Đấu thầu là bước quyết định doanh nghiệp có giành được dự án hay không. Tuy nhiên trên thực tế, nhiều nhà thầu vẫn bị loại vì hồ sơ thiếu logic, sai BOQ, chậm tiến độ hoặc không chứng minh được năng lực triển khai thực tế.
Vì vậy, việc hiểu đúng quy trình đấu thầu không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh, kiểm soát chi phí và giảm rủi ro trong quá trình thi công.
Quy trình đấu thầu là gì?
Quy trình đấu thầu là trình tự các bước lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện một gói thầu xây dựng, mua sắm hoặc cung cấp dịch vụ. Trong lĩnh vực xây dựng, đây là hoạt động quan trọng giúp chủ đầu tư đánh giá năng lực, kinh nghiệm, giải pháp kỹ thuật và khả năng triển khai của nhà thầu trước khi ký kết hợp đồng.
Hoạt động đấu thầu được áp dụng cho nhiều hạng mục như thi công công trình, thiết kế, tư vấn giám sát, MEP, EPC hoặc mua sắm vật tư – thiết bị. Tùy theo quy mô và tính chất dự án, chủ đầu tư sẽ lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp.
Các hoạt động đấu thầu cần đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, minh bạch, công bằng và hiệu quả kinh tế nhằm hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả triển khai dự án.
Các hình thức lựa chọn nhà thầu
Theo quy định hiện hành của Luật Đấu thầu, tùy theo quy mô, tính chất gói thầu và yêu cầu triển khai thực tế, chủ đầu tư có thể áp dụng nhiều hình thức lựa chọn nhà thầu khác nhau.
- Đấu thầu rộng rãi: Không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia, thường áp dụng để đảm bảo tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch.
- Đấu thầu hạn chế: Chỉ các nhà thầu được mời mới có quyền tham gia dự thầu, phù hợp với các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao hoặc tính chất đặc thù.
- Chào hàng cạnh tranh: Thường áp dụng với các gói thầu quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản hoặc hàng hóa sẵn có trên thị trường.
- Chỉ định thầu: Chủ đầu tư lựa chọn trực tiếp một nhà thầu đáp ứng yêu cầu trong một số trường hợp đặc biệt hoặc cần triển khai gấp.
- Mua sắm trực tiếp: Áp dụng khi cần mua bổ sung hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự từ gói thầu đã thực hiện trước đó.
- Đặt hàng: Thường áp dụng với sản phẩm, dịch vụ công ích hoặc các lĩnh vực có yêu cầu đặc thù.
- Đàm phán giá: Chủ đầu tư và nhà thầu trao đổi trực tiếp để thống nhất giá và phạm vi công việc trước khi ký hợp đồng.
- Tự thực hiện: Chủ đầu tư tự tổ chức triển khai gói thầu nếu có đủ năng lực và nguồn lực thực hiện.
- Tham gia thực hiện của cộng đồng: Cộng đồng dân cư hoặc tổ chức địa phương trực tiếp tham gia triển khai các công trình quy mô nhỏ.
- Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt: Áp dụng với các gói thầu có yêu cầu riêng về công nghệ, đổi mới sáng tạo hoặc tính chất đặc thù của dự án.
Các phương thức lựa chọn nhà thầu phổ biến
Bên cạnh hình thức đấu thầu, doanh nghiệp cũng cần phân biệt các phương thức lựa chọn nhà thầu. Mỗi phương thức sẽ khác nhau về cách nộp hồ sơ, cách mở thầu và quy trình đánh giá hồ sơ dự thầu.
Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ
Đây là phương thức được áp dụng phổ biến nhất hiện nay với các gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, dịch vụ phi tư vấn hoặc chào hàng cạnh tranh.
- Nhà thầu nộp hồ sơ kỹ thuật và tài chính trong cùng một bộ hồ sơ.
- Việc mở thầu được thực hiện một lần.
- Quy trình đánh giá thường nhanh và đơn giản hơn các phương thức khác.
Phương thức này phù hợp với các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật rõ ràng, dễ đánh giá và không cần tách riêng phần kỹ thuật, tài chính.
Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ
Phương thức này thường áp dụng cho các gói thầu tư vấn hoặc gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao.
- Nhà thầu nộp riêng hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ tài chính.
- Hồ sơ kỹ thuật được mở và đánh giá trước.
- Chỉ các nhà thầu đạt yêu cầu kỹ thuật mới được mở hồ sơ tài chính.
Việc tách riêng hai phần hồ sơ giúp chủ đầu tư đánh giá năng lực kỹ thuật khách quan hơn trước khi xét đến yếu tố giá.
Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ
Phương thức này áp dụng cho các gói thầu chưa xác định đầy đủ yêu cầu kỹ thuật tại thời điểm mời thầu.
- Giai đoạn đầu, nhà thầu đề xuất giải pháp kỹ thuật mà chưa cần chào giá.
