Ngọc Thành lựa chọn Cleeksy để chủ động xây dựng hệ thống vận hành bám sát thực tế của doanh nghiệp. Trên nền tảng này, đội ngũ nội bộ từng bước số hóa và kết nối các quy trình giữa các phòng ban, đồng thời tự điều chỉnh, cải tiến hệ thống khi nhu cầu vận hành thay đổi.
Cùng lắng nghe anh Vương, quản lý của Công ty Ngọc Thành, chia sẻ về quá trình triển khai và những kết quả doanh nghiệp đã đạt được.
Cách quản lý trước đây của doanh nghiệp anh gặp những vấn đề gì khi khối lượng công việc tăng lên?
Trước đây, doanh nghiệp anh quản lý chủ yếu bằng Excel và các công cụ riêng lẻ. Mỗi bộ phận sử dụng một file riêng nên dữ liệu bị phân tán, phải nhập lại nhiều lần giữa các phòng ban, gây mất thời gian và dễ sai sót.
Mỗi lần cần biết đơn hàng đang đến đâu, còn bao nhiêu hàng trong kho hay công việc đang xử lý tới bước nào, anh lại phải gọi từng bộ phận để hỏi và chờ tổng hợp số liệu. Có khi nhận được báo cáo thì tình hình đã thay đổi, nên xử lý cũng không còn kịp nữa.
Vì sao công ty Ngọc Thành lựa chọn cách tự xây dựng hệ thống trên nền tảng vận hành số Cleeksy?
Bên anh có sẵn đội ngũ kỹ thuật nên muốn tìm một nền tảng đủ linh hoạt để có thể tùy chỉnh theo cách doanh nghiệp vận hành. Sau khi tìm hiểu nhiều giải pháp, anh thấy Cleeksy phù hợp với định hướng đó.
Cụ thể, đội ngũ có thể tự kéo thả để tạo biểu mẫu, thiết lập quy trình, phân quyền và xây dựng báo cáo mà không phải lập trình nhiều. Các phòng ban cũng làm việc trên cùng một hệ thống, thay vì dùng nhiều phần mềm và nhiều file riêng lẻ.
Cleeksy cũng có tài liệu hướng dẫn và đội ngũ Customer Success đồng hành khi bên anh cần trao đổi hay xử lý những vấn đề phát sinh. Ban đầu mọi người chỉ mất một thời gian ngắn để làm quen. Sau khi nắm được cách sử dụng thì team anh có thể tự tạo biểu mẫu, chỉnh sửa quy trình hoặc bổ sung thêm nghiệp vụ khi cần.
Công ty anh đang sử dụng Cleeksy cho những quy trình nào?
Hiện tại bên anh dùng Cleeksy để quản lý đơn hàng, kho, giao việc và theo dõi tiến độ xử lý. Tất cả các bộ phận đều làm việc trên cùng một hệ thống, nên ai cũng biết công việc đang ở đâu, ai phụ trách và cần làm gì tiếp theo. Nếu có phát sinh thì bộ phận liên quan cũng nắm được ngay để xử lý. Ban lãnh đạo theo dõi số liệu qua các báo cáo trên hệ thống.
Bên anh không triển khai tất cả cùng lúc mà làm theo từng giai đoạn. Quy trình nào cần triển khai trước thì triển khai trước, ổn định rồi mới mở rộng sang các phần khác.
Sau một thời gian sử dụng, anh đánh giá như thế nào về trải nghiệm thực tế với Cleeksy?
Điểm khác biệt lớn nhất là các bộ phận phối hợp với nhau dễ hơn. Mọi người đều nhìn thấy công việc đang ở bước nào, ai đang xử lý và đang vướng ở đâu, nên không còn phải gọi điện hay nhắn Zalo để hỏi như trước.
Khi cần thêm một bước phê duyệt, chỉnh sửa biểu mẫu hay làm thêm báo cáo, đội ngũ kỹ thuật chỉ cần trao đổi với bộ phận sử dụng rồi cập nhật ngay trên Cleeksy. Vì vậy, các thay đổi được triển khai khá nhanh và bám sát cách làm việc thực tế của bên anh.
Công ty Ngọc Thành đã ghi nhận những thay đổi hoặc kết quả nổi bật nào?
Sau khi đưa các nghiệp vụ lên Cleeksy, hiệu quả xử lý công việc giữa các bộ phận tăng khoảng 70-80%. Các lỗi do nhập liệu nhiều lần hoặc đối chiếu giữa nhiều file giảm khoảng 30-40%, còn thời gian tổng hợp và lập báo cáo giảm khoảng 70%.
Ban lãnh đạo có thể xem thông tin đơn hàng, tiến độ xử lý và các báo cáo trực tiếp trên hệ thống, nên việc kiểm soát và ra quyết định cũng nhanh hơn.
Đội ngũ kỹ thuật nội bộ cũng có thể chủ động điều chỉnh khi quy trình làm việc thay đổi. Điều này giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh hơn với nhu cầu thực tế và duy trì khả năng cải tiến hệ thống trong quá trình sử dụng lâu dài.
Cảm ơn anh đã chia sẻ.
