Lập kế hoạch dự án là một mảnh ghép quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình xây dựng và quản lý dự án. Có nhiều lộ trình và công thức được đưa ra giúp nhà quản lý dự án tính toán và phân bổ tự tin hơn, nhưng gần như không có một phép toán hoàn hảo nào có thể áp dụng hàng loạt cho tất cả các kế hoạch dự án trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây gợi ý giúp bạn:
- Xây dựng kế hoạch dự án thông qua 8 bước thiết yếu.
- Quyết định nên dành bao nhiêu thời gian cho công đoạn lập kế hoạch dự án.
Lập kế hoạch dự án (project planning) là gì?
Lập kế hoạch dự án (project planning) là quá trình người quản lý dự án xây dựng lộ trình dự án bằng cách đặt mục tiêu, ưu tiên và chỉ định các công việc, tài nguyên cần thiết, đồng thời dự đoán các rủi ro có thể có để hoàn thành dự án. Hiểu đơn giản hơn, lập kế hoạch dự án là giai đoạn xác định các thành tố điển hình như: mục tiêu, phạm vi dự án, ngân sách, tài nguyên cần thiết, lịch trình thực hiện, những rủi ro có thể xảy ra… Sau khi xác định xong tất cả các mảnh ghép này, một bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh được hoàn thành, là nền tảng hỗ trợ dự án đi đến mục tiêu.
Vai trò cốt yếu của kế hoạch dự án
Nghiên cứu của PMI đã chỉ ra rõ việc lập kế hoạch cho dự án là thành tố ảnh hưởng đến tính thành bại của dự án. Nếu không có kế hoạch dự án hoặc có kế hoạch nhưng thiếu tỉ mỉ và chặt chẽ, team bạn gần như bắt tay vào thực hiện dự án mà không có mục đích xác định. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vô tổ chức, lãng phí tài nguyên, hoặc mất kiểm soát phạm vi dự án.
Một bản kế hoạch dự án khi được triển khai và hoạt động tối ưu sẽ mang lại các giá trị như:
- Đảm bảo phương tiện giao tiếp: Kế hoạch dự án sau khi hoàn thành sẽ được công khai và chuyển đến mọi thành viên, trở thành nguồn thông tin để thành viên bắt đầu tham gia dự án, triển khai các mục tiêu. Từ đó, việc cộng tác và thực thi tại dự án luôn đảm bảo tính thông suốt và nhất quán.
- Làm cơ sở cho hoạt động quản lý: Lập kế hoạch giúp phân chia mục tiêu dự án thành các hạng mục nhỏ, bao gồm yêu cầu, nguồn nhân lực, tài nguyên, lịch trình, cột mốc, và cách thức kiểm soát các thay đổi hay phát sinh… Khi bước sang giai đoạn thực thi, việc ghi nhận số liệu thực tế từ các hạng mục này giúp so sánh và quản lý điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết.
- Giải quyết vấn đề, quản lý rủi ro phát sinh: Việc phân nhỏ mục tiêu và rà soát các nhân tố có thể làm dự án đi chệch hướng giúp người quản lý dự án dự đoán được các rủi ro tiềm ẩn, từ đó có các kế hoạch dự phòng cần thiết để thỏa mãn khả năng thực thi.
8 bước lập kế hoạch dự án đơn giản
Tùy từng ngành nghề, các dự án khác nhau sẽ có phương thức lập kế hoạch khác nhau. Cùng với bản chất thay đổi liên tục của dự án trong giai đoạn thực thi sẽ có không ít thách thức cho việc lập kế hoạch. Vì vậy, việc lập ra công thức chung về cách thức lập kế hoạch sẽ khá chủ quan và thiếu tính thực tế. Tuy nhiên, trong phạm vi của bài viết này, người lập kế hoạch có thể bám theo 8 bước cơ bản, và từ đó cụ thể hóa nội dung chi tiết để phù hợp với đặc thù dự án của mình.
Bước 1: Xác định mục tiêu
Việc xác định mục tiêu của dự án vừa cung cấp một cơ sở hợp lý để bắt đầu thực hiện dự án, vừa đưa ra dữ liệu tham chiếu giúp người quản lý dự án kết luận được việc thực hiện dự án có hiệu quả hay không.
