LIFO (Last In, First Out) là phương pháp xuất kho trong đó vật tư nhập sau được ưu tiên xuất trước. Trong sản xuất, phương pháp này có thể phù hợp với một số loại vật tư không có hạn sử dụng và ít biến động về chất lượng theo thời gian.
Bài viết phân tích LIFO trong quản lý kho sản xuất, từ nguyên lý hoạt động, ưu nhược điểm, điều kiện áp dụng đến cách kiểm soát xuất vật tư theo LIFO bằng phần mềm.
LIFO là gì?
LIFO là viết tắt của Last In, First Out, nghĩa là nhập sau – xuất trước. Theo nguyên tắc này, lô vật tư nhập kho gần nhất sẽ được ưu tiên xuất dùng trước cho sản xuất.
Cụ thể, khi phát sinh nhu cầu cấp vật tư, nhân viên kho xác định lô nhập gần nhất còn tồn và ưu tiên xuất lô này trước. Nếu số lượng không đủ, tiếp tục xuất từ lô liền trước cho đến khi đáp ứng đủ nhu cầu của lệnh sản xuất.
Ví dụ, kho có 3 lô thép cuộn cùng loại:
| Lô | Ngày nhập | Số lượng |
| Lô 01 | 01/09 | 100 cuộn |
| Lô 02 | 05/09 | 150 cuộn |
| Lô 03 | 12/09 | 200 cuộn |
Ngày 15/09, một lệnh sản xuất cần 280 cuộn. Theo LIFO, kho xuất 200 cuộn từ lô 03 trước, sau đó xuất thêm 80 cuộn từ lô 02. Sau khi xuất, lô 02 còn 70 cuộn và lô 01 còn nguyên 100 cuộn.
Với cách này, thứ tự xuất vật tư được xác định theo thời điểm nhập kho của từng lô, thay vì chọn lô theo vị trí hoặc theo thời điểm sử dụng thực tế.
Ưu và nhược điểm của LIFO trong sản xuất
Nguyên tắc LIFO được áp dụng trong sản xuất và có những ưu – nhược điểm nhất định, cụ thể như sau:
Ưu điểm của LIFO
- Giảm thao tác lấy hàng trong một số mô hình kho: Với các kho xếp chồng hoặc lưu trữ dạng khối (ví dụ thép cuộn, tấm ván, bao xi măng), lô mới nhập thường nằm ở vị trí trên cùng hoặc ngoài cùng, dễ tiếp cận hơn lô cũ nằm sâu bên dưới. Xuất theo LIFO giúp giảm số lần di chuyển, đảo hàng khi lấy vật tư.
- Thuận tiện khi lô nhập sau nằm ở vị trí dễ tiếp cận: Nếu quy trình nhập kho đặt lô mới ở khu vực gần cửa xuất, việc ưu tiên xuất lô mới giúp rút ngắn thời gian thao tác và giảm quãng đường di chuyển của nhân viên kho.
- Phù hợp với một số nguyên vật liệu đồng nhất: Khi các lô vật tư có chất lượng và quy cách tương đương, việc xuất lô nào trước không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đầu ra, nên LIFO có thể áp dụng mà không phát sinh rủi ro kỹ thuật.
Nhược điểm của LIFO
- Lô nhập trước có thể tồn lâu: Do ưu tiên xuất lô mới, vật tư nhập trước có thể tiếp tục nằm trong kho qua nhiều chu kỳ nhập xuất.
- Khó kiểm soát tuổi tồn kho nếu không theo dõi thường xuyên: Khi không có hệ thống ghi nhận rõ ràng theo từng lô, bộ phận kho khó biết chính xác lô nào đã tồn bao lâu, dẫn đến rủi ro tồn đọng kéo dài mà không được phát hiện kịp thời.
- Không phù hợp với vật tư có hạn sử dụng: Hóa chất, keo, sơn và các nguyên liệu có hạn dùng có thể hết hạn trước khi được sử dụng nếu doanh nghiệp luôn ưu tiên xuất lô mới.
- Tăng nguy cơ vật tư xuống cấp hoặc lỗi thời: Một số vật tư có thể bị ảnh hưởng bởi độ ẩm, oxy hóa, thời gian lưu kho hoặc thay đổi tiêu chuẩn kỹ thuật.
Khi nào nên và không nên áp dụng LIFO trong sản xuất?
