Hồ sơ thiết kế thi công là bộ tài liệu kỹ thuật bao gồm bản vẽ, thuyết minh thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật và dự toán, được sử dụng trực tiếp trong quá trình xây dựng công trình. Đây là cơ sở để thi công, giám sát, nghiệm thu và kiểm soát chất lượng, đồng thời giúp chủ đầu tư, đơn vị tư vấn và nhà thầu hạn chế sai sót, kiểm soát chi phí và đảm bảo công trình được triển khai đúng thiết kế đã được phê duyệt.
Hồ sơ thiết kế thi công là gì?
Theo Khoản 3 Điều 33 Nghị định 15/2021/NĐ-CP, Hồ sơ thiết kế xây dựng là thành phần của hồ sơ hoàn thành công trình và phải được lưu trữ theo quy định của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng và pháp luật về lưu trữ.
Trong thực tế, hồ sơ thiết kế thi công là bộ tài liệu kỹ thuật thể hiện đầy đủ các thông số, kích thước, vật liệu, cấu tạo và giải pháp thi công của công trình để phục vụ quá trình xây dựng. Bộ hồ sơ này thường bao gồm bản vẽ thiết kế, thuyết minh kỹ thuật, chỉ dẫn thi công, dự toán và các tài liệu liên quan.
Khác với thiết kế cơ sở hoặc thiết kế kỹ thuật, hồ sơ thiết kế thi công có mức độ chi tiết cao nhất, thể hiện cụ thể từng hạng mục, cấu kiện và hệ thống kỹ thuật của công trình. Đây là tài liệu được sử dụng trực tiếp tại công trường để triển khai thi công, kiểm soát chất lượng, nghiệm thu và hoàn công.
Một bộ hồ sơ thiết kế thi công đầy đủ và đồng bộ không chỉ giúp hạn chế sai sót trong quá trình xây dựng mà còn tạo cơ sở cho công tác nghiệm thu, hoàn công, quản lý và lưu trữ hồ sơ công trình sau khi đưa vào sử dụng.
Hồ sơ thiết kế thi công gồm những gì?
Theo quy định hiện hành, hồ sơ thiết kế xây dựng được lập cho từng công trình bao gồm thuyết minh thiết kế, bản tính, bản vẽ thiết kế, tài liệu khảo sát xây dựng liên quan, dự toán xây dựng công trình, chỉ dẫn kỹ thuật và quy trình bảo trì công trình (nếu có).
Trong thực tế, một bộ hồ sơ thiết kế thi công hoàn chỉnh thường được cấu thành từ các nhóm tài liệu sau:
- Thuyết minh thiết kế: Trình bày cơ sở thiết kế, tiêu chuẩn áp dụng, giải pháp kỹ thuật và các yêu cầu kỹ thuật của công trình. Đây là tài liệu giúp các bên liên quan hiểu rõ phương án thiết kế trước khi triển khai thi công.
- Bản vẽ thiết kế: Bao gồm toàn bộ bản vẽ phục vụ thi công như kiến trúc, kết cấu, cơ điện (MEP), cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy và các bản vẽ chi tiết khác. Đây là tài liệu được sử dụng trực tiếp tại công trường.
- Bản tính thiết kế: Thể hiện các tính toán kỹ thuật liên quan đến kết cấu, tải trọng, hệ thống cơ điện và các hạng mục kỹ thuật khác nhằm đảm bảo công trình đáp ứng yêu cầu về an toàn và vận hành.
- Tài liệu khảo sát xây dựng: Bao gồm các kết quả khảo sát địa hình, địa chất, hiện trạng và các điều kiện thực tế tại khu vực xây dựng, làm cơ sở cho việc lựa chọn giải pháp thiết kế phù hợp.
- Dự toán xây dựng công trình: Xác định khối lượng công việc, vật tư, nhân công và chi phí dự kiến của dự án. Đây là cơ sở để lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát chi phí trong quá trình thi công.