Một lỗi đặt mục tiêu thường thấy ở nhiều người quản lý là đưa ra một cái đích chưa cụ thể hoặc chưa khả thi. Hãy áp dụng nguyên tắc S.M.A.R.T Goals, một phương pháp phổ biến giúp bạn lập ra mục tiêu đảm bảo 5 tính chất, bao gồm tính cụ thể, có thể đo lường được, khả thi, thực tế và có giới hạn thời gian. Ví dụ, thay vì thiết lập mục tiêu cho dự án Kinh doanh của quý 3 năm 2023 là tăng tỉ lệ chốt đơn hàng so với quý trước, bạn có thể viết, mục tiêu đến cuối quý 3, tỷ lệ chốt đơn hàng đạt mức ít nhất 70% các cuộc gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm.
Bước 2: Xác định phạm vi của dự án (project scope)
Sau khi định vị được mục tiêu cuối cùng, bạn cần xác định phạm vi để thiết lập ranh giới cho dự án, quy định chính xác thời hạn và sản phẩm đầu ra mà dự án sẽ bàn giao. Nếu một trong các yếu tố trên liên tục được mở rộng hoặc thu hẹp, nhưng tài nguyên và ngân sách là không đổi, dự án của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc bù đắp để tiếp tục thực hiện, thậm chí là mất kiểm soát phạm vi.
Một cách hữu ích để chia nhỏ phạm vi dự án là dùng Work Breakdown Structure – Cấu trúc phân chia công việc. Đây là cấu trúc phân tách trực quan, có thứ bậc và hướng đến khả năng phân phối của dự án. Người quản lý dự án sử dụng cấu trúc này để xác định tất cả các công việc cần hoàn thành, sau đó sắp xếp theo thứ tự để đạt được mục tiêu của dự án.
7 sai lầm phổ biến trong quản lý phạm vi dự án và cách phòng ngừa
Bước 3: Xây dựng workflow
Workflow – luồng công việc ở đây có thể hiểu như một lối đi cho toàn bộ công việc đã được phân tách ở Work Breakdown Structure – Cấu trúc phân chia công việc, bao gồm nhiều giai đoạn thể hiện tình trạng công việc. Khi công việc được tạo mới, chúng được sắp xếp theo tuyến tính để luôn tiến triển về phía trước, chuyển từ chưa hoàn thành sang hoàn thành, từ thô sang xử lý, hoặc bất cứ giai đoạn nào dựa trên quyết định của nhân viên trong team và trạng thái của công việc.
Bước 4: Tạo lịch trình và các cột mốc
Tại đây, người quản lý dự án có thể chọn hình thức timeline trên một phần mềm quản lý dự án để xây dựng lịch trình dự án. Nghĩa là trực quan hóa các công việc đã được phân tách lên một dòng thời gian duy nhất, và xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng công việc. Cách làm này giúp người quản lý dễ dàng hình dung lịch trình tổng thể của dự án, theo dõi tiến độ có thể đo lường được. Đồng thời, timeline cũng chỉ ra cụ thể đâu là điểm bắt đầu, đâu là điểm kết thúc, công việc nào phụ thuộc công việc nào khi team bạn thực hiện.
Trên timeline dự án, người quản lý có thể tiến hành xác định các cột mốc cho dự án, mỗi cột mốc có tính chất đại diện cho 1 sự kiện sẽ đạt được trong quá trình thực hiện. Quản lý dựa vào kết quả của các cột mốc này để đo lường sự tiến bộ của team, và phân công bàn giao công việc.
Bước 5: Lập kế hoạch tài nguyên
Tài nguyên trong dự án bao gồm nhân lực, công cụ, vật liệu và thiết bị được sử dụng. Một cách hữu ích để lập kế hoạch tài nguyên là sử dụng Resource Breakdown Structure – Cấu trúc phân chia tài nguyên. Đây là một danh sách có phân cấp, chia nhỏ theo chức năng và loại, giúp người quản lý dự án sắp xếp và tạo kế hoạch, dễ dàng ước tính chi phí khi biết được những gì đã có sẵn, những gì cần mua, thuê ngoài.
