Quá trình vận hành doanh nghiệp được ví như một chuyến tàu đang chạy trên đường ray. Tốc độ chạy nhanh hay chậm là nhờ sự phối hợp của nhiều yếu tố, tuy nhiên điều kiện tiên quyết đó là tàu phải chạy đúng lộ trình trên một đường ray ổn định và chắc chắn. Quy trình làm việc trong doanh nghiệp chính là những đường ray dẫn hướng cho sự vận hành doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra ở đây là, làm cách nào để thiết kế một “đường ray” chính xác và vững vàng để doanh nghiệp nhanh chóng đến với những “nhà ga mục tiêu” đã đặt ra?
Các bước xây dựng quy trình công việc chuẩn
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những lộ trình xây dựng quy trình làm việc khác nhau tùy lĩnh vực kinh doanh và đặc thù doanh nghiệp. Tuy nhiên có thể tóm gọn thành các nhiệm vụ chính dưới đây:
1. Lên ý tưởng phát thảo
Trước khi bắt đầu thiết kế quy trình công việc, cần trả lời cho các câu hỏi sau:
- Mục đích của quy trình này là gì?
- Phạm vi áp dụng của quy trình (một nhóm, một phòng ban hay toàn doanh nghiệp)?
- Các yếu tố đầu vào và đầu ra của quy trình là gì?
- Những câu trả lời này là định hướng để xây dựng một quy trình công việc phù hợp, chính xác, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp trong tương lai.
2. Xác định các nguồn lực
Doanh nghiệp cần liệt kê đầy đủ các nguồn lực cần thiết để phục vụ cho quy trình làm việc. Có thể áp dụng phân tích mô hình 5M để không bỏ sót bất cứ nguồn lực nào, bao gồm:
- Man: nguồn nhân lực
- Money: tài chính
- Machine: máy móc / công nghệ
- Material: vật liệu cung ứng
- Method: phương pháp làm việc
Tiếp theo cần xác định nguồn lực nào doanh nghiệp sẵn có và nguồn lực nào cần sự hỗ trợ của các đơn vị bên ngoài. Đây là sự chuẩn bị bắt buộc vì nó không chỉ phục vụ cho giai đoạn xây dựng quy trình mà còn là cơ sở để phân bổ nguồn lực hợp lý trong giai đoạn vận hành quy trình.
3. Liệt kê các nhiệm vụ
Bước này giống như việc hoàn thiện một bản mô tả công việc cụ thể và chi tiết: muốn hoàn thành công việc cần phải đi qua các giai đoạn nào, mỗi giai đoạn bao gồm trình tự các nhiệm vụ gì, và cụ thể cách thức thực hiện của từng bước ra sao. Cụ thể hóa nhiệm vụ như một cách để điều hướng nhân viên (đặc biệt là nhân viên mới) biết cách làm việc sao cho đúng barem mà cấp quản lý không cần phải liên tục theo sát để “cầm tay chỉ việc”.
4. Phân bổ trách nhiệm
Thông thường có 3 đối tượng tham gia vào quy trình làm việc như sau:
- Người thực hiện: Là những cá nhân trực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các nhiệm vụ trong quy trình.
- Người giám sát: Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu việc của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến hoặc định hướng để công việc không bị đi chệch hướng.
- Người hỗ trợ: Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện khi cần thiết.
Chỉ định vai trò rõ ràng ngay từ đầu giúp cho quá trình vận hành diễn ra trôi chảy, mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của nhau, tránh các tình huống nhầm lẫn trách nhiệm hoặc đổ lỗi cho nhau.
5. Vẽ workflow diagram
Ở bước này, từ tất cả những thông tin đã chuẩn bị ở trên, cấp lãnh đạo sẽ tổng hợp, phân tích và thể hiện ở dạng sơ đồ phác thảo. Đây là phương tiện đồ họa mô tả một cách trực quan quy trình làm việc, không những giúp nhân sự có được những hình dung đầu tiên về quy trình làm việc chuẩn bị áp dụng, mà còn là bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình trong tương lai.
6. Triển khai áp dụng quy trình
Sau khi đã hoàn thiện sơ đồ phác thảo, đã đến lúc doanh nghiệp có thể hiện thực hóa chúng. Nếu doanh nghiệp lựa chọn triển khai quy trình với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý công việc thì cần phải thiết lập quy trình làm việc trên hệ thống. Cụ thể là ràng buộc những điều kiện và logic cần thiết, hay cài đặt những công việc thực hiện tự động.