LIFO phù hợp với những loại vật tư có tính ổn định trong thời gian lưu kho và không yêu cầu ưu tiên theo hạn sử dụng. Ngược lại, với vật tư dễ xuống cấp, lỗi thời hoặc cần kiểm soát thời hạn, doanh nghiệp nên cân nhắc phương pháp xuất kho khác.
Vật tư phù hợp với LIFO
LIFO có thể được áp dụng khi vật tư đáp ứng các đặc điểm sau:
- Không có hạn sử dụng: Vật tư không bị giới hạn thời gian sử dụng theo quy định hoặc theo tính chất hóa lý (thép, gỗ nguyên liệu, một số loại nhựa kỹ thuật).
- Các lô có chất lượng tương đương: Chất lượng và quy cách giữa các lô không có khác biệt đáng kể, không ảnh hưởng đến yêu cầu của sản phẩm.
- Ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho: Vật tư vẫn duy trì các đặc tính cần thiết sau thời gian tồn kho dài.
- Phù hợp với cách bố trí kho: Lô nhập sau nằm ở vị trí dễ tiếp cận, chẳng hạn phía trên hoặc phía ngoài trong mô hình xếp chồng. Khi đó, xuất theo LIFO có thể giảm thao tác di chuyển và đảo hàng.
Vật tư không phù hợp với LIFO
LIFO không phù hợp khi việc để các lô nhập trước tồn lâu có thể ảnh hưởng đến chất lượng, khả năng sử dụng hoặc kế hoạch sản xuất, chẳng hạn:
- Có hạn sử dụng: Hóa chất, keo, sơn và một số loại phụ gia cần được kiểm soát thời hạn. Nếu lô mới được ưu tiên xuất trước, các lô cũ có thể tồn lại quá lâu.
- Dễ xuống cấp theo thời gian: Vật tư nhạy cảm với độ ẩm, nhiệt độ hoặc thời gian lưu kho cần được kiểm soát theo điều kiện bảo quản và thời gian sử dụng.
- Dễ lỗi thời về quy cách hoặc công nghệ: Linh kiện và vật tư gắn với tiêu chuẩn kỹ thuật có thể mất khả năng sử dụng khi thiết kế hoặc yêu cầu sản phẩm thay đổi.
- Cần ưu tiên lô cũ hoặc lô gần hết hạn: Với những trường hợp này, FIFO hoặc FEFO có thể phù hợp hơn vì thứ tự xuất được xác định theo ngày nhập hoặc hạn sử dụng.
Những yếu tố cần cân nhắc trước khi áp dụng
Việc lựa chọn LIFO không chỉ phụ thuộc vào loại vật tư mà còn liên quan đến cách tổ chức kho và quy trình cấp vật tư cho sản xuất. Doanh nghiệp nên kiểm tra các yếu tố sau:
- Đặc tính vật tư: Có hạn sử dụng hay không, mức độ đồng nhất giữa các lô.
- Thiết kế kho: Bố trí vật lý có cho phép lô mới dễ tiếp cận hơn lô cũ hay không.
- Tần suất nhập xuất: Vật tư nhập/xuất càng thường xuyên, việc kiểm soát tuổi tồn theo LIFO càng cần hệ thống hỗ trợ chặt chẽ.
- Khả năng kiểm soát tuổi tồn kho: Doanh nghiệp có công cụ theo dõi thời gian tồn của từng lô hay không, để tránh vật tư cũ bị “quên” trong kho.
- Yêu cầu truy xuất Lot/Batch: Ngành có yêu cầu truy xuất nguồn gốc theo lô (ví dụ sản xuất theo tiêu chuẩn ISO, ngành có kiểm định chất lượng) cần đảm bảo LIFO không làm mất khả năng truy vết.
LIFO, FIFO và FEFO khác nhau như thế nào?
LIFO, FIFO và FEFO đều xác định thứ tự xuất vật tư khỏi kho, nhưng dựa trên các tiêu chí khác nhau. Trong sản xuất, việc lựa chọn phương pháp cần căn cứ vào đặc tính vật tư, thời gian lưu kho và yêu cầu sử dụng của từng lô.