Để có danh sách này, bạn cần xác định các yêu cầu về tài nguyên bằng cách trả lời lần lượt các câu hỏi:
- Đâu là các biến số liên quan và ràng buộc yếu tố tài nguyên trong dự án?
- Các chính sách của dự án yêu cầu số lượng và chất lượng tài nguyên của dự án như thế nào?
- Tài nguyên nào sẵn có, tài nguyên nào cần thuê hoặc mua ngoài?
- Phân bổ quyền sở hữu cho từng tài nguyên và tổng hợp tài nguyên cho từng công việc trên lịch trình ra sao?
Bên cạnh đó, để lập kế hoạch tài nguyên, bạn có thể vận dụng phương pháp 5M – phương pháp xác định nguồn lực dựa trên 5 yếu tố Material (Hệ thống cung ứng) – Machine (Máy móc/công nghệ) – Man (Nhân sự) – Method (Giải pháp) – Measurement (Kiểm tra, đo lường). Nguyên tắc 5M là một công cụ quản lý hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tăng năng suất, chất lượng sản phẩm và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Đọc thêm: Nguyên tắc 5M – “Chìa khóa” thiết lập kế hoạch công việc hiệu quả
Bước 6: Lập kế hoạch ngân sách
Nghiên cứu Pulse of the Profession, Beyond Agility vào năm 2021 cho thấy, có tới 38% trong tổng số người trả lời khảo sát nói rằng dự án của họ không hoàn thành trong phạm vi ngân sách ban đầu.
Việc lập kế hoạch ngân sách ngay từ bước đầu nên được thực hiện cẩn thận sau khi đã hoạch định được tài nguyên để phát huy tối ưu.
Tại đây, bạn cần nêu chi tiết tổng ngân sách sẽ chi tiêu, với mục đích gì, và thời gian dự kiến chi tiêu bằng các phương pháp ước tính phổ biến, tương tự như khi ước tính tài nguyên. Qua đó, người quản lý mới nắm rõ được tình hình tài nguyên, tiết kiệm trong giai đoạn triển khai dự án, hạn chế các phát sinh, thiếu hụt, gây nên bất ngờ sau khi kết thúc dự án.
Bước 7: Ghi lại các chính sách và nguyên tắc
Quá trình lập kế hoạch cho dự án thường đi kèm với các chính sách, hướng dẫn để thực hiện. Bạn cần ghi lại tất cả các điều khoản và nguyên tắc này, lập ra tài liệu dự án cho từng hạng mục, đặc biệt là trong một dự án dài hạn. Toàn bộ team của bạn sẽ sử dụng cơ sở này cho việc đưa ra quyết định trong quá trình thực hiện công việc hằng ngày, ví dụ như thu mua vật liệu, xin nghỉ phép, tuyển dụng nhân sự mới, lên lịch công việc … Đối với mỗi công việc lặp đi lặp lại, việc sử dụng các chính sách và hướng dẫn sẽ đảm bảo được tính nhất quán, kỷ luật.
Bước 8: Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi/rủi ro
Lập một bản kế hoạch và tin rằng sẽ không bao giờ cần thay đổi nó nữa là một điều hầu như không thực tế. Vì vậy bạn cần kiểm soát được sự thay đổi một cách có trật tự và tuân thủ theo các tiêu chuẩn, đảm bảo cho việc thực hiện dự án luôn đi đúng theo baseline (đường cơ sở), chính là kế hoạch ban đầu được lập ra cho dự án.
Quy trình kiểm soát thay đổi trong dự án thường tuân theo trình tự: Đề xuất thay đổi từ mọi thành viên, Đánh giá tác động toàn diện của thay đổi, Đưa ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối. Nếu chấp nhận, người quản lý bắt đầu phát triển kế hoạch hành động, xác định rủi ro và lợi ích, và tiến hành thực hiện thay đổi theo kế hoạch đã được phê duyệt. Ngược lại, nếu các đề xuất thay đổi không được chấp thuận, thì ghi nhận đó là hiện trạng khi thực hiện dự án.
4 bước quản lý rủi ro dự án hiệu quả và vượt qua cảm giác lo sợ
Nên dành bao nhiêu thời gian cho việc lập kế hoạch?