Tiếp theo là training cho các thành viên trong team để mọi người xác định được vai trò và nhiệm vụ của mình, nắm được cách thức hoạt động của phần mềm cũng như phương thức giao tiếp trong quá trình thực hiện. Hãy đảm bảo rằng tất cả các thành viên có liên quan đều đã sẵn sàng để đưa quy trình vào triển khai thực hiện. Càng hướng dẫn cụ thể, quá trình vận hành quy trình càng diễn ra trơn tru, ít xảy ra trục trặc hay gián đoạn giữa chừng.
7. Theo dõi và điều chỉnh
Một quy trình mới thiết lập thì không thể đòi hỏi nó vào guồng ngay lập tức. Việc triển khai thực hiện có thể đơn giản và dễ dàng đối với một nhóm nhỏ và ít thành viên. Tuy nhiên, mọi thứ sẽ trở nên khó khăn hơn với những phòng ban đông người hoặc tính chất công việc phức tạp và đòi hỏi cao. Do đó sau khi triển khai, cấp quản lý cần theo dõi chặt chẽ trong thời gian đầu để phát hiện những bất cập còn tồn đọng của quy trình làm việc mới này. Doanh nghiệp nên ưu tiên điều chỉnh quy trình trong giai đoạn này vì nó dễ xử lý hơn nhiều so với khi đã áp dụng được một thời gian dài và đem đến những rủi ro không mong muốn.
Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi tối ưu hóa quy trình làm việc
1. Phân bổ trách nhiệm cụ thể và công bằng
Để một quy trình làm việc vận hành trơn tru, trước hết cần xác định rõ ai sẽ làm công việc gì, chịu trách nhiệm gì trong quy trình đó. Việc chỉ định vai trò một cách rạch ròi ngay từ đầu khiến công việc diễn ra suôn sẻ, mỗi cá nhân tự biết được mình cần phải làm gì hay khi xảy ra vấn đề thì phải liên hệ với ai để được giải quyết.
2. Tự động, tự động và tự động
Không còn nghi ngờ gì, quy trình làm việc trong doanh nghiệp ngày nay cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa con người và công nghệ để đạt hiệu quả tốt nhất. Có những công việc cần sự trực tiếp thực thi của con người, và bên cạnh đó cũng có những thao tác có thể chuyển sang tự động hóa bằng phần mềm để tiết kiệm nhân lực và rút ngắn thời gian thực hiện. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định được nhiệm vụ nào nên nhờ đến sự hỗ trợ của công nghệ. Áp dụng tự động hóa đúng lúc đúng nơi sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được hiệu quả vận hành quy trình.
3. Thống nhất phương thức giao tiếp, trao đổi
Sự phân tán thông tin do giao tiếp không đồng bộ dễ sinh ra nhiều rắc rối. Do đó nên chọn một kênh giao tiếp cố định sao cho các cá nhân thuận tiện trao đổi trong quá trình làm việc, đồng thời thống nhất cả cách thức giao tiếp và một số nguyên tắc liên quan. Nền tảng về giao tiếp sẽ quyết định thông tin có được truyền đạt một cách nhanh chóng, chính xác hay không và công việc có diễn ra trôi chảy không.
4. Đặt ra các chỉ số KPIs cụ thể
Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPIs) giống như ngọn hải đăng giúp doanh nghiệp xác định lộ trình đúng đắn và tập trung đi theo con đường đó. Đặt kỳ vọng rõ ràng cho toàn team và từng cá nhân để không ai bị lan man hay đi chệch hướng. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý nên đặt kỳ vọng một cách thiết thực, không quá xa rời tình hình thực tế của doanh nghiệp, nếu không sẽ khiến mọi người mất động lực cố gắng.
5. Thiết lập thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ (task)
Hãy đảm bảo rằng các công việc quan trọng luôn được thiết lập trạng thái ưu tiên thực hiện. Khi có quá nhiều nhiệm vụ cần giải quyết, nhân viên có thể rơi vào tình trạng bối rối và không xác định được công việc nào khẩn cấp hay quan trọng. Trạng thái ưu tiên này bắt buộc họ nhanh chóng thực hiện công việc đó để không ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn dự án.
6. Chuẩn hóa quy trình và áp dụng lại
Sau khi đã thiết lập quy trình làm việc, thử nghiệm và cải tiến đến khi quy trình đã chuẩn hóa hoàn toàn, doanh nghiệp có thể cân nhắc nhân bản quy trình và áp dụng cho các dự án có tính chất tương tự.