- Chủ đầu tư và nhà thầu sẽ trao đổi, làm rõ yêu cầu kỹ thuật.
- Giai đoạn sau, nhà thầu nộp hồ sơ hoàn chỉnh gồm kỹ thuật và tài chính trong một bộ hồ sơ.
Phương thức này thường dùng cho các dự án có tính phức tạp hoặc cần tối ưu giải pháp kỹ thuật trước khi chốt phạm vi công việc.
Phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ
Đây là phương thức áp dụng cho các gói thầu có công nghệ mới, kỹ thuật phức tạp hoặc yêu cầu đặc thù cao.
- Giai đoạn đầu tập trung làm rõ giải pháp kỹ thuật.
- Giai đoạn sau, nhà thầu nộp riêng hồ sơ kỹ thuật và tài chính.
- Hồ sơ tài chính chỉ được mở với các nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
Phương thức này giúp chủ đầu tư kiểm soát chặt cả yếu tố kỹ thuật lẫn tài chính đối với các dự án quy mô lớn hoặc có yêu cầu công nghệ cao.
Các bước trong quy trình đấu thầu xây dựng
Quy trình đấu thầu xây dựng thường gồm 5 bước chính, bắt đầu từ mời thầu đến ký kết hợp đồng và triển khai dự án. Tùy theo loại gói thầu và hình thức lựa chọn nhà thầu, quy trình thực tế có thể được điều chỉnh linh hoạt.
Bước 1. Mời thầu
Đây là giai đoạn chủ đầu tư hoặc bên mời thầu chuẩn bị hồ sơ và tổ chức lựa chọn nhà thầu cho gói thầu xây dựng.
Các công việc chính gồm:
- Sơ tuyển nhà thầu để đánh giá năng lực tài chính, kinh nghiệm thi công và nhân sự chủ chốt.
- Lập hồ sơ mời thầu (HSMT) với các yêu cầu về phạm vi công việc, bản vẽ, BOQ, biện pháp thi công, tiến độ và tiêu chí chấm thầu.
- Công khai thông tin mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc gửi thư mời thầu đến các nhà thầu phù hợp.
Hồ sơ mời thầu cần rõ ràng, thống nhất và hạn chế điều chỉnh nhiều lần trong quá trình phát hành để tránh phát sinh tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến việc lập giá dự thầu.
Bước 2. Lập và nộp hồ sơ dự thầu
Sau khi nhận HSMT, nhà thầu sẽ tiến hành bóc tách khối lượng, lập biện pháp thi công và hoàn thiện hồ sơ dự thầu (HSDT).
Một bộ HSDT xây dựng thường gồm:
- Hồ sơ pháp lý và hồ sơ năng lực doanh nghiệp.
- Kinh nghiệm thi công công trình tương tự.
- Biện pháp tổ chức thi công và kế hoạch huy động nhân sự, thiết bị.
- Tiến độ thi công.
- Giá dự thầu và các biểu mẫu dự toán liên quan.
- Bảo lãnh dự thầu theo yêu cầu của HSMT.
Đây là giai đoạn yêu cầu nhà thầu phải bóc tách khối lượng chính xác, kiểm soát tốt chi phí vật tư, nhân công và máy móc để lập giá dự thầu phù hợp với thực tế thi công.
Ngoài yếu tố giá, cách trình bày hồ sơ, tiến độ đề xuất và kinh nghiệm triển khai dự án tương tự cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đánh giá.
Bước 3. Mở thầu
Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành mở thầu theo thời gian đã công bố trong HSMT.
Các nội dung thường được công bố khi mở thầu gồm:
- Tên nhà thầu tham dự.
- Giá dự thầu.
- Thời gian thực hiện gói thầu.
- Giá trị bảo lãnh dự thầu.
- Các nội dung điều chỉnh hoặc giảm giá (nếu có).
Toàn bộ quá trình này sẽ được lập thành biên bản mở thầu để đảm bảo tính minh bạch và làm căn cứ cho bước đánh giá hồ sơ sau đó.
Với đấu thầu qua mạng, hệ thống sẽ tự động mở hồ sơ vào đúng thời điểm đóng thầu theo quy định. Với đấu thầu trực tiếp, việc mở thầu thường được tổ chức công khai tại thời gian và địa điểm đã thông báo trước trong hồ sơ mời thầu.
Bước 4. Đánh giá hồ sơ dự thầu và lựa chọn nhà thầu
Sau khi mở thầu, chủ đầu tư hoặc tổ chuyên gia sẽ tiến hành đánh giá HSDT theo tiêu chí đã công bố trước đó.
Nội dung đánh giá thường gồm:
- Tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu.
- Năng lực tài chính và kinh nghiệm thi công.
- Biện pháp kỹ thuật và tổ chức thi công.
- Tiến độ huy động nguồn lực.
