Chuỗi cung ứng trong ngành xây dựng vận hành với mức độ phức tạp cao, liên quan đến nhiều nhà cung cấp, nhà thầu và thầu phụ ở các lĩnh vực khác nhau. Mua sắm vật tư chính là mắt xích quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng này. Tuy nhiên, các sai sót trong quy trình mua sắm không chỉ gây ra tình trạng đội chi phí, chậm tiến độ, mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp.
Dưới đây là những yếu tố then chốt giúp quản lý mua sắm vật tư hiệu quả, được số hóa trên nền tảng Cleeksy, hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng kiểm soát toàn diện và tối ưu vận hành.
1. Tạo đề xuất vật tư, đáp ứng kịp thời nhu cầu thi công
Giai đoạn lập đề xuất vật tư thường là bước đầu trong quy trình mua sắm.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy đội thi công gặp nhiều khó khăn khi gửi yêu cầu vật tư phát sinh từ công trường về văn phòng, với nhiều bước điền giấy tờ và quy trình phê duyệt phức tạp.
Điều này không chỉ làm gián đoạn tiến độ thi công mà còn tiềm ẩn nguy cơ thất thoát thông tin và tăng chi phí.
Số hóa quy trình với Cleeksy mang lại giải pháp linh động, giúp đội ngũ thi công điền form yêu cầu vật tư phát sinh ngay tại công trình qua các thiết bị di động.
Phòng mua hàng ghi nhận đề xuất và dễ dàng:
- Lưu trữ danh sách đề xuất tập trung: Tất cả các yêu cầu được quản lý trong một hệ thống duy nhất, giảm thiểu rủi ro thất lạc thông tin.
- Phê duyệt nhanh chóng: Ban quản lý nhận thông báo và xử lý tức thời theo quy trình chuẩn hóa, điều chỉnh số lượng vật tư phù hợp với kho thực tế và ngân sách dự án.
Hệ thống phê duyệt minh bạch và chuẩn hóa theo quy trình từ Cleeksy không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện khả năng dự báo và lập kế hoạch vật tư dài hạn.
2. Tạo đơn mua hàng nhanh chóng, tối ưu chi phí
Sau khi yêu cầu vật tư được phê duyệt, yêu cầu được liên kết trực tiếp với quy trình mua hàng để tạo đơn mua, giúp dễ dàng đối chiếu chi phí và khối lượng vật tư.
Tại ứng dụng mua hàng, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi:
- Danh sách đơn mua: Tổng hợp và hiển thị chi tiết từng đơn hàng.
- Nhà cung cấp: Quản lý các đối tác đang làm việc, đánh giá lịch sử giao dịch.
- Tiến độ giao hàng: Đảm bảo vật tư được giao đúng hạn để duy trì tiến độ thi công.
- Khối lượng vật tư: So sánh tình trạng thừa/thiếu, phát hiện kịp thời các rủi ro chi phí phát sinh.
- Ngân sách: Đối chiếu chi phí thực tế với kế hoạch, đảm bảo không vượt ngân sách dự án.
Quy trình mua sắm cũng được tích hợp với quy trình nhập/xuất kho để tạo sự đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận.
3. Tạo phiếu xuất – nhập kho vật tư, đồng bộ từ công trình đến văn phòng
Quy trình mua sắm cũng được liên kết trực tiếp đến quy trình nhập/xuất kho để đảm bảo có sự đồng bộ về dữ liệu kho và tài sản.
Ban quản lý nhanh chóng thiết lập các biểu mẫu xuất/nhập kho theo nghiệp vụ đặc thù của công trình. Ví dụ một phiếu xuất kho được demo tại Cleeksy:
Mọi phiếu xuất hay nhập kho được lưu trữ và quản lý tập trung, lưu trữ đầy đủ các thông tin liên quan như:
- Công trình sử dụng
- Lý do xuất/nhập
- Trạng thái xử lý phiếu
4. Tổng hợp tự động các báo cáo mua hàng, công nợ, xuất – nhập – tồn vật tư
Toàn bộ lượng dữ liệu trong quá trình mua hàng và xuất – nhập kho được tự động tổng hợp thành các báo cáo nhập, xuất, tồn theo thời gian thực, cung cấp cái nhìn chính xác về tình trạng tồn kho và lượng vật tư đã sử dụng.
Ban quản lý có thể tận dụng các công cụ phân tích chuyên sâu trong Cleeksy để biến lượng dữ liệu vận hành được thu thập xuyên suốt quá trình vận hành thành các biểu đồ phân tích theo yêu cầu. Đặc biệt là các báo cáo liên quan đến chi phí, ngân sách, dòng tiền.
Chẳng hạn như một báo cáo chi tiết về các khoản chi phí vật tư theo từng công trình, như sau:
Hoặc một báo cáo trực quan về tình trạng công nợ giúp theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo nhà cung cấp và thời gian thanh toán để tránh các khoản phạt quá hạn:
Tất cả lượng thông tin này sẽ hỗ trợ ban quản lý phân tích dữ liệu để cải thiện chiến lược mua hàng và quản lý tài chính tốt hơn.
Quản lý tiến độ thi công như thế nào để dự án về đích đúng hẹn?
Kết
Quản lý mua sắm vật tư hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo tiến độ thi công và tối ưu chi phí trong ngành xây dựng. Với các công cụ hiện đại như Cleeksy, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt hơn quy trình phức tạp mà còn xây dựng được nền tảng vững chắc để phát triển bền vững.