Các lợi ích đáng kể của việc lập kế hoạch dự án thường khiến nhiều người nghĩ rằng việc tập trung nhiều thời gian vào giai đoạn này là rất cần thiết, thậm chí dành càng nhiều thời gian thì cơ hội dự án thành công càng cao. Nhưng không ít người có luồng ý kiến trái ngược và muốn rút ngắn thời gian lên kế hoạch dự án.
Một số đề cập ở bài nghiên cứu của PMI cho rằng kế hoạch của dự án quá chi tiết, khắt khe có thể hạn chế tính sáng tạo, linh hoạt của việc thực hiện dự án, hoặc đối với các kế hoạch dài hạn, thực tế phát sinh các thay đổi đôi khi còn gây lãng phí thời gian và tài nguyên.
Như vậy, nhà quản lý dự án nên dành bao nhiêu thời gian cho công đoạn lập kế hoạch?
Thời gian lên kế hoạch phụ thuộc vào nhiều biến số của dự án mà nếu muốn xác định, người quản lý đầu tiên cần trả lời được câu hỏi “Làm sao biết được chúng ta đã hoàn tất việc lập kế hoạch hay chưa?”.
Bạn hãy bắt đầu trả lời câu hỏi trên bằng cách xem xét các chức năng của một bản kế hoạch đã được đáp ứng chưa, bao gồm:
- Là công cụ giao tiếp cho cả team triển khai, bám chắc mục tiêu và phạm vi.
- Là phương tiện theo dõi tiến độ, quản lý dự án, giúp team nắm rõ yêu cầu của dự án, nhân sự, cách thức thực hiện, công cụ, lịch trình, cột mốc…
- Là phương tiện dự đoán và phòng các rủi ro hay phát sinh.
Ngoài ra, bạn cần đảm bảo việc lập kế hoạch cho dự án của mình tuân thủ các nguyên tắc liên quan đến tỉ lệ thời gian, giá trị cốt lõi mang lại của một bản kế hoạch. Nghĩa là tại đây, bạn cần đảm bảo sự cân bằng và hợp lý giữa thời gian lập kế hoạch và thời gian thực thi dự án. Trên thực tế, hoạt động lập kế hoạch chỉ là phương tiện để đạt được mục tiêu của dự án. Kết quả cụ thể đến từ việc thực thi dự án sẽ mang lại giá trị cao gấp nhiều lần so với việc lập kế hoạch chỉnh chu. Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch nên tập trung mang lại giá trị thực thay vì chỉ là một hoạt động mang tính chất chính trị, làm vừa lòng các bên tham gia.
Nếu bản kế hoạch của bạn đáp ứng tất cả các chức năng và khía cạnh trên, bản kế hoạch của bạn đã hoàn chỉnh. Từ đây, bạn có thể tự trả lời cho câu hỏi được đặt ra ban đầu nên dành bao nhiêu thời gian cho việc lập kế hoạch dự án: Thời gian thực tế sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể trong dự án của bạn.
Ngày nay, người quản lý dự án cũng có thể xem xét phương pháp quản lý dự án Agile để cân đối thời gian lên kế hoạch và thực thi một cách hợp lý. Agile chia dự án thành các giai đoạn, thường được triển khai theo các chu kỳ ngắn để thúc đẩy cải tiến liên tục. Nó đảm bảo tính năng động, nhanh nhẹn giúp bản kế hoạch thích nghi với dòng chảy của dự án. Từ đó, việc lập kế hoạch ban đầu có thể được xem xét rút ngắn, và quá trình thực thi luôn mang tính cải tiến sẽ hiệu quả hơn.
Giao việc và uỷ quyền đúng người, đúng việc, đúng phương pháp
Kết
Quá trình lập kế hoạch dự án trước tiên phải đảm bảo các thành tố chính, điển hình là 8 bước đã được gợi ý ở trên. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn nữa là sự cân đối giữa giai đoạn lập kế hoạch và thực thi kế hoạch để tạo ra giá trị thực khi kết thúc dự án. Cùng với đó là sự liên tục kiểm soát và thích nghi nhanh như khi áp dụng phương pháp quản lý Agile, vì lập kế hoạch không chỉ là công việc ngắn hạn trong một bước, mà là một giai đoạn đòi hỏi người quản lý và đội ngũ của họ bền bỉ, năng động.