| Tiêu chí | LIFO | FIFO | FEFO |
| Tên đầy đủ | Last In, First Out | First In, First Out | First Expired, First Out |
| Nguyên tắc xuất | Lô nhập sau xuất trước | Lô nhập trước xuất trước | Lô có hạn dùng gần nhất xuất trước |
| Căn cứ xuất kho | Thời điểm nhập kho, mới nhất trước | Thời điểm nhập kho, cũ nhất trước | Hạn sử dụng |
| Phù hợp với | Vật tư ổn định, không có hạn dùng | Vật tư cần luân chuyển đều theo thời gian nhập | Vật tư có hạn sử dụng hoặc cần kiểm soát thời hạn |
| Ví dụ | Thép cuộn, gỗ nguyên liệu, một số vật tư công nghiệp | Nguyên vật liệu, linh kiện cần kiểm soát tuổi tồn | Hóa chất, keo, sơn, phụ gia có hạn dùng |
| Điểm cần lưu ý | Lô cũ có thể tồn lâu | Cần đảm bảo tiếp cận được lô cũ khi xuất | Cần quản lý chính xác hạn sử dụng của từng lô |
LIFO và FIFO khác nhau như thế nào?
LIFO ưu tiên lô nhập gần nhất, trong khi FIFO ưu tiên lô nhập sớm nhất. Với cùng một loại vật tư, hai phương pháp sẽ tạo ra thứ tự xuất kho ngược nhau.
Ví dụ, kho có ba lô vật tư nhập lần lượt ngày 01/09, 05/09 và 12/09. Nếu cần xuất kho ngày 15/09:
- LIFO: xuất lô 12/09 trước, sau đó đến lô 05/09.
- FIFO: xuất lô 01/09 trước, sau đó đến lô 05/09.
Trong sản xuất, FIFO phù hợp hơn khi doanh nghiệp muốn kiểm soát tuổi tồn và hạn chế lô cũ lưu kho quá lâu. LIFO phù hợp hơn khi đặc tính vật tư cho phép và lô nhập sau có vị trí thuận tiện để xuất.
LIFO và FEFO khác nhau như thế nào?
Điểm khác biệt chính nằm ở căn cứ xác định lô cần xuất trước. LIFO dựa trên thời điểm nhập kho, còn FEFO dựa trên hạn sử dụng.
Với FEFO, một lô nhập sau vẫn có thể được xuất trước nếu có hạn sử dụng gần hơn. Vì vậy, FEFO phù hợp với các vật tư mà thời hạn sử dụng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và khả năng đưa vào sản xuất,
Cách áp dụng LIFO trong quản lý kho sản xuất
Để áp dụng LIFO hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm vật tư, quản lý theo từng lô và đảm bảo thứ tự xuất kho được thực hiện nhất quán. Quy trình có thể triển khai theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định vật tư có thể áp dụng LIFO
Trước khi thiết lập LIFO, doanh nghiệp cần phân loại vật tư theo hạn sử dụng, đặc tính bảo quản, mức độ đồng nhất giữa các lô và yêu cầu truy xuất.
Ưu tiên áp dụng LIFO cho vật tư:
- Không có hạn sử dụng hoặc ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho.
- Các lô có chất lượng và quy cách tương đương.
- Không yêu cầu ưu tiên xuất theo hạn sử dụng.
- Có thể bố trí lô nhập sau ở vị trí dễ lấy.
Với vật tư có hạn sử dụng như hóa chất, keo, sơn hoặc phụ gia, cần cân nhắc FIFO hoặc FEFO thay vì áp dụng LIFO.
Doanh nghiệp không nên áp dụng một nguyên tắc xuất kho cho toàn bộ vật tư. Mỗi nhóm có thể sử dụng LIFO, FIFO hoặc FEFO tùy đặc tính và yêu cầu sử dụng.
Bước 2: Quản lý vật tư theo lô
Mỗi lô nhập kho cần được ghi nhận đầy đủ mã vật tư, số Lot/Batch, ngày nhập, số lượng và vị trí lưu kho. Dữ liệu này giúp xác định chính xác lô nào được nhập gần nhất và cần ưu tiên xuất theo nguyên tắc LIFO.
Khi vật tư được chia nhỏ hoặc xuất một phần, số lượng còn lại của từng lô cũng cần được cập nhật để đảm bảo thứ tự xuất kho luôn chính xác.
Bước 3: Bố trí kho để hỗ trợ LIFO
Cách bố trí vật tư cần hỗ trợ trực tiếp cho thứ tự xuất kho. Lô nhập sau nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận hơn để nhân viên có thể lấy hàng mà không phải di chuyển quá nhiều lô phía trước.
Tùy đặc tính vật tư, doanh nghiệp có thể:
- Xếp lô mới phía trên lô cũ với vật tư phù hợp.
