Trước khi biết đến Cleeksy, công ty sản xuất bao bì Nam Việt đang gặp những khó khăn gì trong việc quản lý và vận hành?
Khi số lượng đơn hàng và dữ liệu ngày càng tăng, bên anh gặp khó khăn trong việc quản lý tập trung các bộ phận trong công ty.
Ví dụ như ở bộ phận kinh doanh, mỗi khi cần xem lại lịch sử đơn hàng, giá bán hay định mức sản xuất thì phải mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm và đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Việc tính giá cũng chưa thực sự chi tiết, còn thông tin về chính sách chiết khấu nhiều khi vẫn phải dựa vào cảm tính hay kinh nghiệm của người làm.
Bên thu mua thì anh muốn theo dõi sát hơn về dòng tiền, hạn mức mua hàng cũng như số lượng giao thực tế từ nhà cung cấp để việc kiểm soát thuận tiện hơn. Còn ở sản xuất, điều anh quan tâm là làm sao sắp xếp kế hoạch hiệu quả hơn. Thực tế có nhiều đơn hàng có thể chạy chung với nhau nhưng nếu chỉ nhìn từng đơn hàng riêng lẻ thì rất khó nhận ra. Khi có đầy đủ dữ liệu về sản phẩm, thời gian giao hàng và địa điểm giao nhận, bên anh dễ chủ động hơn trong việc bố trí sản xuất, giảm thời gian xử lý và sắp xếp công việc hợp lý hơn.
Trong quá trình tìm hiểu và đánh giá các giải pháp, đâu là những yếu tố khiến anh cảm thấy Cleeksy phù hợp nhất với nhu cầu của mình?
Cleeksy giải quyết được gần như toàn bộ nhu cầu quản lý của công ty một cách toàn diện trên cùng một hệ thống. Bên anh không muốn mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm khác nhau vì khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu sẽ khá mất thời gian. Với Cleeksy, các nghiệp vụ từ kinh doanh, mua hàng, kho đến sản xuất đều được kết nối với nhau nên việc theo dõi và quản lý thuận tiện hơn rất nhiều.
Anh cũng đánh giá cao sự linh hoạt trong quá trình triển khai. Hai bên thường xuyên trao đổi để điều chỉnh hệ thống phù hợp với thực tế vận hành của công ty. Cleeksy cũng có thể tích hợp với các phần mềm đặc thù bên anh đang sử dụng, giúp dữ liệu được kết nối xuyên suốt và hạn chế việc phải làm việc trên nhiều hệ thống khác nhau.
Công ty anh đang sử dụng Cleeksy cho những nghiệp vụ nào?
Hiện nay, hầu hết các nghiệp vụ vận hành chính của công ty đều đã được đưa lên Cleeksy:
- Quản lý báo giá và hợp đồng
- Quản lý đơn hàng
- Quản lý mua hàng và thu mua nguyên vật liệu
- Quản lý nhập – xuất – tồn kho
- Quản lý tiến độ sản xuất và ghi nhận năng suất
- Báo cáo quản trị về doanh thu, chi phí và hiệu quả hoạt động…
Sau khi hoàn thành giai đoạn đầu, bên anh đang tiếp tục phối hợp với đội ngũ Cleeksy triển khai các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự như chấm công, tính lương, thưởng và quản lý thông tin nhân viên để hoàn thiện hơn bức tranh quản trị của công ty.
Sau khi triển khai nền tảng vận hành số, anh thấy thay đổi lớn nhất là gì?
Điều anh thấy rõ nhất là công việc xử lý nhanh hơn và chính xác hơn.
Ví dụ như sau khi đưa quy trình lên hệ thống, dữ liệu được chuẩn hóa nên việc tính toán nhất quán hơn, tỷ lệ sai sót trong báo giá giảm khoảng 70%.
Về việc ra quyết định, hiện tại cũng nhanh hơn rất nhiều. Trước đây, khi cần xem số liệu thường phải tổng hợp hoặc kiểm tra lại từ nhiều nguồn khác nhau, có thể mất 1-2 ngày. Bây giờ dữ liệu đã có sẵn trên hệ thống nên việc tra cứu thuận tiện hơn. Trung bình một quyết định quản lý chỉ mất khoảng 30 phút, còn những quyết định nhỏ thì nhiều khi nhìn vào dữ liệu là có thể xử lý ngay.
Một điểm nữa là nhân sự trong công ty đỡ mất thời gian nhập liệu hơn trước. Dữ liệu được kế thừa giữa các quy trình nên không cần copy hay tìm lại thông tin từ các file khác để nhập cho đúng. Nhờ vậy thời gian nhập liệu giảm khoảng 90%, công việc cũng nhẹ nhàng và hạn chế được nhiều sai sót hơn.
Anh kỳ vọng điều gì ở giai đoạn tiếp theo?
Bên anh xem đây là một quá trình dài hạn chứ không phải một dự án triển khai phần mềm đơn thuần.
Hiện nay dữ liệu giữa các bộ phận đã được kết nối tốt hơn và các quy trình vận hành cũng rõ ràng hơn. Trong giai đoạn tiếp theo, khi các nghiệp vụ nhân sự hoàn thiện, anh kỳ vọng doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản trị đồng bộ hơn, giúp ban lãnh đạo theo dõi hoạt động thuận tiện hơn và hỗ trợ công ty phát triển trong những năm tới.