- Chỉ dẫn kỹ thuật: Chỉ dẫn kỹ thuật quy định các yêu cầu về vật liệu, thiết bị, biện pháp thi công và tiêu chuẩn nghiệm thu công trình. Đây là cơ sở để quản lý thi công, giám sát chất lượng và nghiệm thu theo đúng thiết kế được phê duyệt. Đối với một số công trình, chỉ dẫn kỹ thuật được lập thành tài liệu riêng trong hồ sơ thiết kế thi công.
- Quy trình bảo trì công trình (nếu có): Hướng dẫn kiểm tra, bảo dưỡng và bảo trì công trình sau khi đưa vào khai thác sử dụng.
Quy cách về hồ sơ thiết kế
Theo Điều 18 Nghị định 217/2026/NĐ-CP, hồ sơ thiết kế xây dựng được lập cho từng công trình và phải được tổ chức thống nhất để thuận tiện cho việc kiểm tra, tra cứu và lưu trữ. Dưới đây là những nội dung cần lưu ý:
Quy cách bản vẽ thiết kế
Bản vẽ thiết kế phải có kích cỡ, tỷ lệ và khung tên theo các tiêu chuẩn áp dụng trong hoạt động xây dựng. Khung tên từng bản vẽ phải có tên và chữ ký của người trực tiếp thiết kế, người kiểm tra thiết kế, chủ trì thiết kế và chủ nhiệm thiết kế. Trường hợp nhà thầu tư vấn thiết kế là tổ chức, bản vẽ phải được ký và đóng dấu của tổ chức theo quy định.
Đóng tập và quản lý hồ sơ
Sau khi hoàn thiện, hồ sơ thiết kế xây dựng phải được đóng thành tập, lập danh mục, đánh số và ký hiệu để thuận tiện cho việc tra cứu và bảo quản lâu dài. Phần hồ sơ thiết kế kiến trúc và hồ sơ xác định chi phí đầu tư xây dựng tương ứng, nếu có, được thực hiện theo quy định của pháp luật về kiến trúc và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Quản lý hồ sơ thiết kế điện tử
Hồ sơ thiết kế được lập dưới dạng điện tử phải ký số, có định dạng phù hợp với pháp luật về lưu trữ và được tổ chức thành thư mục gồm danh mục hồ sơ, tiêu đề, số thứ tự và ký hiệu. Cách tổ chức này phải bảo đảm thuận tiện cho thủ tục hành chính, tra cứu, quản lý và lưu trữ lâu dài trên môi trường điện tử.
Chủ đầu tư hoặc cơ quan chuẩn bị dự án chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ điện tử theo quy định.
Lưu ý: Để tìm hiểu chi tiết hơn các quy định về quy cách hồ sơ thiết kế xây dựng, doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết tại Nghị định 217/2026/NĐ-CP.
Quy trình lập hồ sơ thiết kế xây dựng
Việc lập hồ sơ thiết kế xây dựng được thực hiện dựa trên nhiệm vụ thiết kế, loại công trình, bước thiết kế và các quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng. Về thực tế, quá trình có thể khái quát qua các bước sau:
Bước 1. Khảo sát xây dựng
Trước khi triển khai thiết kế, đơn vị thực hiện khảo sát thu thập dữ liệu về địa hình, địa chất, hiện trạng và hạ tầng kỹ thuật liên quan. Kết quả là bộ dữ liệu khảo sát được sử dụng làm đầu vào cho thiết kế, giúp lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế của công trình.
Bước 2. Lập và phát triển phương án thiết kế
Từ dữ liệu khảo sát và nhiệm vụ thiết kế, các bộ môn triển khai phương án kiến trúc, kết cấu và hệ thống kỹ thuật. Các phương án được phối hợp và kiểm tra để đảm bảo thống nhất trước khi phát triển thành hồ sơ chi tiết. Phương án thiết kế được thống nhất để triển khai các bước tiếp theo.