- Bố trí lô mới ở phía ngoài hoặc gần khu vực xuất kho.
- Phân khu riêng cho các nhóm vật tư áp dụng LIFO.
- Gắn mã vị trí và nhãn Lot/Batch rõ ràng.
Không nên ưu tiên việc “xếp cho đúng LIFO” nếu cách bố trí làm tăng nguy cơ đổ, va chạm hoặc hư hỏng vật tư. An toàn lưu trữ và khả năng tiếp cận thực tế vẫn là điều kiện cần khi thiết kế vị trí kho.
Bước 4: Xuất vật tư theo LIFO cho lệnh sản xuất
Khi phát sinh lệnh sản xuất, kho xác định nhu cầu vật tư và kiểm tra các lô đang tồn. Lô nhập gần nhất được ưu tiên xuất trước; nếu số lượng không đủ, tiếp tục xuất từ lô nhập trước đó cho đến khi đáp ứng đủ nhu cầu.
Sau khi xuất, cần ghi nhận chính xác lô vật tư, số lượng thực xuất và lệnh sản xuất sử dụng. Dữ liệu này giúp đối chiếu tồn kho và truy xuất vật tư khi cần.
Bước 5: Kiểm soát các lô tồn và điều chỉnh khi cần
Đặc điểm của LIFO là các lô nhập trước có thể tiếp tục nằm lại trong kho nếu liên tục phát sinh lô mới. Vì vậy, sau khi áp dụng LIFO, doanh nghiệp cần theo dõi tuổi tồn của từng Lot/Batch, thay vì chỉ theo dõi tổng lượng tồn.
Với những lô có thời gian tồn vượt ngưỡng kiểm soát, doanh nghiệp có thể đánh giá lại tình trạng vật tư và điều chỉnh thứ tự xuất nếu cần, chẳng hạn ưu tiên sử dụng lô cũ để hạn chế tồn đọng.
Phần mềm quản lý sản xuất và 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng
Quản lý LIFO bằng phần mềm quản lý Cleeksy
Khi số lượng vật tư và giao dịch nhập – xuất tăng lên, việc áp dụng LIFO bằng Excel hoặc sổ sách thủ công dễ phát sinh sai lệch trong xác định lô xuất, cập nhật tồn kho và truy xuất lịch sử vật tư. Phần mềm quản lý sản xuất Cleeksy giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy tắc xuất kho, quản lý dữ liệu theo từng lô và liên kết trực tiếp với nhu cầu vật tư của sản xuất.
Với Cleeksy, doanh nghiệp có thể quản lý LIFO trong quy trình vận hành kho và sản xuất thông qua các năng lực:
- Quản lý vật tư theo Lot/Batch: Theo dõi thông tin từng lô vật tư như ngày nhập, số lượng, vị trí và lịch sử nhập – xuất, tạo cơ sở để xác định đúng thứ tự xuất kho.
- Kiểm soát xuất kho theo nguyên tắc LIFO: Thiết lập quy tắc xuất kho để xác định lô vật tư cần ưu tiên khi phát sinh nhu cầu, giảm phụ thuộc vào việc nhân viên kho tự tra cứu và lựa chọn lô.
- Liên kết kho với lệnh sản xuất: Kết nối nhu cầu vật tư từ lệnh sản xuất với quá trình cấp phát tại kho, ghi nhận vật tư đã cấp và lượng tiêu hao theo từng lệnh.
- Theo dõi tồn kho theo từng lô: Quản lý số lượng tồn và lịch sử sử dụng của từng lô, hỗ trợ phát hiện các lô nhập trước nhưng chưa được sử dụng trong thời gian dài.
- Đồng bộ dữ liệu kho và sản xuất: Dữ liệu nhập, xuất, tồn và tiêu hao vật tư được cập nhật trên cùng quy trình, giúp bộ phận kho và sản xuất có cơ sở thống nhất để theo dõi và đối chiếu.
Kết luận
LIFO giúp doanh nghiệp tổ chức xuất kho theo nguyên tắc nhập sau, xuất trước, phù hợp với những vật tư ổn định và không yêu cầu ưu tiên theo hạn sử dụng. Để vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý chính xác từng lô và kiểm soát tồn kho theo thời gian.
Với Cleeksy, doanh nghiệp có thể quản lý vật tư theo Lot/Batch, kiểm soát xuất kho và liên kết dữ liệu kho với sản xuất. Liên hệ Cleeksy để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy trình vận hành của doanh nghiệp.
