Hồ sơ nghiệm thu là tập hợp các biên bản và tài liệu làm căn cứ xác nhận chất lượng của công việc, bộ phận, giai đoạn hoặc công trình xây dựng. Hồ sơ được lập xuyên suốt quá trình thi công, từ nghiệm thu từng công việc đến nghiệm thu hoàn thành, nhằm bảo đảm công trình đáp ứng yêu cầu thiết kế và kỹ thuật trước khi chuyển bước hoặc đưa vào sử dụng.
Vai trò của hồ sơ nghiệm thu
Hồ sơ nghiệm thu ghi nhận kết quả đánh giá chất lượng công việc xây dựng và làm căn cứ kiểm soát các điều kiện trước khi chuyển sang công việc hoặc giai đoạn tiếp theo.
- Ghi nhận kết quả nghiệm thu: Kết quả nghiệm thu công việc xây dựng được xác nhận bằng biên bản, trong đó thể hiện kết luận chấp nhận hoặc không chấp nhận nghiệm thu và các yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện nếu có.
- Làm căn cứ chuyển bước: Biên bản nghiệm thu xác định việc có được triển khai các công việc tiếp theo hay không.
- Làm cơ sở nghiệm thu giai đoạn, bộ phận: Kết quả các công việc đã được nghiệm thu, cùng với kết quả thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định, thử nghiệm hoặc chạy thử liên quan, được sử dụng để đánh giá điều kiện nghiệm thu giai đoạn hoặc bộ phận công trình.
- Xác định trách nhiệm của các bên: Biên bản thể hiện thành phần tham gia, người ký và trách nhiệm của những người trực tiếp giám sát, phụ trách kỹ thuật đối với kết quả đánh giá chất lượng công việc.
Hồ sơ nghiệm thu gồm những gì?
Thành phần hồ sơ nghiệm thu phụ thuộc vào đối tượng nghiệm thu, giai đoạn thi công, yêu cầu thiết kế và các quy định áp dụng cho công trình. Có thể phân thành các nhóm chính gồm hồ sơ nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn hoặc bộ phận công trình và nghiệm thu hoàn thành.
Hồ sơ nghiệm thu công việc xây dựng
Nghiệm thu công việc được thực hiện dựa trên hồ sơ thiết kế xây dựng, chỉ dẫn kỹ thuật, quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng và các kết quả kiểm tra, thí nghiệm liên quan.
Theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, người giám sát căn cứ vào hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, chỉ dẫn kỹ thuật được phê duyệt, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng và các kết quả kiểm tra, thí nghiệm chất lượng vật liệu, thiết bị liên quan để kiểm tra công việc xây dựng.
Hồ sơ nghiệm thu công việc thường gồm các nội dung chủ yếu:
- Tên công việc được nghiệm thu;
- Thời gian và địa điểm nghiệm thu;
- Thành phần ký biên bản;
- Kết luận nghiệm thu, gồm việc chấp nhận hoặc không chấp nhận, đồng ý triển khai công việc tiếp theo, yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện và các yêu cầu khác nếu có;
- Chữ ký, họ tên, chức vụ của người ký;
- Phụ lục kèm theo nếu có.
Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn thi công hoặc bộ phận công trình
Nghiệm thu giai đoạn thi công hoặc bộ phận công trình được thực hiện khi kết thúc một giai đoạn, một bộ phận công trình cần đánh giá chất lượng trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo hoặc khi kết thúc một gói thầu xây dựng.
Theo khoản 2 Điều 22 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, việc nghiệm thu được thực hiện trên cơ sở xem xét kết quả các công việc đã được nghiệm thu, kết quả thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định, thử nghiệm, chạy thử và mức độ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo thiết kế xây dựng và các quy định pháp luật có liên quan.
Vì vậy, hồ sơ nghiệm thu giai đoạn hoặc bộ phận công trình thường gồm:
- Biên bản nghiệm thu giai đoạn thi công hoặc bộ phận công trình;
- Kết quả các công việc xây dựng đã được nghiệm thu;
- Kết quả thí nghiệm;
- Kết quả kiểm tra;
- Kết quả kiểm định;
- Kết quả thử nghiệm, chạy thử nếu có;
- Các tài liệu liên quan đến yêu cầu kỹ thuật theo thiết kế xây dựng và quy định pháp luật có liên quan.
Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công trình
Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng được thực hiện trước khi đưa vào sử dụng. Chủ đầu tư tổ chức và trực tiếp tham gia nghiệm thu khi công trình đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Các điều kiện nghiệm thu gồm: công việc xây dựng đã được thi công đầy đủ theo hồ sơ thiết kế được phê duyệt; công tác nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn đã được thực hiện đầy đủ; kết quả thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định, thử nghiệm, chạy thử đáp ứng yêu cầu kỹ thuật; và công trình tuân thủ các quy định liên quan về phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ môi trường và pháp luật có liên quan.
Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành thường gồm:
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng;
- Hồ sơ thiết kế được phê duyệt;
- Kết quả nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn trong quá trình thi công;
- Kết quả thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định, thử nghiệm, chạy thử;
- Hồ sơ, tài liệu chứng minh việc đáp ứng các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ môi trường và các quy định pháp luật có liên quan;
- Phụ lục kèm theo biên bản nghiệm thu nếu có.
Theo khoản 6 Điều 23, biên bản nghiệm thu hoàn thành phải thể hiện tên hạng mục hoặc công trình, thời gian và địa điểm nghiệm thu, thành phần ký, đánh giá điều kiện nghiệm thu và sự phù hợp với thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật và yêu cầu hợp đồng, kết luận nghiệm thu, chữ ký và thông tin của người ký, cùng phụ lục kèm theo nếu có.
