Báo cáo xây dựng và các mẫu báo cáo phổ biến

Báo cáo xây dựng là tài liệu tổng hợp tình hình thi công, tiến độ, khối lượng, chất lượng và các vấn đề phát sinh trong dự án. Bài viết này tổng hợp các loại báo cáo phổ biến, quy định liên quan, mẫu báo cáo và giải pháp quản lý để doanh nghiệp dễ áp dụng trong thực tế.

Báo cáo xây dựng là gì?

Báo cáo xây dựng là tài liệu tổng hợp và phản ánh tình hình thực hiện công trình hoặc dự án theo từng giai đoạn, bao gồm tiến độ, khối lượng, chất lượng, vật tư, nhân lực, an toàn và các vấn đề phát sinh. Tùy mục đích sử dụng, báo cáo có thể được lập bởi chủ đầu tư, ban quản lý dự án, nhà thầu hoặc đơn vị tư vấn giám sát.

Báo cáo giúp các bên nắm bắt tình hình thực tế, đối chiếu với kế hoạch, phát hiện vấn đề và đưa ra phương án xử lý kịp thời. Một số loại báo cáo còn được lập theo yêu cầu của pháp luật và phải tuân thủ nội dung, biểu mẫu hoặc quy trình tương ứng.

Các loại báo cáo xây dựng phổ biến

Trong quá trình triển khai dự án, báo cáo xây dựng giúp các bên nắm bắt tình hình thực tế và làm cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát công việc trên công trường. Tùy nội dung và mục đích sử dụng, báo cáo có thể được phân thành nhiều loại, từ tiến độ, giám sát, khối lượng đến chất lượng và quản lý dự án.

Báo cáo tiến độ thi công

Báo cáo tiến độ thi công phản ánh tình hình thực hiện các hạng mục so với kế hoạch đã đề ra, giúp chủ đầu tư và các bên liên quan nắm được mức độ hoàn thành, nhận diện nguy cơ chậm tiến độ và kịp thời điều chỉnh kế hoạch.

Điều 18 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định nhà thầu phải lập tiến độ thi công phù hợp với hợp đồng và tiến độ tổng thể; các bên liên quan có trách nhiệm theo dõi, giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Trường hợp tiến độ tổng thể bị kéo dài, chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư để xem xét điều chỉnh.

Báo cáo giám sát thi công

Báo cáo giám sát thi công là tài liệu ghi nhận kết quả theo dõi, kiểm tra và đánh giá quá trình thi công tại công trường, giúp chủ đầu tư nắm được tình hình tiến độ, chất lượng, khối lượng, nghiệm thu và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Điều 19 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định tổ chức, cá nhân thực hiện giám sát phải lập báo cáo về công tác giám sát gửi chủ đầu tư. Báo cáo được lập định kỳ hoặc theo giai đoạn thi công, và khi nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành gói thầu, hạng mục hoặc công trình. Nội dung và mẫu báo cáo được quy định tại Phụ lục IVa và IVb của Nghị định.

Báo cáo chất lượng, an toàn và sự cố

Báo cáo chất lượng, an toàn và sự cố ghi nhận tình trạng chất lượng thi công, các vấn đề về an toàn và sự cố phát sinh tại công trường, giúp các bên theo dõi vấn đề, xác định mức độ ảnh hưởng và kiểm soát quá trình khắc phục.

Đối với sự cố công trình, Điều 44 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định chủ đầu tư phải thông báo ngay sau khi xảy ra sự cố và báo cáo bằng văn bản trong vòng 24 giờ. Báo cáo cần nêu các thông tin chính về công trình, các tổ chức, cá nhân tham gia, diễn biến sự cố và thiệt hại về người, tài sản nếu có. 

Báo cáo quản lý dự án xây dựng

Báo cáo quản lý dự án xây dựng là báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện dự án, thường bao quát các nội dung như tiến độ, khối lượng, chi phí, nguồn lực, chất lượng và các vấn đề phát sinh. Báo cáo giúp chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các bên liên quan theo dõi tổng thể tình hình triển khai và làm cơ sở đưa ra quyết định quản lý.

Việc xây dựng báo cáo quản lý dự án đầy đủ và có hệ thống giúp chủ đầu tư, nhà thầu và các bên liên quan dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế, đối chiếu kết quả với kế hoạch và chủ động xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện.

Mẫu báo cáo xây dựng phổ biến hiện nay

Mẫu báo cáo xây dựng cần phù hợp với mục đích sử dụng và thông tin cần theo dõi trong từng giai đoạn của dự án. Từ báo cáo tiến độ, giám sát thi công đến báo cáo hoàn thành công trình, mỗi loại có nội dung và yêu cầu lập khác nhau. Dưới đây là các mẫu báo cáo phổ biến được sử dụng trong quản lý và thi công xây dựng.

Quản lý báo cáo xây dựng hiệu quả với nền tảng số

Báo cáo xây dựng cung cấp dữ liệu về tiến độ, khối lượng, chất lượng và các vấn đề phát sinh để quản lý dự án theo dõi và xử lý kịp thời. Khi dự án có nhiều hạng mục, nhà thầu và dữ liệu từ công trường, việc cập nhật và tổng hợp thủ công dễ gây chậm trễ, sai lệch và khó kiểm soát. Số hóa giúp kết nối dữ liệu từ công trường với hệ thống quản lý, rút ngắn thời gian tổng hợp và nâng cao khả năng kiểm soát dự án.

• Thu thập và cập nhật dữ liệu trực tiếp từ công trường: Cập nhật công việc, tiến độ, khối lượng, vật tư, hình ảnh và vấn đề phát sinh ngay tại công trường.
• Chuẩn hóa dữ liệu báo cáo giữa các bên: Đồng bộ biểu mẫu và thông tin để chủ đầu tư, ban quản lý, nhà thầu và giám sát cùng làm việc trên một cấu trúc thống nhất.
• Theo dõi tiến độ, khối lượng và vấn đề trên cùng một hệ thống: Tập trung dữ liệu để theo dõi tiến độ, khối lượng và vấn đề phát sinh, đối chiếu nhanh với kế hoạch.
• Tự động tổng hợp báo cáo và dashboard: Tổng hợp dữ liệu thành báo cáo và dashboard theo nhu cầu, giảm thời gian nhập liệu và xử lý thủ công.

Phần mềm quản lý xây dựng Cleeksy giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý báo cáo theo đúng quy trình vận hành thực tế, từ thu thập dữ liệu tại công trường, chuẩn hóa biểu mẫu, phê duyệt, tổng hợp đến theo dõi và báo cáo. Doanh nghiệp có thể thiết kế các ứng dụng và quy trình phù hợp với thực tế vận hành. 

Kết luận 

Báo cáo xây dựng là cơ sở quan trọng để theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng, khối lượng và các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án. Tùy mục đích và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp cần lựa chọn loại báo cáo, nội dung và biểu mẫu phù hợp, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật đối với những báo cáo có yêu cầu bắt buộc.

Khi quy mô dự án và lượng dữ liệu ngày càng lớn, số hóa quy trình báo cáo giúp các bên cập nhật thông tin nhanh hơn, giảm tổng hợp thủ công và nâng cao khả năng kiểm soát. Liên hệ Cleeksy để được chuyên gia tư vấn xây dựng giải pháp phù hợp với quy trình vận hành, kết nối dữ liệu và nâng cao hiệu quả triển khai dự án xây dựng.