Chi phí quản lý dự án là một trong những khoản mục quan trọng trong tổng mức đầu tư xây dựng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng điều phối, kiểm soát tiến độ và hiệu quả sử dụng vốn. Việc hiểu đúng cách xác định và quản lý chi phí này giúp chủ đầu tư hạn chế vượt ngân sách, tối ưu nguồn lực và đảm bảo dự án được triển khai đúng kế hoạch.
Chi phí quản lý dự án là gì?
Căn cứ theo Nghị định 10/2021/NĐ-CP, Chi phí quản lý dự án là chi phí cần thiết để tổ chức quản lý việc thực hiện và thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án đến kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng và quyết toán vốn đầu tư xây dựng.
Trong thực tế, chi phí quản lý dự án là ngân sách vận hành phục vụ hoạt động điều hành dự án, giúp đảm bảo triển khai đúng kế hoạch, phạm vi và mục tiêu đã phê duyệt. Khoản chi này bao gồm việc tổ chức bộ máy quản lý, điều phối giữa các bên liên quan, theo dõi tiến độ, kiểm soát chi phí và hỗ trợ ra quyết định trong suốt vòng đời dự án.
Chi phí quản lý dự án bao gồm những gì?
Theo quy định pháp luật và thực tế vận hành, chi phí này được bóc tách thành các nhóm cụ thể:
- Chi phí nhân sự: Tiền lương cán bộ quản lý, tiền công lao động theo hợp đồng, phụ cấp, tiền thưởng, phúc lợi và các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), kinh phí công đoàn.
- Chi phí hành chính & văn phòng: Vật tư, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, tuyên truyền, điện nước và các dịch vụ công cộng.
- Chi phí nghiệp vụ: Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ, ứng dụng khoa học công nghệ, tổ chức hội nghị và công tác phí.
- Chi phí tài sản: Thuê mướn, sửa chữa, mua sắm tài sản phục vụ công tác quản lý dự án.
- Chi phí dự phòng: Các khoản chi phát sinh không lường trước trong quá trình thực hiện dự án.
Chi phí quản lý dự án được xác định như thế nào?
Chi phí quản lý dự án trong xây dựng được xác định theo hai cách chính: theo định mức tỷ lệ phần trăm (%) hoặc bằng cách lập dự toán. Việc lựa chọn cách xác định cần bám vào hình thức tổ chức quản lý dự án, thời gian thực hiện, quy mô và đặc điểm công việc quản lý dự án đã được phê duyệt.
Trong thực tế xây dựng, xác định đúng chi phí quản lý dự án là bước quan trọng để chủ đầu tư có đủ nguồn lực quản lý công trình, đồng thời có cơ sở kiểm soát ngân sách trong suốt quá trình triển khai. Nếu tính thiếu, bộ máy quản lý dự án có thể không đủ nguồn lực theo sát công trường và xử lý phát sinh. Nếu tính thiếu căn cứ, khoản chi này sẽ khó giải trình khi thẩm tra, phê duyệt hoặc quyết toán.
Xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm
Theo Thông tư 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021 của Bộ Xây dựng, chi phí quản lý dự án trong tổng mức đầu tư được xác định bằng định mức tỷ lệ phần trăm (%) nhân với chi phí xây dựng và chi phí thiết bị chưa có thuế giá trị gia tăng trong tổng mức đầu tư của dự án.
Chi phí quản lý dự án = Định mức tỷ lệ % × Chi phí xây dựng và chi phí thiết bị chưa có VAT
Trong đó:
- Định mức tỷ lệ %: Tỷ lệ phần trăm tra theo Bảng 1.1 của Thông tư 12/2021/TT-BXD, căn cứ vào loại công trình và quy mô chi phí xây dựng, thiết bị
- Chi phí xây dựng và thiết bị chưa có VAT: Chi phí xây dựng và thiết bị chưa bao gồm thuế GTGT trong tổng mức đầu tư
- Chi phí quản lý dự án: Khoản chi phí để thực hiện công tác quản lý dự án theo phạm vi và nhiệm vụ đã được phê duyệt
Bảng định mức chi phí quản lý dự án theo tỷ lệ phần trăm
Nguồn: Thông tư 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021 của Bộ Xây dựng, Phụ lục VIII, Bảng 1.1 – Định mức chi phí quản lý dự án.
Đơn vị tính: tỷ lệ %.
Cơ sở tính: chi phí xây dựng và thiết bị chưa có thuế GTGT.
Ngoài ra, nếu dự án được quản lý theo các dự án thành phần, trong đó mỗi dự án thành phần có thể vận hành, khai thác độc lập hoặc được phân kỳ đầu tư để thực hiện, chi phí quản lý dự án cần được xác định riêng theo quy mô của từng dự án thành phần.