Bước 3. Triển khai hồ sơ thiết kế
Phương án được phát triển thành thuyết minh thiết kế, bản tính, bản vẽ thiết kế và các tài liệu liên quan theo bước thiết kế của dự án. Đối với thiết kế bản vẽ thi công, hồ sơ phải thể hiện các thông tin kỹ thuật cần thiết để triển khai xây dựng thực tế. Các tài liệu được hoàn thiện thành bộ hồ sơ thiết kế theo phạm vi và yêu cầu của dự án.
Bước 4. Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ
Hồ sơ được rà soát về nội dung thiết kế, đối chiếu với quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng và kiểm tra sự thống nhất giữa các bộ môn. Các sai sót, thiếu sót hoặc xung đột thiết kế được phát hiện và xử lý trước khi phát hành. Hồ sơ sau rà soát sẽ được hoàn thiện để chuyển sang các bước thẩm tra, thẩm định hoặc phê duyệt theo yêu cầu.
Bước 5. Thẩm tra, thẩm định và phê duyệt
Tùy thuộc vào loại, quy mô và yêu cầu quản lý của dự án, hồ sơ được thực hiện các bước thẩm tra, thẩm định và phê duyệt theo quy định. Việc này nhằm kiểm tra sự phù hợp của hồ sơ trước khi đưa vào triển khai.
Bước 6. Phát hành và lưu trữ
Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra và phê duyệt, hồ sơ được phát hành cho chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và các bên liên quan theo phạm vi sử dụng. Hồ sơ đồng thời được quản lý và lưu trữ theo quy định, sẵn sàng phục vụ thi công, giám sát, nghiệm thu và tra cứu trong quá trình quản lý công trình.
Cách quản lý hồ sơ thiết kế xây dựng hiệu quả
Việc quản lý hồ sơ thiết kế bằng Excel, email hoặc thư mục riêng lẻ có thể khiến tài liệu bị phân tán, khó theo dõi phiên bản và mất thời gian khi cần tra cứu, đối chiếu hoặc xác định hồ sơ đang được áp dụng. Phần mềm quản lý xây dựng Cleeksy giúp doanh nghiệp tập trung hóa hồ sơ, kiểm soát thay đổi và kết nối dữ liệu thiết kế với các hoạt động thi công, tiến độ và nghiệm thu trên cùng một nền tảng.
- Quản lý phiên bản bản vẽ: Theo dõi phiên bản, trạng thái và lịch sử cập nhật của từng bản vẽ, giúp các bên xác định đúng tài liệu đang được áp dụng.
- Kiểm soát phê duyệt và thay đổi thiết kế: Thiết lập luồng phê duyệt, ghi nhận người thực hiện và lịch sử thay đổi, giúp kiểm soát hồ sơ trước khi phát hành và sử dụng.
- Kết nối hồ sơ với tiến độ và nghiệm thu: Liên kết bản vẽ, tài liệu thiết kế với công việc, tiến độ thi công, nhật ký và hồ sơ nghiệm thu để các bên dễ dàng tra cứu và đối chiếu.
Với Cleeksy, doanh nghiệp có thể quản lý hồ sơ thiết kế tập trung, kiểm soát phiên bản và thay đổi, đồng thời kết nối dữ liệu thiết kế với các quy trình thi công và nghiệm thu trong cùng một hệ thống.
Kết luận
Hồ sơ thiết kế xây dựng là cơ sở quan trọng để triển khai, kiểm soát và nghiệm thu công trình. Một bộ hồ sơ đầy đủ, đúng quy cách và được quản lý chặt chẽ giúp các bên thống nhất thông tin thiết kế, hạn chế sai sót và kiểm soát tốt hơn quá trình thi công. Với Cleeksy, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình quản lý hồ sơ thiết kế, kiểm soát phê duyệt và thay đổi, đồng thời kết nối hồ sơ với tiến độ, thi công và nghiệm thu trên cùng một nền tảng.