Những đặc điểm của một phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Hiện tại trên thị trường có không ít những giải pháp công nghệ ra đời với mục đích tự động hóa quy trình làm việc cho các doanh nghiệp. Điều này khiến một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ băn khoăn không biết nên lựa chọn phần mềm nào là phù hợp. Dưới đây là một số gợi ý giúp các doanh nghiệp nhận diện đâu là phần mềm quản lý công việc hiệu quả:
1. Giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng
Bước đầu tiên để chuẩn hóa một quy trình là chia nhỏ nhiệm vụ và trình bày dưới dạng các giai đoạn, thường được quản lý bằng bảng Kanban. Việc hình ảnh hóa quy trình công việc giúp xử lý các tác vụ dễ dàng hơn, mỗi cá nhân đều có hình dung cụ thể về toàn bộ lộ trình xử lý công việc. Tính năng kéo – và – thả các thẻ công việc cho phép mọi người cập nhật liên tục về tiến độ công việc, từ đó tránh tình trạng sót việc hoặc trễ deadline.
2. Có tính phù hợp và tùy chỉnh cao
Các dự án khác nhau sẽ vận hành theo các quy trình làm việc mang tính chất khác nhau. Một số đơn giản, một số phức tạp, ngược lại, số khác lại có mối quan hệ ràng buộc hoặc phụ thuộc lẫn nhau. Một hệ thống quản lý dự án phải đủ linh hoạt để đáp ứng bất kì dạng quy trình nào. Lý tưởng nhất, một hệ thống quản lý quy trình làm việc nên cho phép bạn tổ chức các quy trình công việc nhưng không đặt ra bất kì giới hạn hay ràng buộc nào, các quy trình hoàn toàn có thể thực hiện song song hoặc liên tục nếu cần thiết.
3. Tạo một nền tảng tích hợp thông tin và dữ liệu
Phần mềm quản lý công việc cung cấp cho các cá nhân liên quan đến quy trình làm việc một cơ sở dữ liệu tập trung các thông tin và nguồn lực cần thiết. Đây là một phương thức tuyệt vời để cộng tác và cập nhật tiến độ, trạng thái hiện tại của dự án cho những bên có liên quan như nhân viên, cộng tác viên, đối tác, khách hàng,… Mọi người được nhận xét, chỉnh sửa hoặc chia sẻ thông tin với nhau trên một không gian làm việc điện tử, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp khi thực thi công việc.
4. Cho phép kiểm soát vai trò truy cập nếu cần thiết
Trong một quy trình làm việc, mỗi thành viên đều sẽ có những phần nhiệm vụ có liên quan đến mình và không liên quan đến mình. Có một số doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề bảo mật thông tin nên muốn mỗi cá nhân chỉ cần nắm được trách nhiệm của chính họ và các chỉ số KPI cần đạt được. Vậy thì điều quan trọng ở đây là phần mềm phải được thiết kế sao cho mỗi cá nhân có thể truy cập vào quy trình dưới góc độ cá nhân mà không làm xáo trộn trật tự các phần còn lại của dự án. Cụ thể hơn, phần mềm phải kiểm soát được quyền truy cập dựa trên vai trò, đồng thời cho phép phân công lại vai trò dễ dàng khi cần thiết.
5. Chỉ định trách nhiệm và ràng buộc thời gian
Một công cụ quy trình làm việc tốt sẽ cho phép bạn chỉ định các vai trò và sửa đổi chúng theo yêu cầu. Việc xác định vai trò trong một dự án cho phép các thành viên trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm của họ và các công việc mà họ mong đợi. Mọi dự án đều sẽ có sự thay đổi nhân sự theo thời gian, một hệ thống quy trình làm việc linh hoạt sẽ cho phép sửa đổi các vai trò theo đó. Một điều quan trọng nữa là cho phép thiết lập định mức công việc và trạng thái ưu tiên đối với những nhiệm vụ quan trọng.
6. Áp dụng mô hình lưu trữ đám mây
Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng hiện nay, các hệ thống lưu trữ đám mây đang cách mạng hóa phương thức làm việc mỗi ngày. Chúng đem lại hiệu quả về chi phí, bảo mật cao, dễ dàng mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô, và mang lại sự linh hoạt cho nhân viên. Mọi người có thể thoải mái làm việc, hợp tác hoặc chia sẻ dữ liệu với nhau bất chấp những rào cản về mặt thời gian hoặc không gian chỉ với một thiết bị có kết nối mạng. Đặc biệt, lưu trữ đám mây không tốn quá nhiều chi phí, do đó rất phù hợp áp dụng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Kết
Dĩ nhiên hiệu quả quy trình làm việc không phải thước đo duy nhất để đánh giá mức độ thành công của doanh nghiệp, nhưng nó vẫn được xem là một trong những nhân tố quan trọng mà doanh nghiệp nhất định không thể bỏ qua. Chỉ cần phối hợp nhịp nhàng giữa khả năng tư duy của nhân sự và sự tiện ích của tự động hóa, việc tối ưu hóa quy trình sẽ không còn là một nhiệm vụ khó khăn và tốn kém.