Một số trường hợp cần áp dụng hệ số điều chỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư 12/2021/TT-BXD:
| Trường hợp dự án | Hệ số điều chỉnh |
| Dự án trên biển, trên đảo, tuyến biên giới, xã có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn theo quy định | k = 1,35 |
| Dự án trải dài theo tuyến trên địa bàn từ hai tỉnh trở lên hoặc gồm các công trình riêng biệt xây dựng ở nhiều tỉnh khác nhau | k = 1,1 |
| Chủ đầu tư sử dụng tư cách pháp nhân và bộ máy chuyên môn trực thuộc đủ điều kiện năng lực để trực tiếp quản lý dự án | k = 0,8 |
| Chi phí thiết bị chiếm từ 50% trở lên trong tổng chi phí xây dựng và thiết bị của tổng mức đầu tư được duyệt | k = 0,8 |
Lưu ý: Để xem đầy đủ quy định, cách áp dụng định mức, hệ số điều chỉnh và các trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo trực tiếp Thông tư 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021 của Bộ Xây dựng và các văn bản sửa đổi, bổ sung hiện hành.
Xác định bằng cách lập dự toán
Bên cạnh phương pháp xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm, chi phí quản lý dự án cũng có thể được xác định bằng cách lập dự toán. Theo Điều 30 Nghị định 10/2021/NĐ-CP, việc lập dự toán cần phù hợp với hình thức tổ chức quản lý dự án, thời gian thực hiện, quy mô và đặc điểm công việc quản lý dự án.
Chi phí quản lý dự án được quản lý trên cơ sở dự toán được xác định hằng năm, phù hợp với nhiệm vụ, công việc quản lý dự án thực hiện và các chế độ, chính sách có liên quan.
Khoản chi phí này chỉ được điều chỉnh khi có thay đổi về:
- Phạm vi công việc quản lý dự án.
- Tiến độ thực hiện dự án.
- Nội dung điều chỉnh dự án.
Trường hợp chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án, chi phí tư vấn quản lý dự án được xác định bằng cách lập dự toán trên cơ sở nội dung và khối lượng công việc quản lý dự án được chủ đầu tư và tổ chức tư vấn thỏa thuận trong hợp đồng tư vấn quản lý dự án.
Vì vậy, khi lập dự toán chi phí quản lý dự án, hồ sơ cần thể hiện rõ phạm vi công việc, khối lượng thực hiện, thời gian triển khai và trách nhiệm của từng bên tham gia quản lý dự án. Điều này giúp chi phí quản lý dự án có đủ cơ sở để kiểm soát, thẩm tra và quyết toán trong quá trình triển khai công trình.
5 sai lầm phổ biến khiến chi phí bị đội lên
Trong thực tế triển khai, chi phí quản lý dự án bị vượt định mức thường không xuất phát từ một khoản chi đơn lẻ, mà đến từ việc xác định sai chi phí ngay từ giai đoạn lập kế hoạch và thiếu kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án.
Một số sai lầm phổ biến gồm:
- Áp sai định mức theo loại công trình: Xác định không đúng nhóm công trình hoặc quy mô đầu tư dẫn đến áp sai tỷ lệ chi phí quản lý dự án.
- Không phân tách rõ các nhóm chi phí: Dễ nhầm lẫn giữa chi phí quản lý dự án với chi phí tư vấn, giám sát hoặc chi phí vận hành khác.
- Sử dụng văn bản pháp lý đã hết hiệu lực: Nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng định mức hoặc hướng dẫn cũ, dẫn đến sai lệch trong quá trình lập và thẩm định chi phí.
- Bỏ qua hệ số điều chỉnh trong lập dự toán: Không tính đến các yếu tố như vùng khó khăn, dự án theo tuyến hoặc tỷ trọng thiết bị lớn khiến chi phí xác định không phản ánh đúng thực tế triển khai.
- Không kiểm soát chi phí theo từng giai đoạn dự án: Thiếu theo dõi xuyên suốt từ kế hoạch, triển khai đến quyết toán khiến chi phí phát sinh vượt ngoài phạm vi được phê duyệt.
Điểm chung của các sai lệch này là thiếu một hệ thống kiểm soát dữ liệu và chi phí xuyên suốt toàn bộ vòng đời dự án.
