tính hiệu quả của tài liệu = C*R*U*F*T |
Trong đó:
- C = Phần trăm các thông tin chính xác
- R = Phần trăm tài liệu sẽ được đọc
- U = Phần trăm thông tin được thực sự hiểu
- F = Phần trăm thông tin trong tài liệu được theo dõi
- T = Phần trăm tài liệu được tin tưởng
Kết
Các tài liệu được xây dựng trong dự án cần có tính bền vững và dễ truy cập để đội nhóm tiến tới giai đoạn thực thi mà không có các lo lắng về việc “đập đi xây lại” các công việc, quy trình đã triển khai. Nhưng cũng cần đủ linh hoạt để có thể thực hiện các sửa đổi hoặc điều chỉnh, giúp đáp ứng với các tình huống phát sinh. Khi đảm bảo được đồng thời các yếu tố này, và linh hoạt theo đặc thù dự án, đội nhóm sẽ đảm bảo bảo được các tiêu chuẩn, đồng thời là sự cân bằng giữa hai yếu tố tốc độ và chất lượng của tài liệu.