Mẫu biên bản nghiệm thu công trình phổ biến
Biên bản nghiệm thu được lập để ghi nhận kết quả nghiệm thu đối với công việc, giai đoạn, bộ phận hoặc hạng mục công trình. Nội dung biên bản cần phù hợp với đối tượng nghiệm thu và quy định áp dụng.
Một biên bản nghiệm thu thường cần có các thành phần như:
- Tên công việc, hạng mục hoặc công trình được nghiệm thu;
- Thời gian, địa điểm nghiệm thu;
- Thành phần tham gia và ký biên bản;
- Nội dung, căn cứ nghiệm thu;
- Kết quả và đánh giá nghiệm thu;
- Kết luận nghiệm thu;
- Chữ ký, họ tên, chức vụ của người ký;
- Phụ lục kèm theo nếu có.
Dưới đây là một số mẫu biên bản nghiệm thu công trình phổ biến:
Những sai lầm khi lập hồ sơ nghiệm thu
Hồ sơ nghiệm thu cần thống nhất giữa các tài liệu, phản ánh đúng quá trình kiểm tra và có đầy đủ căn cứ để xác nhận kết quả nghiệm thu. Một số sai sót thường gặp gồm:
- Thiếu tài liệu làm căn cứ nghiệm thu: Hồ sơ có thể thiếu bản vẽ thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật hoặc kết quả kiểm tra, thí nghiệm liên quan đến đối tượng nghiệm thu. Khi đó, việc đối chiếu chất lượng và đánh giá sự phù hợp của công việc sẽ thiếu căn cứ.
- Thông tin giữa các hồ sơ không thống nhất: Tên công việc, hạng mục, vị trí, thời gian hoặc thông số kỹ thuật có thể bị ghi khác nhau giữa các tài liệu. Những sai lệch này gây khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ.
- Biên bản nghiệm thu ghi nhận không đầy đủ: Biên bản cần ghi nhận các thông tin chủ yếu về đối tượng nghiệm thu, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, kết luận và các nội dung liên quan. Việc bỏ sót thông tin có thể khiến kết quả nghiệm thu không được thể hiện đầy đủ trên hồ sơ.
- Bỏ sót bước nghiệm thu trong quá trình thi công: Nghiệm thu công việc được thực hiện theo trình tự thi công và là cơ sở cho nghiệm thu giai đoạn hoặc bộ phận công trình. Nếu bỏ sót một bước nghiệm thu cần thiết, hồ sơ của các bước tiếp theo có thể thiếu căn cứ để xác nhận quá trình kiểm tra chất lượng.
- Xác định sai thành phần ký biên bản: Mỗi loại nghiệm thu có thành phần tham gia và ký biên bản tương ứng. Việc xác định không đúng người có trách nhiệm tham gia ký có thể khiến biên bản phải bổ sung hoặc hoàn thiện lại trước khi đưa vào hồ sơ.
Phần mềm quản lý xây dựng: Lợi ích và các tính năng cốt lõi
Quản lý hồ sơ nghiệm thu bằng phần mềm quản lý Cleeksy
Quản lý hồ sơ nghiệm thu bằng phần mềm giúp doanh nghiệp tập trung tài liệu, kiểm soát tiến độ xử lý và theo dõi toàn bộ quá trình nghiệm thu trên một hệ thống. Thay vì lưu trữ hồ sơ phân tán, các thông tin liên quan đến công việc, hạng mục và kết quả nghiệm thu được quản lý theo một cấu trúc thống nhất.
Cleeksy là nền tảng vận hành số được thiết kế tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ nghiệm thu theo quy trình hiện có, đồng thời kết nối công việc, tiến độ, chất lượng, hồ sơ tài liệu và các nghiệp vụ liên quan trên cùng một nền tảng.
- Quản lý tập trung hồ sơ: Lưu trữ biên bản, tài liệu kỹ thuật, kết quả kiểm tra theo từng công trình, hạng mục hoặc công việc, thuận tiện tra cứu và đối chiếu.
- Theo dõi trạng thái nghiệm thu: Theo dõi toàn bộ quá trình từ đề nghị nghiệm thu, kiểm tra đến hoàn tất, nắm rõ hồ sơ đang ở bước nào.
- Thiết lập quy trình và phân quyền: Xây dựng luồng xử lý theo quy trình thực tế, phân quyền rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận.
- Liên kết dữ liệu công việc: Kết nối hồ sơ nghiệm thu với công việc, hạng mục và tiến độ để quản lý thông tin xuyên suốt.
- Tra cứu và truy xuất: Tìm kiếm nhanh hồ sơ, tài liệu và lịch sử xử lý khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu.
- Báo cáo và theo dõi: Tổng hợp tình trạng nghiệm thu theo công trình, hạng mục hoặc thời gian, hỗ trợ theo dõi và quản lý.
Kết luận
Hồ sơ nghiệm thu là căn cứ quan trọng để ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng và xác nhận điều kiện chuyển bước, nghiệm thu hoàn thành công trình. Việc lập hồ sơ đầy đủ, thống nhất và đúng trình tự giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng, dễ dàng đối chiếu và truy xuất thông tin trong suốt quá trình thi công.
Nếu doanh nghiệp đang cần một hệ thống quản lý hồ sơ và quy trình vận hành đồng bộ, hãy liên hệ Cleeksy để được tư vấn và demo 1:1 giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.