Cách kiểm soát chi phí quản lý dự án trong doanh nghiệp xây dựng
Thiết lập ngân sách quản lý dự án ngay từ đầu
Ngay từ giai đoạn lập tổng mức đầu tư hoặc kế hoạch triển khai, doanh nghiệp cần tách rõ chi phí quản lý dự án khỏi các nhóm chi phí khác như chi phí thi công trực tiếp, chi phí tư vấn, chi phí khác và chi phí dự phòng. Việc phân tách rõ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát ngân sách, hạn chế chồng lấn chi phí và thuận lợi hơn khi theo dõi phát sinh trong quá trình triển khai dự án.
Gắn chi phí với dự án, hạng mục và người phụ trách
Mỗi khoản chi phát sinh cần được gắn rõ với dự án, hạng mục, hợp đồng hoặc nhà thầu liên quan. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ người đề xuất, người phê duyệt và chứng từ đi kèm của từng khoản chi. Khi thông tin được liên kết đầy đủ, việc theo dõi ngân sách, kiểm tra phát sinh và đối chiếu chi phí khi quyết toán sẽ minh bạch và dễ kiểm soát hơn.
Chuẩn hóa quy trình đề xuất – phê duyệt – ghi nhận chi phí
Một quy trình kiểm soát chi phí hiệu quả cần thống nhất từ khâu đề xuất đến ghi nhận thực tế. Quy trình này thường gồm các bước: đề xuất chi phí, kiểm tra ngân sách còn lại, phê duyệt theo phân quyền, ghi nhận chi phí thực tế, đính kèm chứng từ và cập nhật báo cáo ngân sách. Khi toàn bộ quy trình được chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng phát sinh thiếu căn cứ hoặc sai lệch dữ liệu giữa công trường và văn phòng.
Theo dõi chi phí theo thời gian thực
Với các doanh nghiệp xây dựng quản lý nhiều công trình cùng lúc, việc theo dõi chi phí theo thời gian thực giúp phát hiện sớm các khoản vượt ngân sách hoặc công trình có dấu hiệu mất kiểm soát chi phí.
Dashboard quản lý nên thể hiện các chỉ số như ngân sách được duyệt, chi phí đã sử dụng, chi phí đang chờ duyệt, tỷ lệ sử dụng ngân sách, chi phí phát sinh theo dự án và so sánh giữa kế hoạch với thực tế. Khi dữ liệu được cập nhật liên tục, ban quản lý dự án sẽ chủ động hơn trong việc điều chỉnh ngân sách và kiểm soát phát sinh trong suốt quá trình triển khai công trình.
Phần mềm quản lý xây dựng hỗ trợ kiểm soát chi phí quản lý dự án như thế nào?
Các nền tảng quản lý xây dựng như Cleeksy giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí quản lý dự án theo một hệ thống tập trung, từ lập ngân sách, đề xuất chi phí, phê duyệt đến theo dõi thực tế phát sinh trong quá trình triển khai công trình.Thiết lập ngân sách quản lý dự án theo từng công trình, hạng mục hoặc giai đoạn triển khai.
Thông thường, hệ thống sẽ hỗ trợ:
- Gắn chi phí với dự án, hợp đồng, nhà thầu và người phụ trách.
- Theo dõi chi phí đã sử dụng, chi phí chờ duyệt và ngân sách còn lại.
- Chuẩn hóa quy trình đề xuất – phê duyệt – ghi nhận chi phí.
- Đính kèm chứng từ, hồ sơ và lịch sử phê duyệt của từng khoản chi.
- Cảnh báo các khoản vượt ngân sách hoặc phát sinh ngoài kế hoạch.
- Tổng hợp dashboard chi phí theo thời gian thực để ban lãnh đạo theo dõi nhiều công trình cùng lúc.
Với khả năng tùy chỉnh theo mô hình vận hành thực tế của doanh nghiệp xây dựng, Cleeksy giúp liên kết dữ liệu chi phí với tiến độ, hợp đồng, hồ sơ thanh toán và nghiệm thu trên cùng một hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát phát sinh minh bạch hơn, giảm sai lệch dữ liệu và thuận lợi hơn trong quá trình thanh toán, quyết toán công trình.
Phần mềm quản lý thi công xây dựng
Kết luận
Chi phí quản lý dự án ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm soát tiến độ, nguồn lực và ngân sách trong suốt quá trình triển khai công trình. Khi chi phí được xác định đúng, theo dõi xuyên suốt và quản lý tập trung, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể rủi ro phát sinh vượt ngân sách, sai lệch dữ liệu và khó khăn trong quá trình quyết toán.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần kiểm soát chi phí quản lý dự án minh bạch và chặt chẽ hơn, hãy liên hệ Cleeksy để xây dựng hệ thống quản lý phù hợp với mô hình vận hành thực tế của doanh nghiệp xây dựng.