- Giá dự thầu và hiệu quả kinh tế.
Với các dự án xây dựng, phần đánh giá kỹ thuật và năng lực triển khai thực tế thường ảnh hưởng lớn đến kết quả chấm thầu, đặc biệt ở các gói thầu EPC, MEP hoặc công trình có yêu cầu kỹ thuật cao.
Sau khi chấm điểm và xếp hạng, chủ đầu tư sẽ lựa chọn nhà thầu đáp ứng tốt nhất để thương thảo hợp đồng.
Bước 5. Thương thảo và ký kết hợp đồng
Sau khi có kết quả trúng thầu, các bên sẽ tiến hành thương thảo trước khi ký hợp đồng thi công.
Các nội dung thường được rà soát gồm:
- Khối lượng và phạm vi công việc.
- Tiến độ thi công tổng thể và tiến độ từng hạng mục.
- Điều khoản thanh toán và tạm ứng.
- Điều kiện nghiệm thu, bảo hành và xử lý phát sinh.
- Trách nhiệm về vật tư, nhân sự và an toàn công trường.
Sau khi hoàn tất thương thảo, hợp đồng xây dựng sẽ được ký kết để triển khai thi công theo kế hoạch đã thống nhất. Đây là bước quan trọng để kiểm soát trách nhiệm, chi phí và rủi ro trong suốt quá trình thực hiện dự án xây dựng.
Bí quyết giúp nhà thầu nâng cao khả năng trúng thầu
Chuẩn bị hồ sơ dự thầu chuyên nghiệp
Hồ sơ dự thầu là yếu tố đầu tiên chủ đầu tư dùng để đánh giá năng lực nhà thầu. Một bộ hồ sơ thiếu logic, sai biểu mẫu hoặc trình bày rời rạc rất dễ bị đánh giá thấp dù năng lực thi công tốt.
Khi lập hồ sơ, nhà thầu nên tập trung vào kinh nghiệm công trình tương tự, biện pháp thi công, tiến độ triển khai và năng lực nhân sự. Hồ sơ cần trình bày thống nhất, rõ ràng và dễ đối chiếu để tăng tính chuyên nghiệp.
Lập giá dự thầu sát thực tế
Giá dự thầu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của nhà thầu. Mức giá cần được xây dựng dựa trên khối lượng công việc, biện pháp thi công, tiến độ triển khai và điều kiện thực tế của công trình.
Trong quá trình lập giá, doanh nghiệp cần bóc tách khối lượng chính xác từ BOQ và bản vẽ, đồng thời tính đủ chi phí vật tư, nhân công, thiết bị, quản lý công trường và các khoản dự phòng biến động giá. Việc kiểm soát tốt dữ liệu đầu vào sẽ giúp hạn chế chênh lệch chi phí và giảm rủi ro phát sinh trong quá trình thi công.
Chủ động nộp hồ sơ sớm
Nhiều hồ sơ bị loại không phải do năng lực yếu mà vì lỗi thủ tục như thiếu biểu mẫu, sai chữ ký hoặc nộp trễ thời gian đóng thầu. Với các gói thầu lớn, chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị loại ngay từ đầu.
Việc hoàn thiện hồ sơ sớm giúp nhà thầu có thêm thời gian kiểm tra BOQ, rà soát biểu mẫu và xử lý các sai sót trước khi nộp chính thức. Đây là cách nhiều doanh nghiệp áp dụng để giảm rủi ro trong giai đoạn đóng thầu.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý đấu thầu
Nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện đã sử dụng phần mềm để quản lý BOQ, dự toán, hồ sơ năng lực và dữ liệu đấu thầu tập trung. Việc số hóa giúp hạn chế sai sót khi bóc tách khối lượng, kiểm soát phiên bản hồ sơ và rút ngắn thời gian lập hồ sơ dự thầu.
Ngoài phục vụ công tác đấu thầu, các phần mềm quản lý xây dựng còn hỗ trợ theo dõi tiến độ, vật tư, chi phí và dòng tiền công trình theo thời gian thực. Đây là yếu tố được nhiều chủ đầu tư quan tâm khi đánh giá năng lực triển khai của nhà thầu.
Phần mềm quản lý thi công xây dựng
Kết luận
Quy trình đấu thầu xây dựng không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng trúng thầu và hiệu quả triển khai dự án. Việc chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ, lập giá sát thực tế và kiểm soát tốt tiến độ đấu thầu sẽ giúp nhà thầu giảm rủi ro, nâng cao năng lực cạnh tranh và chủ động hơn trong quá trình thi công công trình.
Nếu doanh nghiệp đang tìm giải pháp quản lý BOQ, hồ sơ thầu, tiến độ, chi phí và vận hành công trình tập trung, Cleeksy cung cấp phần mềm quản lý xây dựng, kết nối tất cả phòng ban trên một nền tảng duy nhất.
